Office 365 Business Essentials è la versione più economica di Microsoft Office per le nuove e piccole imprese.
Non funzionerà per tutti, e alcune delle limitazioni offline rendono l’aggiornamento a Business Premium piuttosto allettante.
Al tempo stesso, Office 365 Business Essentials fornisce un’intera suite di applicazioni e servizi che lavorano insieme meravigliosamente. Microsoft aggiorna sempre i suoi prodotti, aggiungendo caratteristiche e funzioni per eguagliare i suoi concorrenti. Molti di questi strumenti e vantaggi hanno trovato la loro strada in Business Essentials.
Quindi, mentre non si ottiene l’intera barca di servizi e applicazioni di MS Office, quello che si ottiene per 5 dollari al mese per utente è fenomenale. Se tutto ciò di cui hai bisogno sono le app di base e la posta elettronica aziendale, allora Office 365 Business Essentials si prenderà cura di te.
Panoramica di Office 365 Business Essentials
Office 365 Business Essentials funziona su PC, Mac, Android e iOS, ed è concesso in licenza su abbonamento. Se il tuo abbonamento è aggiornato, l’ultima versione verrà installata ad ogni accesso.
Office 365 Business Essentials fa parte della famiglia di servizi Office 365 Business, che comprende anche Office 365 Business e Office 365 Business Premium. Ognuno di questi prodotti supporta 300 o meno utenti. Le aziende più grandi possono scegliere dalla famiglia di servizi Office 365 Enterprise, che supporta utenti illimitati.
Questa è la prima cosa da notare. Se avete bisogno di più di 300 utenti, o ne avrete bisogno nel prossimo futuro, nessuna delle piattaforme di Office 365 Business vi supporterà.
Office 365 Business Essentials vs altri piani Office 365 Business
Quindi avete meno di 300 persone nella vostra azienda, e state cercando di scegliere il piano giusto. Non guardate solo il prezzo.
Delle tre offerte della famiglia di servizi business, Office 365 Business Essentials è il meno costoso. Dire che è povero di funzionalità non è utile, però. A seconda di ciò di cui avete bisogno, i compromessi che vengono con il prezzo inferiore di Business Essentials possono valere la pena.
Per esempio, Office 365 Business è il passo successivo nel prezzo da Essentials. Viene fornito con versioni desktop delle applicazioni di Office, che Essentials non ha. Questo può essere prezioso per i team che vogliono un accesso rapido alle loro applicazioni. Tuttavia, Office 365 Business non viene fornito con gli strumenti di collaborazione, come SharePoint, Yammer, e Teams, o una e-mail gestita.
Office 365 Business Essentials viene fornito con tutto questo, anche se costa notevolmente meno per utente al mese di Office 365 Business. Quindi dovete pensare a cosa è più importante: la funzione desktop o il coordinamento basato sul cloud.
Ecco un grafico semplificato che mostra il prezzo e gli elementi di base che vengono forniti con ogni livello di abbonamento della famiglia di servizi Office 365 business:
Applicazioni desktop vs app online in Office 365 Business Essentials
Similmente a Office 365 gratuito, tutte le app in Office 365 Business Essentials sono solo web e mobile. Le versioni desktop delle app sono installate solo in Business e Business Premium.
Se sei sempre online, questo potrebbe non essere un grosso problema. Inoltre, OneDrive è incluso in Business Essentials, quindi tutti i tuoi file sono salvati e disponibili ovunque attraverso il tuo account Microsoft.
Ma se una connessione affidabile non è garantita, potresti voler pensare a Business Premium per assicurarti l’accesso necessario ai tuoi file di Office.
Le app online tendono ad essere un po’ ridotte rispetto alle loro controparti on-premises, ma non molto. Le funzioni di base sono tutte lì, e l’interfaccia utente è praticamente invariata, anche se le applicazioni vengono eseguite attraverso il browser. Inoltre, il supporto Microsoft offre una tonnellata di aiuto per guidarvi attraverso le funzioni che sono ancora disponibili via web e mobile, solo gestite in modo leggermente diverso.
In breve, si ottiene una suite molto capace con Office 365 Business Essentials. Le app lavorano di concerto e tutti i vostri utenti avranno mezzi chiari e in tempo reale per condividere, modificare e tenere traccia dei grandi progetti che crescono.
Quanto è incluso, quindi passiamo attraverso le app e i servizi uno per uno. Dopo di che, considereremo i potenziali vantaggi e svantaggi dell’utilizzo di Office 365 Business Essentials.
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App incluse in Microsoft Office 365 Business Essentials
Outlook: Client di posta elettronica
Tra Outlook ed Exchange, che dettaglierò più avanti, Office 365 Business Essentials fornisce un servizio di posta elettronica e calendario di classe business su cui si può contare. Questo include il tuo nome di dominio e un centro di amministrazione intuitivo per gestire tutte le esigenze degli utenti. Ogni utente ha una casella di posta di 50 GB, che viene sincronizzata su tutti i suoi dispositivi.
Word per il web: Elaborazione testi
Questa è una grande versione dell’applicazione di elaborazione testi della Microsoft. Regola praticamente ogni caratteristica del testo e del layout. Crea e condividi facilmente una serie di tipi di file. Includere immagini e tabelle all’interno del testo e scegliere tra una serie di funzioni di progettazione per gestire tutto, da un bollettino a un ebook. Le funzioni di collaborazione in Word Online permettono l’editing in tempo reale in modo che più persone possano lavorare sullo stesso paragrafo, lasciando commenti e monitorando le modifiche.
Excel per il web: Fogli di calcolo
Excel per il web assomiglia all’applicazione desktop, anche se alcuni formati di file non sono supportati. Ha tutte le funzioni principali di Excel (più di 400) per tabelle e grafici, così come uno strumento di sondaggio integrato. È facile collaborare condividendo i link di visualizzazione o modifica dei tuoi fogli di calcolo Excel online con chiunque direttamente.
PowerPoint per il web: Presentazioni
Quasi tutto ciò che conosci di PowerPoint sul desktop è incluso nella versione online. Puoi creare diapositive, aggiungere e modificare testo, immagini, foto e grafica SmartArt. Simile a Word per il web, troverai che la collaborazione è semplificata nella versione online.
Una cosa che noterai è che PowerPoint per il web include solo otto transizioni e 18 caratteri. Se costruisci la tua presentazione con la versione desktop, assicurati di aver usato i font e le transizioni supportate da PowerPoint Online per mantenere le cose fluide.
OneNote per il web: Notebook
Questo è il modo semplice di Microsoft per salvare e sincronizzare le note su tutti i tuoi dispositivi. In termini di libertà di salvare idee, immagini, diagrammi, OneNote regge il confronto con Evernote e alcune delle caratteristiche lo superano addirittura. È possibile registrare voce o video e aggiungerli alle note. E si possono anche convertire le note a mano libera da una lavagna o da una pagina direttamente in font del computer.
App incluse in Microsoft Office 365 Business Essentials (SOLO per PC)
Accesso: Gestione dei database
Il potente strumento di Microsoft per l’analisi dei dati riprende da dove Excel lascia. Access permette di creare e condividere tabelle, query, moduli e rapporti. Non c’è bisogno di essere uno sviluppatore per lavorare dai modelli forniti con Access per generare rapidamente i moduli di cui avete bisogno per iniziare a tracciare i dati dei clienti e degli ordini.
Questo è un corposo sistema di gestione di database. Per alcune piccole imprese, potrebbe essere più di quanto avete bisogno, ma altri troveranno che usando alcuni dei molti strumenti di Access, sono in grado di generare intuizioni ricche dai loro dati.
Publisher: Design e pubblicazione
Come applicazione di desktop publishing, Microsoft Publisher è facile da usare per chiunque abbia familiarità con Word. L’enfasi in Publisher è sull’impaginazione, il design e l’attrattiva visiva piuttosto che sulla creazione del testo o sulla correzione di bozze. Modella e stilizza la maggior parte dei tuoi documenti, e tutto rimane esattamente come l’hai impostato in stampa, online o in una e-mail.
Questo è tutto per le app, che lavorano tutte insieme senza soluzione di continuità, insieme ai servizi dettagliati di seguito.
Servizi inclusi in Microsoft Office 365 Business Essentials
Exchange: Mail server
Exchange è l’app server che ospita le e-mail e gestisce i contatti e il calendario dell’intera organizzazione per Office 365. Exchange si assicura che il backend di tutte le tue comunicazioni e l’impostazione delle date sia sincronizzato e conservato in modo sicuro.
Insieme a Outlook, che è stato costruito per lavorare con Exchange, le persone possono accedere alla loro posta da qualsiasi luogo e qualsiasi dispositivo. Exchange si collegherà ai client di posta elettronica oltre a Outlook, come Gmail, ma non sarà così fluido.
OneDrive: Storage basato sul cloud
Office 365 Business Essentials viene fornito con 1TB di storage sicuro e sincronizzato su OneDrive. Con questo abbonamento, probabilmente tutto quello che fai su Essentials sarà memorizzato o incanalato attraverso OneDrive.
Tutti i file e le cartelle caricate sono private, ma possono essere condivise con chiunque altro su OneDrive dell’azienda. O con quelli al di fuori dell’azienda, a seconda di come lo imposti.
Squadre: Comunicazioni unificate
Teams è lo spazio di lavoro persistente basato sulla chat per la famiglia di servizi Office 365. Esiste solo da pochi anni, ma Teams ha già molte delle stesse funzioni che si ottengono con Slack e altri concorrenti.
Come strumento di gestione dei progetti, Teams organizza i tuoi messaggi, riunioni e chiamate su un cruscotto intuitivo. Canali e filtri personalizzabili ti aiutano a visualizzare il tuo lavoro e a capire cosa è importante.
Con il tuo abbonamento a Office 365 Business Essentials, sarai in grado di ospitare videoconferenze e riunioni online per un massimo di 250 utenti. Tutte le app e i servizi di Office 365 godono di un’integrazione nativa con Teams e sfrutta SharePoint per l’archiviazione dei file. È anche possibile collegare Teams con servizi di terze parti, come GitHub o Twitter.
Nota che Teams sta sostituendo Skype for Business, il precedente servizio di chat di gruppo di Microsoft, che è ancora supportato ma in fase di dismissione.
Sharepoint: Siti di gruppo
SharePoint è un sistema di collaborazione e gestione dei documenti basato su browser. I gruppi creano siti per progetti in corso o ad hoc, e poi aggiungono qualsiasi contenuto o widget che vogliono. Hai un sacco di controllo su come i file sono memorizzati e le versioni, e la funzione Check In/Check Out ti permette di monitorare e controllare le modifiche apportate ai file.
È un ottimo strumento per promuovere la trasparenza e gli standard coerenti tra i team, e SharePoint è semplice da scalare. Una volta impostato il sito, è possibile consentire agli stakeholder esterni e ai clienti di condividere le informazioni con voi attraverso SharePoint.
Yammer: Social-networking per i colleghi
Yammer è un social network per la tua azienda che è integrato con tutte le altre app di Office 365.
In una conversazione Yammer, puoi fissare un appuntamento che si sincronizza in Outlook o lavorare su un PowerPoint con qualcun altro. Prende le parti migliori dei social network – chat, facile condivisione dei file, tag, like – e le rende disponibili per la comunicazione all’interno dell’azienda.
La sensazione è quella di Twitter o Facebook, e se questo è ciò che i dipendenti si sentono a proprio agio, Yammer può essere uno strumento di collaborazione davvero potente. Il newsfeed e la facile formazione di gruppi permettono a forze di lavoro distribuite di rimanere in contatto tra uffici o paesi.
Planner: Gestione dei progetti
In questo momento, Planner è uno strumento di gestione del flusso di lavoro abbastanza leggero che viene fornito con Office 365 Business Essentials. È possibile creare gruppi, assegnare compiti e monitorare i progressi sulle schede. Planner viene regolarmente aggiornato, spesso con nuove funzionalità, quindi mi chiedo per quanto tempo rimarrà così libero come è ora.
Pensate ad Asana, Trello, e così via. Il più grande vantaggio di Planner è che è progettato specificamente per integrare le app dell’ecosistema Office 365. Notifiche, e-mail, condivisione di documenti: è tutto senza soluzione di continuità e facile da controllare.
Sway: Presentazione online
Sway è un’app di narrazione basata sul cloud. Per differenziarla da PowerPoint, Sway è perfetta per trasmettere informazioni senza un presentatore. Presentazioni interattive, come webinar, tutorial e introduzioni di argomenti sono facili da costruire in Sway.
L’interfaccia è semplice, ma ancora abbastanza limitata, anche se Microsoft continua ad aggiungere capacità. Se dovete attenervi a strette linee guida di branding, Sway potrebbe non supportare ciò di cui avete bisogno. Se volete fare una presentazione veloce e informale, potrebbe essere perfetto. Il risultato delle relativamente poche opzioni di Sway è che il prodotto finale è ottimizzato su tutti i dispositivi e le piattaforme.
Chi dovrebbe (e non dovrebbe) comprare Office 365 Business Essentials?
Ora che avete una solida idea di ciò che viene fornito con Office 365 Business Essentials, è il momento di valutare se questo include ciò di cui avete bisogno.
Se 1TB di storage o un tetto di 300 utenti sta per essere un problema, allora questa non è la soluzione per voi. Le offerte di livello enterprise di Microsoft saranno più adatte a voi. E se non volete che Microsoft ospiti la vostra posta elettronica, vorrete Office 365 Business, non Business Essentials.
Ma se siete una piccola azienda e volete supportare la comunicazione e la collaborazione a livello di team, Office 365 Business Essentials può funzionare davvero bene.
E se rientrate nella categoria di persone che non sono sicure di cosa vogliono esattamente, Office 365 Business Essentials non vi farà saltare il banco. Vi darà tutto ciò di cui avete bisogno per capire cosa volete lungo la linea.
Come avrete probabilmente notato, c’è una tonnellata di sovrapposizione nelle applicazioni e nei servizi che vengono con Office 365. Per esempio, per alcune aziende, Yammer sarà un servizio molto importante che collega tutti in tempo reale. Altre aziende possono usare Teams quasi esclusivamente, affidandosi a Yammer solo per gli aspetti informali della vita aziendale.
Con Office 365 Business Essentials, almeno si ottiene la possibilità di scegliere tra le applicazioni che si desidera, per personalizzare un’esperienza utente senza soluzione di continuità che consente ai dipendenti di lavorare facilmente su più programmi e dispositivi. Il tutto per 5 dollari al mese per utente. Non male.
E se sei uno studente o un educatore, potresti essere in grado di ottenere Office gratuitamente.