Cosa succede quando il giorno di paga cade in un giorno festivo o in un fine settimana?

I tuoi dipendenti amano quando arriva il giorno di paga. Voglio dire, a chi non piace? Per ogni organizzazione, la distribuzione dei compensi in busta paga deve essere puntuale affinché i dipendenti ricevano il loro stipendio. Eppure, cosa succede quando il giorno di paga cade in un giorno festivo o in un fine settimana?

Se pagate i vostri dipendenti settimanalmente, bisettimanalmente, mensilmente o semestralmente, è probabile che il giorno di paga previsto dalla vostra azienda possa prima o poi cadere in un giorno festivo o in un fine settimana. Se dovesse succedere, niente panico: hai delle opzioni. Di seguito, spiegheremo tutte le regole delle ferie in busta paga, in modo che tu possa affrontare con facilità i giorni festivi e i weekend di paga.

Perché i dipendenti non possono essere pagati nei giorni festivi e nei weekend?

Quando si tratta di giorni festivi e weekend, pagare i dipendenti crea un problema per i datori di lavoro che pagano in determinati giorni del mese. Quindi, cosa costituisce esattamente un giorno festivo?

Nei giorni festivi, la maggior parte delle transazioni si ferma completamente. I giorni festivi sono giorni lavorativi in cui le banche e le istituzioni finanziarie sono chiuse per osservare una festività pubblica, come il Giorno del Ringraziamento, Martin Luther King Jr. o il Memorial Day. I giorni festivi sono stabiliti in anticipo e riconosciuti dalla Federal Reserve.

Se le banche sono chiuse per un giorno festivo o per il fine settimana, non possono elaborare o trasferire fondi nella data prevista per la busta paga.

La maggior parte delle banche e delle cooperative di credito saranno chiuse. Di conseguenza, molte di loro metteranno in pausa tutti i tipi di elaborazione dei pagamenti quando sono chiuse in quei periodi. In alcuni rari casi, le banche saranno aperte durante le vacanze, ma l’elaborazione dei pagamenti attraverso la Federal Bank Reserve non sarà disponibile. Di conseguenza, tutti i pagamenti o le transazioni rimarranno in attesa fino al giorno lavorativo successivo.

Per evitare di pagare i dipendenti in ritardo, assicurati di avere familiarità con tutte le festività della banca federale elencate di seguito:

2020 e 2021 giorni festivi

Festeggiamenti Holiday	2020 Data	2021 Data
Capodanno	Mercoledì, 1 gennaio	Venerdì, 1 gennaio
Martin Luther King Jr. Day	Lunedì 20 gennaio	Lunedì, 18 gennaio
Natalità di Washington / Giorno dei Presidenti	Lunedì, 17 febbraio	Lunedì, 15 febbraio
Giorno della Memoria	Lunedì, 25 maggio	Lunedì, 31 maggio
Giorno dell’Indipendenza	Sabato, 4 luglio	Domenica, 4 luglio
Festa del lavoro	Lunedì, 7 settembre	Lunedì, 6 settembre
Il giorno di Colombo	Lunedì, 12 ottobre	Lunedì, 11 ottobre
Giornata dei Veterani	Mercoledì, 11 novembre	Giovedì, 11 novembre
Giorno del ringraziamento	Giovedì, 26 novembre	Giovedì, 25 novembre
Giorno di Natale	Venerdì, 25 Dicembre	Sabato, 25 Dicembre

Cosa succede se il giorno di paga cade in un giorno festivo?

I vostri dipendenti potrebbero chiedersi: “Il mio deposito diretto verrà effettuato durante un giorno festivo? Se la tua banca chiude durante il giorno di paga della tua azienda, i fondi trasferiti saranno inaccessibili e i tuoi dipendenti non saranno in grado di ricevere i loro depositi diretti, contanti o assegni.

Se il giorno di paga cade in un giorno festivo o in un fine settimana, è una pratica standard per qualsiasi organizzazione pagare i suoi dipendenti il giorno prima della festa. Se il giorno di paga cade in un giorno festivo, i professionisti del payroll hanno alcune opzioni da considerare:

• Eseguire il payroll prima. Fate in modo che il vostro processo di pagamento avvenga come al solito, ma invece, pagate una tassa in modo che i vostri dipendenti possano ricevere la loro busta paga prima della festa.
• Ritarda il processo di pagamento. Paga i dipendenti il giorno dopo il giorno festivo.
• Esegui il libro paga come al solito. Esegui le procedure del libro paga come al solito. I dipendenti riceveranno il loro pagamento nei prossimi giorni lavorativi dopo il giorno festivo.

Nessuna delle due opzioni è migliore dell’altra. I datori di lavoro possono scegliere la politica che preferiscono o che funziona meglio per la loro organizzazione. Basta cercare di rimanere coerenti per evitare confusione tra i team delle risorse umane o l’ufficio paghe e i dipendenti. Inoltre, una data di pagamento anticipata o posticipata può influenzare le vostre scadenze di elaborazione, quindi assicuratevi di rimanere in cima alle scadenze e notificare ai dipendenti la nuova data del giorno di paga. Se lavorate con un terzo elaboratore di buste paga, lavorate con loro per chiarire il vostro programma di elaborazione.

Cosa succede se il giorno di paga cade di sabato o domenica?

Nessuno spavento domenicale qui – proprio come quando il giorno di paga cade in un giorno festivo, è essenziale coordinare una pratica appropriata quando il giorno di paga cade in un weekend. Per riferimento, puoi verificare se la politica della tua azienda è conforme alle normative del tuo stato.

Se il giorno di paga cade di sabato, dovresti considerare di pagare i tuoi dipendenti quel venerdì prima del tuo giorno di paga regolare. Se cade di domenica, in genere dovresti pagare i dipendenti il lunedì successivo.

Se hai intenzione di depositare gli assegni nel fine settimana, i pagamenti non saranno accessibili ai dipendenti. Ricordate, i dipendenti non possono sempre ritirare gli assegni cartacei nel fine settimana, e il deposito diretto non raggiungerà i conti bancari dei dipendenti fino alla riapertura delle banche, quindi pianificate di spostare il giorno di paga al venerdì prima o al lunedì dopo il fine settimana.

Suggerimenti per le buste paga nei giorni festivi e nel fine settimana

Sappiamo che quando il giorno di paga cade in un giorno festivo, può essere una bella seccatura. Per assicurarti che il tuo processo di pagamento non incontri ostacoli lungo la strada e imparare a comunicare al meglio il tuo approccio ai dipendenti, segui questi consigli:

• Sii coerente – Decidi se la tua azienda pagherà i dipendenti prima o dopo un giorno festivo o un weekend e attieniti a questo programma per tutto l’anno. L’inversione di rotta potrebbe confondere i dipendenti e il tuo team addetto alle buste paga. Assicurati che il tuo processo di pagamento sia sempre coerente e che il tuo programma sia aggiornato.
• Crea un programma. All’inizio dell’anno, crea un programma per le paghe con il tuo dipartimento delle risorse umane o delle paghe, e distribuiscilo ai tuoi dipendenti. Vorrai mettere in grassetto o evidenziare i cambiamenti del giorno di paga quando si verifica un giorno festivo.
• Sii chiaro – Assicurati che i tuoi dipendenti sappiano quando saranno pagati. Ricorda loro i cambiamenti in corso nel programma di paga una settimana prima che si aspettino di essere pagati. Condividi un calendario dei giorni di paga sulla tua intranet aziendale, in modo che i dipendenti sappiano quando aspettarsi il loro deposito diretto.
• Resta in pista – Un giorno di paga prima o dopo del solito potrebbe gettare te e il tuo team in un loop. Se stai eseguendo il libro paga prima, assicurati di avere tutte le ore dei dipendenti presentate in tempo per rispettare le scadenze di elaborazione. Inoltre, dovrai anche inviare il libro paga o stampare gli assegni prima. Invia inviti sul calendario per ricordare ai tuoi lavoratori a ore di presentare le loro ore in modo da non dover inseguire nessuno e rischiare di non rispettare le scadenze.
• Pianifica in anticipo – Non farti cogliere di sorpresa! Usa un calendario delle risorse umane o il giusto software per le paghe all’inizio dell’anno per tenere traccia dell’avvicinarsi delle festività o dei giorni di paga del fine settimana, e per non perdere nessuna data o scadenza importante.

Non lasciate che i giorni festivi o i fine settimana vi impediscano di stabilire un processo di pagamento ben strutturato. Noi di Namely crediamo che le risorse umane abbiano il potere di semplificare ogni parte del ciclo di vita dei dipendenti attraverso la tecnologia HR. Il nostro sistema di buste paga a servizio completo può far risparmiare al tuo team innumerevoli ore di elaborazione e distribuzione di più buste paga e contribuire a migliorare l’esperienza complessiva dei tuoi dipendenti. Se sei pronto a scoprire come la tecnologia di Namely può potenziare i team HR e avere un impatto, programma una demo personale con noi. Ti promettiamo che ne vale la pena.