Wenn eine Wohnungseigentümergemeinschaft den Vorstand ermächtigt, Regeln zu erlassen, die die Nutzung der Einheiten und/oder der Gemeinschaftselemente regeln, ist es wichtig, dass bei der Änderung solcher Regeln die entsprechenden Mitteilungspflichten erfüllt werden. Gemäß Kapitel 718, dem Condominium Act, hängen die Mitteilungsanforderungen für eine Regeländerung vom Gegenstand der Regel ab – ob die Regeländerung die Nutzung der Einheiten oder die Nutzung der gemeinschaftlichen Elemente betrifft.
Regeländerung bezüglich der Nutzung der Einheiten
Abschnitt 718.112(2)(c)1, Florida Statutes, bezieht sich auf die Bekanntmachungsvorschriften für Vorstandssitzungen und sieht im Einzelnen folgendes vor:
- Eine angemessene Bekanntmachung aller Vorstandssitzungen, die alle Tagesordnungspunkte genau bezeichnen muss, muss mindestens 48 Stunden vor der Sitzung ununterbrochen auf dem Grundstück des Kondominiums ausgehängt werden, außer im Notfall. Wenn 20 Prozent der stimmberechtigten Anteile beim Vorstand einen Antrag auf Behandlung eines Tagesordnungspunktes stellen, muss der Vorstand innerhalb von 60 Tagen nach Erhalt des Antrags den Punkt auf die Tagesordnung der nächsten regulären Vorstandssitzung oder einer zu diesem Zweck einberufenen Sondersitzung setzen. Ein Punkt, der nicht auf der Ankündigung steht, kann durch eine Abstimmung von mindestens einer Mehrheit plus einem der Vorstandsmitglieder als Dringlichkeitsmaßnahme aufgenommen werden. Eine solche Dringlichkeitsmaßnahme muss bei der nächsten regulären Vorstandssitzung angekündigt und bestätigt werden. Eine schriftliche Benachrichtigung über eine Versammlung, bei der eine nicht dringende Sonderumlage oder eine Änderung der Regeln bezüglich der Nutzung der Einheiten in Erwägung gezogen wird, muss mindestens 14 Tage vor der Versammlung per Post verschickt, zugestellt oder elektronisch an die Einheitseigentümer übermittelt und gut sichtbar auf dem Wohnungseigentumsgelände ausgehängt werden. Der Nachweis der Einhaltung dieser 14-tägigen Ankündigungsfrist muss durch eine eidesstattliche Erklärung erbracht werden, die von der Person, die die Ankündigung macht, ausgefertigt und bei den offiziellen Aufzeichnungen der Vereinigung hinterlegt wird.
(Hervorhebung hinzugefügt.)
In dieser Bestimmung beträgt die allgemeine Ankündigungsfrist für eine Vorstandssitzung 48 Stunden, wobei die Ankündigung, die speziell alle Tagesordnungspunkte benennt, gut sichtbar auf dem Wohnungseigentumsgrundstück ausgehängt wird. Wenn jedoch eine Änderung einer Regel bezüglich der Nutzung der Einheiten auf der Vorstandssitzung erwogen wird, erhöht sich die Benachrichtigungspflicht auf 14 Tage vor der Sitzung, und die Benachrichtigung muss tatsächlich per Post verschickt, zugestellt oder elektronisch an die Eigentümer übermittelt werden – sowie auf dem Wohnungseigentumsgrundstück ausgehängt werden. Zusätzlich muss eine eidesstattliche Erklärung, die die Einhaltung der 14-tägigen Einberufungsfrist beweist, von der Person, die die Einberufung vornimmt, unterschrieben und in den offiziellen Unterlagen der Vereinigung hinterlegt werden.
Regeländerung bezüglich der Nutzung der Gemeinschaftselemente
Es gibt keine spezielle Erwähnung in Kapitel 718 einer besonderen Einberufungspflicht, wenn der Vorstand eine vorgeschlagene Regeländerung bezüglich der Nutzung der Gemeinschaftselemente in Betracht zieht. Daher würde für diese Art von Regeländerung die reguläre 48-stündige Ankündigungsfrist für Vorstandssitzungen gelten, wobei die Ankündigung, die speziell alle Tagesordnungspunkte identifiziert, an einer gut sichtbaren Stelle auf dem Wohnungseigentumsgrundstück ausgehängt werden muss.
Es ist wichtig zu beachten, dass für beide Arten von Regeln die individuellen Statuten einer Vereinigung zusätzliche oder andere Ankündigungsanforderungen für eine Änderung auferlegen können. Daher ist es immer wichtig, die Satzung zu überprüfen und den Anwalt der Eigentümergemeinschaft zu konsultieren, um sicherzustellen, dass alle Mitteilungsanforderungen erfüllt werden.