12 estrategias y mejores prácticas de reuniones de inicio de ventas para reunir a su equipo

En el acelerado mundo actual, la humilde reunión de inicio de ventas podría parecer una reliquia de tiempos más antiguos y sencillos.

Incluso si tiene emocionantes actualizaciones de productos que mostrar, nuevas estrategias de ventas que explicar y técnicas que emplear, ¿quién tiene el tiempo, por no mencionar el presupuesto para reunir a todo su equipo para un gran evento?

Bueno, estamos aquí para hacer que cambie de opinión al respecto.

Todos sabemos que el conocimiento es poder. Y en ningún lugar es más cierto que en el juego de las ventas. Cuando intentas poner el pie en la puerta con un nuevo cliente potencial o te apuntas a un cierre rápido, cuanto más sepas y puedas demostrar que entiendes tu producto y cómo beneficia al cliente, más posibilidades tendrás.

Lamentablemente, este conocimiento no es fácil. Y se nota.

Según Forrester Research, mientras que el 88% de los responsables de la toma de decisiones clave considera que los vendedores pueden hablar con conocimiento de causa sobre sus propios productos y servicios, sólo el 24% siente que entienden sus necesidades empresariales.

Peor aún, sólo el 15% cree que sus reuniones o llamadas con los vendedores son valiosas.

El comprador de hoy espera más. Y las organizaciones inteligentes están invirtiendo en la formación de sus vendedores y en proporcionarles herramientas, procesos y ejemplos que puedan ayudarles a impresionar a los compradores inteligentes.

Como explicó la aclamada conferenciante de ventas, autora y veterana de la puesta en marcha de las ventas, Jill Konrath, durante su entrevista en el Inside Sales Summit de este año: «Los mejores vendedores son los que han hecho sus deberes. Han invertido su tiempo en aprender algo sobre mí y hacen las preguntas correctas»

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Ahora, antes de que salga a descartar la importancia de una reunión de inicio de ventas, veamos todas las razones por las que podría querer incluir una en su calendario.

¿Qué es una reunión de inicio de ventas?

Una reunión de inicio de ventas es un evento diseñado para reunir a todo el equipo de ventas, compartir las mejores prácticas, las actualizaciones de los productos, las nuevas estrategias de ventas, y conseguir que todo el mundo se revigorice para golpear el pavimento (o la bandeja de entrada) y traer nuevas ventas.

Es una gran inversión para la mayoría de las organizaciones de ventas, no sólo por los costes de viaje y producción, sino también por los costes de oportunidad. Un día completo o dos de sacar a su equipo de ventas puede ser una venta difícil en cualquier empresa. Pero, si se hace correctamente, una reunión de inicio de ventas debería enviar a sus representantes de vuelta a la primera línea sintiéndose inspirados, confiados, valorados y más preparados que nunca para comprometerse con los clientes potenciales y cerrar ventas.

Es una inversión en su futuro como empresa y en su equipo de ventas como representantes individuales. Así que, para darle una idea de lo que debe incluir, aquí están los 3 pilares clave de una reunión de inicio de ventas eficaz.

Educación

El conocimiento es poder, ¿recuerda? Para vender con eficacia, sus representantes de ventas deben conocer sus productos a fondo. Tienen que estar al día con las últimas estrategias e iniciativas de ventas, y saber qué mensajes de marketing están en la tubería. Con la cantidad de comunicación que se produce en el lugar de trabajo, es fácil que los representantes de ventas se pierdan parte de esta información clave, por lo que reunir a todo el mundo en una sesión educativa dedicada como esta es tan importante.

Compromiso

Cuando tienes gente buena en tu equipo, ¿por qué desperdiciar sus talentos al no dejarles compartir sus pensamientos, ideas y mejores prácticas? Una reunión de inicio de ventas permite a las personas que normalmente no tendrían una plataforma, hablar de sus desafíos comunes, frustraciones y soluciones. Además, cuando los representantes se sienten conectados con el resto del equipo, es más probable que se sientan entusiasmados con el trabajo que están haciendo.

Energía

Hay algo más importante que el dinero y las comisiones (¡chocante, lo sé!) y es el propósito. Las reuniones de inicio de ventas le permiten infundir energía motivacional a su equipo, para conectarlos con un propósito mayor, y dejar que los representantes se sientan conectados con el trabajo que está haciendo a gran escala. Traiga a un electrizante orador principal (como Konrath) u organice una presentación de premios para mantener a su equipo de ventas animado para el año que se avecina.

Aunque estos pilares le dan una visión amplia de lo que debería incluir durante su evento, también hay algunas mejores prácticas que hemos recogido de

Los 12 elementos de una reunión de inicio de ventas asesina

Dependiendo del tamaño de su equipo de ventas, su reunión de inicio de ventas podría ser cualquier cosa, desde un puñado de personas que se reúnen en una sala de conferencias o en un retiro fuera del sitio para el día, a una extravagancia de varios días que trae representantes de todo el país.

Una reunión de inicio de ventas no se limita a dar información. Es una llamada de atención para su equipo, preparándolo para la batalla. Parecemos bastante intimidantes, ¿verdad?

Cierre de la reunión de inicio de ventas

Así que, aunque el tamaño, el formato y la complejidad de tu evento de inicio de ventas variará, aquí tienes algunas de las mejores prácticas que debes seguir si quieres crear un evento que no haga que tus representantes se queden dormidos a media mañana.

Vamos a repasar todo lo que debería hacer antes, durante y después de su gran reunión de inicio de ventas.

Antes de su reunión de inicio de ventas

Defina claramente cómo es un inicio de ventas exitoso y trabaje con eso en un tema

Hay un riesgo en la ejecución de una reunión de inicio de ventas que va más allá del costo en tiempo y recursos.

Si no hace un trabajo lo suficientemente bueno para dar a su equipo una razón para estar en el evento, esta oportunidad única que tiene para motivar e inspirar puede fallar. Así que, antes de empezar a planificar las sesiones, contratar a los ponentes principales o buscar un lugar de reunión, pregúntese «¿Cómo sería una reunión de inicio de ventas exitosa?»

¿Qué quiere que la gente piense mientras está allí? ¿Se trata de un evento emocional, educativo o dirigido racionalmente? Cómo medirá el éxito después del hecho? ¿Hay hitos por delante que usted está tratando de afectar directamente a través de su inicio de ventas?

En general, hay 4 razones por las que desea reunir a su equipo, y que puede crear un tema para el evento en torno a:

Celebración: El evento de «¡lo hemos matado!». Aquí es donde quieres asegurarte de que tu equipo se sienta reconocido y apreciado por todo el trabajo que han realizado. Sus eventos, ejercicios de equipo y oradores deben ser de entretenimiento y mantener a la gente emocionada. El resultado de una reunión de este tipo es un entusiasmo que se mantendrá durante el resto del año. En cuanto a los temas, piense en cosas como «Vencer a (nombre del competidor)», «Retratos del éxito» o «Liderando la manada».
Motivación: El evento «las cosas están cambiando». Esta reunión de inicio de ventas se trata de desafiar e inspirar a su fuerza de trabajo. Busque oradores héroes personales que puedan llevar a casa el mensaje de motivación y establezca eventos y sesiones que sean individuales y personales para que los representantes profundicen en lo que les mueve. Algunos temas podrían ser «Mejor. Más fuerte. Más rápido» o «Somos dueños de esto».
Provocación: El evento de «tenemos que pensar diferente». Se avecinan cambios en el mercado o en la empresa? Va a cambiar la forma de vender o a introducir nuevas tácticas de venta? ¿Hay proyectos secundarios internos que están despegando y necesitan una nueva estrategia de ventas? Trae a ponentes del sector que puedan arrojar luz sobre la situación con datos y crea eventos en torno a tareas y ejercicios de equipo para que tus representantes se acostumbren a idear soluciones creativas a nuevos problemas. Pruebe con temas como «Rompiendo barreras», «En ello para ganar» o «Propósito y pasión».
Información: El evento de «esto es lo que realmente está pasando». En este tipo de reunión de inicio de ventas, usted está dispensando información o «resolviendo lo desconocido», como disipar los rumores que han estado flotando. El tema es la transparencia, así que traiga a personas clave de la empresa para que anuncien y compartan las novedades. Podrías establecer un tema como «Crear conexiones con los clientes», «Compartir soluciones» o «Campeones por diseño».
Decide qué es lo más importante para tu empresa en este momento y construye tu evento y tema sobre esa base. Si lo que busca es motivar, entonces cree un tema en torno al éxito y cómo se ve eso. Trae a algunos representantes de peso para que realicen grandes ventas. Unirlo todo de esta manera permite a los representantes saber lo que va a suceder para que puedan alinear sus expectativas.

Utiliza la tecnología para que tus representantes guíen cómo será el arranque

Mientras piensas en el tema y en cómo será el éxito, también puedes ir encuestando a tu equipo para saber qué consideran más importante para su propio éxito.

La gente está más interesada en lo que está aprendiendo cuando ha participado en su elaboración (es el llamado efecto Ikea), así que pregunte a los representantes qué les gustaría ver. Involúcralos en la planificación previa preguntándoles qué es lo más valioso para su carrera y su crecimiento. ¿Qué frustraciones son comunes? ¿Qué aspectos se pueden mejorar o qué cuestiones se deben abordar?

Para obtener esta información, empiece a enviar encuestas o sondeos a pocos meses de su evento. A partir de ellos, puede empezar a identificar las lagunas de conocimiento comunes y luego profundizar en lo que la gente quiere aprender exactamente.

La reunión de inicio de ventas es una oportunidad única para escuchar a todo su equipo y dejar que la gente se sienta escuchada.

Alinee el contenido de su reunión con los objetivos de su empresa

Este parece un paso obvio, pero es uno que se salta con demasiada facilidad si se invierte demasiado en un tema desde el principio. Para que su equipo de ventas haga su trabajo, sus acciones deben estar alineadas con los objetivos de la empresa. Tu reunión de inicio de ventas es una oportunidad única para comunicar esos objetivos o estrategias de más alto nivel que podrían no estar llegando a la dirección.

«La gente necesita un propósito (que no sea sólo la comisión)», dice Joe Wilburn, director de ventas de Brooks Group. «Exponga la estrategia y la forma exacta en que se espera que cada jugador contribuya para que sus vendedores puedan ver claramente hacia dónde va la empresa y su papel dentro de ella».

Este tipo de discusión abierta y transparente en torno a la estrategia y los objetivos de la empresa ayuda a su equipo a ver el panorama general y puede ser un poderoso motivador. Aproveche esta oportunidad para tejer la narrativa de su empresa en la historia que está contando su lanzamiento.

Sea deliberado (y cuidadoso) con la forma en que establece su agenda

Una agenda de inicio de ventas completa no significa una agenda llena sólo de «cosas». Significa una agenda llena de contenido que está relacionado y es relevante para su tema general. Aunque la mayoría de las sesiones sean de ponentes, asegúrese de dividir la agenda con grupos de trabajo, ejercicios en equipo (tanto de creación de equipos como de trabajo en equipo), así como sesiones más pequeñas o simplemente tiempo para mezclarse.

«Tenemos muchos ejecutivos que quieren hablar de su área», explica David Freeman, vicepresidente de ventas corporativas de Nutanix, que organiza reuniones de inicio de ventas para un equipo de cientos de representantes.

«Tenemos que limitar el tiempo de emisión para las personas que sólo quieren subir. Tenemos que centrarnos en lo que necesitan los participantes. Podemos darles otra oportunidad de dirigirse al equipo, pero no vamos a dar tiempo de antena a la gente sólo porque lo pidan».

Otra sugerencia de Freeman es omitir las actualizaciones o lanzamientos de productos a menos que sean relevantes para el tema y la motivación de la reunión. Si sólo se trata de una sesión unidireccional o de un paquete de información, hay mejores formas y medios para comunicar esa información.

Emocione a los vendedores con algún contenido «previo»

Establezca las expectativas de los empleados que acudan al evento. Hay que estar preparado para dar a los ponentes externos el tema y los objetivos del evento y conseguir que se conecten. Entreviste a los ponentes que van a presentar y a algunas personas que van a asistir con antelación, y cree un breve vídeo teaser para lanzarlo y conseguir que su equipo se anime.

«Al igual que un cómico tiene un acto de calentamiento, usted también debería estarlo para que sus profesionales de las ventas estén emocionados y preparados cuando lleguen», dice Art Sobczak, autor de Smart Calling.

Para establecer las expectativas de su equipo antes del evento, envíe trabajos de preparación diseñados en torno a su tema o pida a los oradores principales que preparen vídeos o seminarios web de antemano. Para entusiasmar aún más a la gente, podría incluso bromear con que anunciará un nuevo paquete de compensación basado en el tema de su evento para el primer trimestre del año.

Durante la reunión de inicio de ventas

Cree una atmósfera de sana competencia

Las ventas se basan en la competencia, y traer un poco de esa sana competencia a tu reunión de inicio de ventas es una gran manera no sólo de entusiasmar a tu equipo, sino de mantenerlos comprometidos y entretenidos durante todo el evento.

El punto aquí es crear un ambiente divertido, así que piense en actividades creativas que puedan tanto involucrarse con el material que se presenta como sentirse como un juego. Algunas ideas podrían ser:
- Tablas de clasificación gamificadas basadas en concursos diarios
- Concursos de pitch durante todo el evento con las finales en la última noche
- Ceremonias de premios para los mejores representantes
Provea tiempo para la interacción y las conversaciones inesperadas

Las mejores ideas pueden venir de los lugares más inesperados. Así que, aunque puede ser tentador abarrotar su evento con oradores principales, sesiones de trabajo y ejercicios de creación de equipos, dejar algún espacio intencional para mezclarse es igualmente importante.

Si usted es una empresa más grande o un equipo distribuido, piense en las pocas oportunidades que tiene para reunir a todos sus representantes. Aunque la tecnología moderna ha hecho que el trabajo a distancia sea más fácil que nunca, pocas cosas nos inspiran tanto como reunirse cara a cara.

Y como todo el mundo en tu evento comparte un interés común, no puedes imaginar hacia dónde pueden ir las conversaciones. Esas copas en el bar una noche podrían convertirse en un nuevo proceso de ventas, o esa conversación mientras se toma un café podría hacer que tus representantes piensen en una nueva forma de llegar a los clientes potenciales. La colaboración es la clave para llegar a soluciones creativas, así que deja espacio para que se produzcan esas conversaciones inesperadas.

Saca a tus grandes bateadores para que compartan historias de éxito relevantes

Una investigación reciente descubrió que sólo el 21% de los ejecutivos consideraba que los representantes de ventas tenían ejemplos o casos prácticos relevantes que podían compartir con ellos. Eso es bastante malo. Sin embargo, el problema a menudo no es tener los ejemplos, sino que los representantes de ventas los conozcan y sean capaces de utilizarlos durante su proceso.

Como parte de su reunión de inicio de ventas, traiga a algunos de sus representantes más exitosos para que hablen de ventas exitosas o casos de uso. Es una oportunidad única para hacer circular este tipo de conocimiento, además de hacer saber a tus pesos pesados que aprecias el trabajo que hacen. Para que esto sea aún más efectivo, consiga que alguien convierta estas historias en casos de estudio que pueda compartir interna o externamente para que la información no se olvide después del evento.

Cambie las cosas con una serie de sesiones diferentes

Al igual que necesita ser deliberado en la planificación de su agenda, durante el evento querrá ser deliberado para no mantener las cosas demasiado similares que la gente se aburra.

Así que, aunque se trata de una reunión de inicio de «ventas», no se limite sólo a las ventas. Traiga a personas de otros departamentos para que compartan sus ideas e inspiren, como el marketing, los equipos de productos y los clientes, así como los fundadores y los directores generales.

Haga que sus clientes formen parte de su reunión de inicio de ventas

¿Quién sabe más sobre sus clientes que sus propios clientes? Puede ser increíblemente esclarecedor poner a sus representantes en una sala con clientes actuales en una situación sin presión. Como parte de su evento, reserve sesiones en las que pueda hacer que los clientes actuales hablen de sus puntos de dolor y den una opinión honesta sobre lo que fue bueno y malo de su proceso de ventas.

Durante nuestro último retiro de Close, hicimos una videoconferencia con uno de nuestros clientes para hablar sobre lo que obtienen de nuestro CRM de ventas, las propuestas de valor más convincentes que les motivaron a comprar y cómo ha sido la experiencia del producto desde que se incorporaron.

«Realice al menos 5 entrevistas de ganancia y 5 de pérdida», sugiere el consultor Joshua Meeks. «Durante las entrevistas pregunte al cliente sobre el proceso que siguió para llegar a su decisión. ¿Por qué decidieron no hacer nada, ir con la competencia o elegirnos a nosotros? ¿Qué opinión tienen de nosotros? Es importante asegurarse de que el contenido cubierto y las habilidades desarrolladas están en sintonía con las necesidades del comprador.»

Después de la reunión de inicio de ventas

Reforzar los conceptos que estás enseñando

Estás invirtiendo mucho tiempo, esfuerzo y recursos para crear un evento inspirador. Pero, por desgracia, las investigaciones han demostrado que más del 80% de la información que los representantes reciben durante una reunión de inicio de ventas se olvida en semanas, si no en días.

Esto no tiene nada que ver con su reunión de inicio de ventas, es simplemente la naturaleza humana. Así que, en su lugar, necesita encontrar formas de reforzar continuamente los conceptos que está enseñando.

Una idea es comenzar las reuniones o conferencias telefónicas con su equipo con una historia reciente que ilustre el tema de su lanzamiento. Por ejemplo, si su tema giraba en torno a la provocación, hable de un ejemplo reciente en el que una nueva estrategia esbozada durante el kickoff haya funcionado. Sólo un pequeño recordatorio como éste es suficiente para traer esa información a la mente de nuevo.

También puede crear premios o incentivos para que la gente siga participando con los materiales de su evento. Un gran método es hacer que sus representantes enseñen activamente a los demás, las lecciones que aprendieron en el evento de inicio. Varios estudios han demostrado que cuando tenemos que enseñar a alguien lo que hemos aprendido, retenemos esa información durante más tiempo. Si usted tuvo sesiones más pequeñas a las que no todos pudieron asistir, haga que las personas que sí enseñaron el material después y recompense a sus empleados por ello.

Recoge y actúa sobre el feedback del evento

Si has llevado a cabo tu evento correctamente, debería haber una gran cantidad de feedback e ideas para revisar después. No querrás que se desperdicien, así que asegúrate de encontrar formas de captar el feedback a través de encuestas o sondeos y, a continuación, pon en marcha procesos para ejecutar las ideas que merezcan la pena.

Como he dicho a lo largo de todo este artículo, la reunión de inicio de ventas es una oportunidad única para reunir a tu equipo y, al actuar sobre el feedback que obtengas, mantendrás a tu equipo inspirado y motivado para seguir trabajando.

Además, como ventaja añadida, también puede tomar las lecciones que su equipo aprendió en el evento de lanzamiento y utilizarlas para alimentar la estrategia de marketing de contenidos de su marca, trabajando más estrechamente con el marketing en torno a las nuevas estrategias, tácticas y objetivos que avanzan, llenando así su tubería con clientes potenciales de mayor calidad.

El caso de realizar una reunión virtual de lanzamiento de ventas

Ahora, en este punto, o bien estás entusiasmado para empezar a planificar tu próxima reunión de lanzamiento de ventas, o bien estás sentado diciendo alguna forma de «suena bien, pero no hay manera de que esto encaje en nuestro presupuesto». Lo cual es justo. Una reunión de inicio de ventas es una gran oportunidad, pero también es una gran inversión.

Y necesita estar seguro de que va a obtener lo que necesita de ella antes de invertir.

Una opción que podría funcionar para usted si está en la valla es poner un inicio de ventas virtual. Lo que esto significa es crear un evento que se hace en línea, accesible por todo su equipo, y guardado para ver más tarde.

Sin embargo, mientras que el ahorro de costes podría ser enorme, hay algunas desventajas de tomar su lanzamiento de ventas en línea.

Beneficios:
- Costes más bajos al no tener que llevar a todo su equipo de ventas a un evento presencial
- Las presentaciones y charlas se graban y se puede acceder a ellas más tarde
- Posibilidad de comprometerse más con los representantes durante el evento a través de sondeos y encuestas
- Se puede añadir contenido a lo largo del año dando más peso al tema