Todos tenemos ese archivo de Excel. Ya sabes, ese que tarda minutos sólo en abrirse o en guardarse!
¿Te gustaría dejar de esperar cada vez que trabajas en él?
Si es así, este breve post es para ti!
Florence, Consultora Senior de UpSlide, te enseñará a reducir el tamaño de tu archivo de Excel.
Al final del artículo, sabrás cómo comprimir el tamaño de cualquier archivo de Excel en pocos segundos.
¿Preparado para salir antes del trabajo hoy?
Primero, audita tu archivo de Excel grande
Antes de disminuir el tamaño de tu archivo de Excel, nos gustaría compartir contigo un consejo para empezar – puedes saltártelo si prefieres aplicar los consejos de Florence ahora mismo.
Cuantos más comentarios, fórmulas, formatos condicionales, hojas ocultas, etc., más pesan los archivos de Excel. Por ejemplo, los profesionales de las finanzas que trabajan en Servicios Transaccionales o Banca de Inversión construyen modelos con toneladas de fórmulas, tablas y hojas.
Aquí tienes un consejo antes de empezar: puedes averiguar qué hojas son las más pesadas de tu archivo de Excel. Para ello, haz una copia de tu archivo de Excel y sigue estos pasos:
- Abre el Explorador de archivos donde está guardado tu Excel
- Muestra las extensiones de los nombres de los archivos en la pestaña «Ver»
- Cambia la extensión de tu copia del archivo de Excel por «.zip»
- A continuación, abra la carpeta comprimida y vaya a las hojas de trabajo xl >.
- Ordenar por tamaño
- Seleccione algunas celdas con formato en su hoja
- Vaya a la pestaña Inicio > Formato condicional > Borrar reglas >. Borrar de las celdas seleccionadas
- Seleccione todas las filas y columnas no utilizadas (Atajo = Ctrl+Mayús+Flecha derecha/abajo)
- Derecha-.clic > Eliminar
- Selecciona las celdas con las que estás trabajando (puedes usar el atajo de teclado Ctrl+A para seleccionar toda tu hoja)
- Copiar y pegar especial: Valores
- Selecciona la imagen que quieras aligerar
- Ve a la pestaña Formato de imagen
- Pulsa en Comprimir
- Recomendamos desmarcar la primera casilla («Aplicar sólo en esta imagen») para comprimir todas las imágenes dentro de tu archivo Excel
- Opcional: puedes elegir la resolución que quieras (recomendamos correo electrónico).
- Seleccione todas las filas con formato, columnas y celdas que no contienen datos
- Inicio > Editar >. Borrar formato
- Vaya a la pestaña de Fórmulas > Ventana de Relojes
- Seleccione todos y haga clic en «Eliminar»
- Haz clic con el botón derecho del ratón en una hoja
- Selecciona «Desocultar»
- Realiza los pasos anteriores para cada hoja
- Selecciona toda tu hoja (Ctrl+A)
- Hazclic en tus filas/columnas
- Haz clic en «Desocultar»
Detectar las hojas más pesadas puede ayudarte a elegir por cuáles empezar. Por ejemplo, «hoja26.xml» representa casi un tercio del volumen global. Normalmente, corresponde a la hoja n+1 de su archivo Excel en el ejemplo anterior, podríamos empezar por recortar la hoja veintisiete.
¡Tenga cuidado! La regla n+1 tiene en cuenta las hojas ocultas. Si tiene muchas hojas ocultas, puede resultar complicado encontrar la correcta. Una forma de saber con certeza que tiene la hoja correcta es obtener el nombre exacto. Aquí está la guía detallada para encontrar el nombre de una hoja.
Ahora, a los consejos de Florence!
Elige cualquier archivo grande de Excel que quieras aligerar. Como se ha visto anteriormente, puedes empezar por centrarte en las hojas de trabajo más pesadas.
Aquí tienes siete consejos para reducir el tamaño de tu archivo de Excel ahora mismo:
Consejo #1: Elimina el formato condicional
El formato condicional viene muy bien cuando necesitas resaltar datos específicos. Pero lo cierto es que puede hacer que tu archivo de Excel se vuelva pesado rápidamente. Te sugerimos que elimines el formato condicional de tu hoja de cálculo en cuanto termines con ella. Para ello:
Si quieres eliminar el formato condicional de todas las celdas, elija «Borrar reglas de toda la hoja».
Consejo #2: Recortar cada hoja de trabajo a su rango usado
¿Sabías que las hojas de Excel pueden tener hasta un millón de filas? Una buena manera de reducir el tamaño de su archivo de Excel es deshacerse de las filas y columnas vacías. A continuación te explicamos cómo puedes hacerlo:
Consejo #3: Elimina las fórmulas innecesarias
¡Todos utilizamos las fórmulas de Excel para manipular y combinar datos de forma dinámica! Pero a menudo nos olvidamos de eliminarlas cuando ya no son necesarias.
Una buena manera de reducir el tamaño de tu archivo y mantener un registro de tus datos es reemplazar tus fórmulas con sus valores:
Esto también eliminará los hipervínculos, que hacen que tu archivo sea pesado.
Consejo #4: Comprimir imágenes en Excel
Una regla de oro es evitar tener imágenes en Excel. Si de todas formas tienes que usar imágenes, una buena práctica es comprimirlas siempre:
Consejo #5: Borrar el formato de los datos
El formato permite al ojo estructurar la información de forma natural. Sin embargo, dar formato a los datos también pesará sus hojas. Créeme, ¡a nosotros también nos encanta formatear los datos! Sin embargo, si tiene dificultades para cargar un archivo, le recomendamos que elimine el formato:
Consejo #6: Eliminar relojes
Las personas que trabajan en archivos grandes con muchas hojas y fórmulas saben lo que son los relojes (¡no el de la muñeca!). Cuando son numerosos, pesarán en tus hojas de cálculo. Una vez que hayas terminado con ellos, una buena práctica es eliminarlos de tus archivos:
.
Consejo #7: Elimina los datos ocultos (hojas, filas y columnas)
Importante: ¡Te recomendamos que apliques este paso en último lugar, ya que puede romper las fórmulas y no se puede revertir! Haz una copia antes.
¡Comencemos con las hojas! 😊
Ahora vamos a hacer lo mismo con las columnas y las filas:
Ahora que puedes ver todo tu archivo de Excel, puede eliminar todas las hojas, columnas y filas innecesarias. Además, puedes auditar fácilmente tu archivo para detectar las hojas pesadas con el método que utilizamos al principio del artículo.
✨BONUS TIP: Reduce el tamaño de tu archivo de Excel en un solo clic
¡Buenas noticias!
En UpSlide, nos gusta trabajar con archivos ligeros. Por eso hemos creado una función que hace el trabajo por ti: ¡el Smart Clean! Aplica todos los consejos anteriores en un abrir y cerrar de ojos. Un solo clic en la pestaña UpSlide de Excel y su archivo será tan ligero como una pluma: ¡esta función puede reducir el tamaño de su archivo de Excel hasta un 99% de su peso inicial!
Consulta nuestros 3 mejores consejos de productividad en Excel y aprende más sobre las funciones de UpSlide para Microsoft Office.
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