Acaba de convertirse en el tesorero de una organización no lucrativa: esto es lo que debe saber…

Sales de la última reunión de la junta directiva de tu organización no lucrativa, habiendo sido elegido o nombrado tesorero – ¿y ahora qué? Es una tarea desalentadora, para la mayoría. Si se siente abrumado preguntándose cuál será su papel y sus responsabilidades y cómo podrá cumplir con la tarea mientras ayuda a su organización a alcanzar el éxito, no está solo. Cumplir con los deberes de un tesorero para una organización sin fines de lucro es un gran trabajo, y hacerlo bien es un desafío considerable.

Sin embargo, con la estrategia correcta, las habilidades y los conocimientos de contabilidad, usted puede tener éxito en su nuevo papel e impulsar su organización sin fines de lucro hacia un futuro financiero más brillante.

¿Está usted bien adaptado para el trabajo? 7 Cualidades que poseen todos los grandes tesoreros de organizaciones no lucrativas:

1. Pensamiento crítico: debe tener la capacidad de evaluar la situación financiera, las políticas y los procedimientos de su organización para hacer recomendaciones sobre las decisiones financieras que se tomarán.
2. Aptitud para la organización – Todos los buenos tesoreros poseen una excelente capacidad de organización. Trabajan con precisión y mantienen registros impecables.
3. Planificación estratégica – La capacidad de sintetizar escenarios de causa y efecto (con respecto a las posibles decisiones financieras que tomará la organización) es necesaria para que un tesorero acelere el crecimiento y el éxito futuro de su organización.
4. Creatividad – Cuando se trata de generar fondos y recortar gastos, las nuevas ideas y la creatividad son clave en una organización en constante cambio y desarrollo.
5. Comunicación clara – En un sentido del cargo, los tesoreros actúan como embajadores financieros en nombre del resto de la junta. Es esencial que el tesorero de una organización sea capaz de comunicar conceptos financieros complejos en términos fáciles de entender, libres de jerga, y de forma sencilla.
6. Habilidades contables básicas – Si tuvieran la suerte de hacerlo, las organizaciones sin ánimo de lucro sólo seleccionarían a personas con habilidades contables del nivel de un director financiero o un controlador. Sin embargo, la mayoría de las veces, las juntas directivas de las organizaciones sin fines de lucro sólo esperan que sus tesoreros tengan conocimientos básicos de contabilidad y una aptitud para aprender más.
7. Conocimiento de los estatutos de su organización no lucrativa: un firme conocimiento de los estatutos de la organización le asegurará el mantenimiento de las finanzas según las normas de la organización y las de su gobierno local, estatal y federal.

Lista de comprobación: La transición a su nuevo papel

Una vez que haya sido elegido o nombrado tesorero, hay algunas tareas de la casa de las que debe ocuparse de inmediato.

• Concierte una reunión con el tesorero saliente para transferir archivos, hacer preguntas y aprender lo que implican sus nuevas funciones y responsabilidades.
• Pida toda la información del presupuesto anterior y la documentación financiera existente en relación con las compras y los eventos.
• Cree una línea de tiempo o un calendario electrónico que documente las fechas de vencimiento de las facturas y otros pagos próximos para garantizar una transición sin problemas.
• Prepare un presupuesto inicial desde el principio y pida al antiguo tesorero que vuelva a comprobar su trabajo
• También debe preguntar al antiguo tesorero si la organización tiene algún pago o ingreso pendiente no documentado del que usted deba ser consciente.
• Obtenga todos los registros y detalles de las cuentas bancarias. Obtenga los formularios bancarios necesarios para actualizar las tarjetas de firma y el acceso a las cuentas en línea lo antes posible.
• También debe transferir las autorizaciones de las tarjetas de crédito.
• Haga que le entreguen todos los talonarios de cheques y tarjetas de crédito que estaban en posesión del anterior tesorero.

Como tesorero, ¡no cometa estos errores!

Para asegurar el éxito como tesorero, nunca debe:

• Descuidar la separación de funciones y el control de acceso: toda organización necesita políticas y procedimientos para proteger a los tesoreros tanto como a las organizaciones a las que sirven. Siga los procedimientos establecidos y realice cambios si observa políticas poco rigurosas. No tenga miedo de hacer cumplir el protocolo – incluso si su predecesor descuidó esta responsabilidad.

• Descuide sus deberes de presentación de informes financieros: la capacidad de la junta directiva de su organización para tomar decisiones acertadas en cuanto a la planificación estratégica, los gastos, la dotación de personal y las finanzas depende directamente de la puntualidad de la información financiera de que disponga. Si usted descuida sus informes y registros financieros, la junta no tendrá datos sólidos en los que basar sus decisiones.
• Dar asesoramiento fiscal o legal – La deducibilidad de las contribuciones de los donantes depende de cómo encaja la situación financiera única de cada donante en sus leyes fiscales locales. En su lugar, debe aconsejar a los donantes que hablen con sus contadores públicos o con su abogado fiscal sobre si podrán o no deducir las donaciones y contribuciones.
• Tomar decisiones no documentadas y no aprobadas – Algunos podrían decir que los tesoreros tienen las llaves del reino. Nunca abusen del poder sobrepasando las decisiones de la junta directiva y/o de los directores ejecutivos.

Las obligaciones y responsabilidades continuas del tesorero de una organización sin ánimo de lucro

Supervisar la administración financiera de la organización

Dependiendo de las habilidades del personal, el tesorero puede ser responsable de gestionar las actividades diarias de las finanzas de una organización. Esto incluye la gestión del flujo de caja, el pago y el registro de las facturas, el mantenimiento de un registro de la deuda, la selección de un banco y la conciliación de los estados de cuenta. El tesorero también debe tener un firme conocimiento de los estatutos de la organización y las leyes que se aplican a la organización.

Revisar y hacer cumplir las políticas y procedimientos financieros

Como tesorero, usted es responsable de salvaguardar las finanzas de su organización. Una gran parte de esta protección ya debería estar incorporada en los estatutos de la organización.

Sin embargo, si su organización no lucrativa es bastante nueva, es posible que tenga que considerar cuidadosamente estos estatutos y potencialmente instituir políticas y procedimientos adicionales cuando se trata de manejar las finanzas de la organización. Asegúrate de que trabajas con separación de funciones, si es posible, un rastro de papel y dobles firmantes en los cheques. Le sugerimos que implemente bill.com para que establezca reglas y flujos de trabajo para que, por ejemplo, los cheques de más de 5.000 dólares requieran dos firmas (digitales).

Generar informes financieros

Como tesorero, es su responsabilidad generar informes financieros precisos al final del período y entregarlos a las personas adecuadas (normalmente, empleados de nivel ejecutivo y miembros de la junta directiva).

Usted utilizará los datos del plan de cuentas de su empresa para generar estos informes vitales; mantener registros contables precisos es esencial para generar informes exactos.

Los informes financieros suelen incluir presupuestos, el estado de pérdidas y ganancias, balances y un estado de flujo de caja (y/o una proyección de flujo de caja).

Crear un presupuesto

Es probable que tenga que trabajar con los miembros de la junta directiva, el director ejecutivo y los directores de programas para crear un presupuesto general (modelo de proyección financiera) y presupuestos específicos para programas individuales. Al crear un presupuesto, recuerde que, como tesorero, es quien mejor conoce los tipos de gastos que la organización puede permitirse.

Asesorar a la junta directiva sobre la estrategia financiera y la recaudación de fondos

Además de elaborar el presupuesto, los tesoreros trabajan con la junta directiva para asesorar sobre las posibles oportunidades, los riesgos y las implicaciones fiscales de los futuros planes financieros. También podrían ser consultados con respecto a subvenciones, propuestas, inversiones y planes relativos a fondos inesperados y/o escasez de flujo de caja.

Usando los principios de la metodología de back office y sistemas inteligentes de GrowthForce, puede optimizar las operaciones financieras de su organización no lucrativa, reducir los gastos innecesarios y aprovechar al máximo sus esfuerzos de recaudación de fondos con datos financieros procesables en tiempo real. La contabilidad de gestión le permite llevar su papel y su organización sin ánimo de lucro al siguiente nivel con informes de gestión, diseñados específicamente para ayudar a los directores de organizaciones sin ánimo de lucro a tomar decisiones basadas en datos para aumentar la financiación, fomentar el crecimiento, ampliar la huella de su alcance, expandir sus misiones y, en última instancia, alcanzar el éxito.