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En 2020, la industria de los viajes se encontró entre los sectores más afectados por la COVID-19. La Sociedad Americana de Asesores de Viajes (ASTA) informó de un recorte del 75 por ciento en los ingresos de las agencias de viajes en comparación con 2019.
Ahora, las empresas se enfrentan a un largo camino de recuperación. Al ser las más vulnerables a las consecuencias de la crisis, las pequeñas empresas necesitan apoyo adicional y oportunidades de reducción de costes. Muchas de ellas optan por buscar la ayuda de las agencias de acogida ,lo que ha demostrado ser un acierto incluso en tiempos mejores.
Este artículo explica cómo funcionan las agencias de acogida, qué beneficios ofrecen a los profesionales de los viajes y cómo elegir la más adecuada entre un sinfín de opciones.
¿Qué es una agencia de viajes de acogida?
Una agencia de viajes de acogida es una empresa que da soporte a las necesidades profesionales de las agencias de viajes que trabajan desde casa, de los agentes contratistas individuales (CI) y de los recién llegados. Opcionalmente, pueden incluso atender las necesidades de los viajes corporativos. A grandes rasgos, los anfitriones actúan como intermediarios entre la red de minoristas de viajes, a menudo sin experiencia, y los proveedores de viajes.
«Una agencia de viajes anfitriona es un acelerador», explica Ernesto Sigg Rodríguez, director comercial de Fitbooktravel, que ofrece servicios de consultoría tecnológica para empresas de viajes online. «Como agente de viajes quieres llevar tu negocio, pero necesitas recursos que no puedes pagar solo. Una HTA te dará estos recursos hasta que consigas la tracción suficiente para volar solo.»
Modelo de negocio de las agencias de viajes de acogida
Todos los agentes que pertenecen a una acogida concreta utilizan los mismos números de acreditación o identificadores para reservar viajes. De este modo, los proveedores ven a todo el grupo como un solo cliente de confianza y no como una banda de novatos con escaso volumen de ventas.
Este modelo permite a las empresas con un presupuesto ajustado saltarse los largos y costosos trámites de adquisición de las credenciales necesarias. Además, obtienen acceso a mejores ofertas y niveles de comisión más elevados disponibles sólo para mayoristas o clientes corporativos. A cambio, un anfitrión reparte las comisiones con el agente y cobra una cuota fija (mensual o anual) por sus servicios.
Acreditaciones y membresías de las agencias de viajes anfitrionas
¿Qué acreditaciones necesita una agencia para ser identificada como profesional de los viajes? Aunque existen numerosas opciones, los anfitriones suelen trabajar con las tres identificaciones más aceptadas e importantes.
Código numérico IATA/IATAN. La acreditación de la Asociación Internacional de Transporte Aéreo (IATA) o de su división con sede en Estados Unidos, la Red de Agentes de Viajes de Aerolíneas Internacionales (IATAN), autoriza a emitir billetes de avión en nombre de las compañías aéreas. También sirve como señal de profesionalidad para los asesores de viajes y otros agentes del sector.
Número de código de agencia ARC. La Airlines Reporting Corporation o ARC trabaja únicamente con las agencias de viajes estadounidenses. Les permite vender billetes de avión y gestiona las transacciones financieras entre las compañías aéreas y los minoristas.
De hecho, ARC e IATAN se duplican mutuamente, por lo que las empresas afiliadas a ARC no necesitan las credenciales de IATAN. Sin embargo, muchas agencias americanas prefieren tener ambas, ya que IATAN está asociada al reconocimiento profesional mundial y sus miembros pueden disfrutar de importantes descuentos en viajes.
Membresía de la AgenciaCLIA. Una agencia de viajes puede reservar cruceros, independientemente del tipo de acreditación profesional que tenga. Sin embargo, la Cruise Lines International Association es la única organización que ofrece un programa de certificación centrado en los cruceros. Los miembros de la CLIA gozan de una gran reputación como vendedores de cruceros y se benefician de ventajas y descuentos exclusivos.
Cada una de estas membresías requiere cuotas importantes, un gran volumen de ventas y una experiencia probada en el negocio. Con una agencia de acogida, una pequeña empresa puede conseguir todas las credenciales de forma inmediata y a un bajo precio.
Servicios que prestan las agencias de viajes de acogida además de la acreditación
Seguro que el uso de un número de acreditación es una parte importante de la oferta de cualquier agencia de acogida, lo que hace que este escenario sea viable y beneficioso para todos. Como hemos mencionado antes, trabajar bajo el paraguas de una agencia anfitriona garantiza unos costes iniciales bajos, unas comisiones más altas y la ausencia de problemas para conseguir y mantener la certificación.
Pero la mayoría de las agencias anfitrionas tienen algo más que ofrecer a su red de agentes. El surtido de servicios difiere de una agencia a otra, en función de las necesidades de los clientes objetivo. Sin embargo, la lista más común incluye las siguientes oportunidades.
Educación y formación
Casi todas las agencias de acogida ofrecen diferentes tipos de programas de formación tanto a los novatos como a los que ya están familiarizados con el negocio de los viajes. Los nuevos agentes adquieren conocimientos generales del negocio e información específica del sector, como qué proveedor sirve a un destino concreto.
Para los contratantes con experiencia, las grandes agencias de acogida ofrecen formación continua, actualizaciones de los proveedores, conferencias, reuniones y mucho más.
Contabilidad y seguimiento de las ventas
A menudo, una agencia de acogida asume el papel de contable a tiempo parcial, gestionando las comisiones y los impuestos. Un agente recibe informes para hacer un seguimiento del dinero ganado y supervisar el rendimiento del negocio. Una vez al año, un anfitrión envía a sus clientes un formulario de impuestos 1099.
Seguro de errores y omisiones (E&O)
El seguro de errores y omisiones o E&O no es algo específico del sector de los viajes. Protege a cualquier empresa de servicios de los costes de las demandas interpuestas por errores profesionales. Cubre la defensa jurídica, los gastos judiciales y administrativos, las liquidaciones y las sentencias.
¿Cualquier agencia de viajes necesita esta protección? Sí, ya que todo el mundo comete errores y sus consecuencias pueden ser demoledoras para la cartera. Muchas agencias de acogida ofrecen a los contratistas unirse a su póliza de seguro en lugar de obtener una póliza independiente. Por supuesto, esta póliza de seguro sólo se aplica a las reservas realizadas con el número de acreditación del anfitrión.
Programas de marketing y oportunidades de venta
El mayor reto al que se enfrentan los novatos es la promoción de sus servicios. Por eso, los anfitriones de viajes suelen organizar programas de marketing para las agencias de viajes. Estos programas abarcan formación, cursos, materiales de marketing y tecnologías para crear un negocio. Además, los grandes proveedores suelen utilizar las agencias de acogida para promocionar sus productos, y los pequeños agentes pueden sacar gran provecho de estos programas de socios.
Generación de leads
Algunas grandes agencias de acogida anuncian sus programas de generación de leads. Normalmente, proporcionan una tecnología que hace coincidir automáticamente a los agentes afiliados con las solicitudes de los consumidores basándose en el nicho, la experiencia y otras métricas. De este modo, los agentes pueden conseguir nuevos clientes y obtener mayores ingresos.
Soluciones tecnológicas
Para dirigir un negocio de viajes se necesitan diversas herramientas digitales. Y las agencias anfitrionas hacen todo lo posible para equipar a sus agentes con los programas necesarios. El paquete de software puede incluir
- sistema de CRM,
- software de contabilidad,
- software de marketing de correo electrónico y redes sociales,
- un motor de generación de leads,
- herramientas de reserva y
- un sitio web de cara al consumidor.
- Avoya Travel,
- Travel Planners International (TPI),
- Nexion Travel Group, y
- Outside Agents.
- programas educativos
- un sitio web orientado al consumidor
- .facing website
- generación de leads
- un sistema CRM
- herramientas de marketing
- seguimiento de comisiones e informes de rendimiento
- un motor de reservas de cruceros y tours
- E&O seguro
- gran variedad de opciones de reservas aéreas y hoteleras
- Programas educativos
- E&O seguro
- Sistema CRM
- Sistema de gestión de viajes.
- herramientas de marketing
- software de contabilidad
- motor de reservas conectado a los principales GDS
- generación de leads
- consumidor-web orientada al consumidor
- Programas educativos
- Sitio web de cara al consumidor
- Generación de clientes potenciales
- Herramientas de marketing
- Seguimiento de ventas y comisiones
- Motor de reservas no GDS
- acceso a los principales GDS
- E&O seguro
- programas educativos
- E&O seguros
- consumo-facing website
- sistema CRM
- herramienta de promoción de grupos
- motor de reservas para cruceros y aéreos
- generación de leads
Así que eso es lo que suelen hacer las agencias de viajes: proporcionar a sus afiliados todas las credenciales, experiencia, recursos, apoyo y tecnologías necesarias para llevar un negocio de viajes. Significa esto que el primer host que encuentres cubrirá perfectamente tus necesidades? Por supuesto que no.
Al profundizar en los detalles, parece que las agencias de acogida difieren en muchos aspectos, desde el volumen de ventas y el nicho en el que se centran hasta la cuota de comisiones que ofrecen. Lo que nos lleva a la siguiente pregunta: ¿Cómo seleccionar la opción adecuada?
Cómo elegir una agencia de viajes de acogida
Aunque aplican el mismo modelo de negocio, no todas las agencias de acogida son iguales. Y se necesita tiempo para encontrar la que se ajuste a tus expectativas. A continuación, le ofrecemos recomendaciones que le ayudarán a reducir sus opciones.
Opte por el socio más experimentado que pueda encontrar – especialmente si acaba de entrar en el negocio de los viajes. Cuanto más nuevo sea el anfitrión, menos conocimientos y menos contactos valiosos tendrá. Además, las agencias de acogida pequeñas suelen obtener menos beneficios de los proveedores debido a su modesto volumen de ventas. Por ello, los anfitriones medianos (más de 100 agentes) y grandes (más de 500 agentes) con una larga trayectoria son una opción más segura. Sólo las más raras excepciones demuestran esta regla.
Seleccione una agencia de acogida entre los miembros de asociaciones reputadas -como la American Society of Travel Advisors (ASTA) o la Professional Association of Travel Hosts (PATH). Para formar parte de estas organizaciones, una empresa debe cumplir una serie de requisitos. Esto garantiza la competencia y la adhesión a un estricto código ético.
Comprueba si un anfitrión pertenece a algún consorcio. En el ámbito de los viajes, un consorcio es una red de agencias independientes que se asocian para mejorar el poder de compra y las tasas de comisión. Una empresa debe alcanzar un determinado volumen de ventas para unirse al club, por lo que esta opción no está disponible para las pequeñas empresas. Si su potencial anfitrión es miembro de consorcios como Virtuoso, Signature Travel Network o Ensemble Travel Group, automáticamente tendrá acceso a todas las comodidades exclusivas.
Identifique el nivel de apoyo que debe buscar. Los nuevos agentes y los agentes experimentados necesitan niveles muy diferentes de apoyo por parte de una agencia anfitriona. Mientras que los primeros requieren mucha formación y tutoría, los segundos pueden buscar principalmente los mayores pagos y beneficios de los grandes proveedores.
Busque en la lista de proveedores preferidos – o aerolíneas, líneas de cruceros, cadenas hoteleras, operadores turísticos y otros proveedores con los que se asocia una agencia anfitriona. Estos proveedores ofrecen las tasas de comisión más atractivas y otras ventajas a cambio de las altas ventas impulsadas por una red de agentes. Compruebe si la lista es relevante para lo que va a vender. Si no es así, ni siquiera las mejores ofertas negociadas le servirán.
No se deje seducir por las altas comisiones. Por cada reserva, el vendedor paga comisiones negociadas al anfitrión y éste, a su vez, le pasa una parte de ese dinero a usted. El reparto suele oscilar entre el 10/90 y el 30/70 por ciento, quedándose el anfitrión con la parte más pequeña. Si el porcentaje que se ofrece a los agentes se acerca al 100 por ciento, probablemente sea a costa del nivel de soporte. O bien, se le cobrarán tarifas fijas más altas (anuales o mensuales) por los servicios prestados.
Preste atención a la pila tecnológica. El software proporcionado por una agencia de acogida podría ahorrarle muchos dolores de cabeza. Las dos soluciones más importantes para сhase up son un sitio web de consumo out-of-the-box (si todavía no tiene uno) o una herramienta de construcción de sitios web y una plataforma de reservas fácil de usar. Esta última le permite comprar viajes en los sistemas de distribución global (GDS) aunque no haya recibido formación para ello. A falta de dicha plataforma de intermediación, deberá realizar cursos para trabajar directamente con las terminales de los GDS.
«En resumen, al elegir una agencia de acogida, deberá equilibrar los conocimientos técnicos -o todo el apoyo que necesitará en términos de procesos de back-office, ventas y marketing- y las herramientas tecnológicas. Hacer una nueva reserva, crear un itinerario o emitir una factura, no debería llevar una eternidad», – aconseja Ernesto Sigg Rodríguez.
A continuación, repasaremos las mejores agencias de acogida para ver cómo aprovechan los conocimientos y las tecnologías y por qué exactamente son las preferidas por miles de agentes de viajes.
Revisión de las mejores agencias de viajes de acogida
Según FindaHostTravelAgency.com, la plataforma que pone en contacto a los profesionales de los viajes con los anfitriones en función de 16 filtros, las agencias anfitrionas más recomendadas en 2020 son:
Comparativa de las mejores agencias de viajes anfitrionas
Vamos a echar un vistazo rápido a lo que ofrecen y a cómo se diferencia cada una de las anfitrionas.
Avoya Travel: Representante de AmEx con enfoque en tecnologías y generación de leads
Servicios disponibles
No se ofrece
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Avoya Travel es uno de los mayores vendedores de viajes de ocio con más de 50 años de historia. No se centra especialmente en los productos aéreos, de coche y de hotel, sino que los ofrece sobre todo como parte de sus paquetes vacacionales de cruceros, tours y resorts.
Avoya invierte fuertemente en nuevas tecnologías, proporcionando a sus afiliados un sitio web para consumidores y una plataforma Agent Power que combina un sistema de CRM, herramientas de marketing, un cuadro de mando con gráficos e informes sobre métricas de rendimiento y un motor de reservas. Se conecta directamente a los sistemas de los proveedores, pero en algunos casos la plataforma se enlaza con el GDS de Sabre a través de una API.
La característica clave de Avoya es su programa de generación de leads llamado Live Leads y diseñado para enviar nuevos clientes directamente a los afiliados las 24 horas del día. Tenga en cuenta, sin embargo, que cuando toma un lead de Avoya, el anfitrión se lleva una mayor parte de la comisión (70%) y usted recibe sólo el 30%.
Como representante de viajes de American Express, la compañía ofrece todos los beneficios exclusivos de AmEx. Los agentes pueden ganar Puntos Membership Rewards y utilizar la opción de Pago con Puntos para comprar reservas de hotel, cruceros y mucho más.
Travel Planners International: apoyo exclusivo para los recién llegados
Servicios disponibles
No se ofrece
TPI se posiciona como una agencia de marketing y apoyo para los profesionales de los viajes nuevos y experimentados. Se enorgullece del hecho de que más del 40% de sus afiliados se unieron al anfitrión cuando eran novatos. Durante los primeros 12 meses, el departamento especial de captación de agentes se ocupa de los recién llegados, asesorándoles sobre cualquier cuestión. TPI no ofrece clientes potenciales en directo, sino que se centra en programas de formación y marketing para que los agentes puedan encontrar clientes por sí mismos con mayor facilidad.
Miembro de Ensemble Travel Group, TPI da acceso a comisiones de alto nivel, ventajas, promos y bienes publicitarios de 380 proveedores preferentes. Los afiliados acceden al Portal de Agentes con todo el material de marketing, el correo electrónico y el software de contabilidad, y una herramienta de reservas, lo que les permite trabajar con los GDS de Amadeus, Sabre y Travelport. El Portal de Agentes proporcionado por Ensemble está integrado con el sistema de back office CRM, lanzado por TPI.
Nexion Travel Group: one-stop-shop para los profesionales de los viajes de ocio y corporativos
Servicios disponibles
.motor de reservas GDS
No se ofrece
Nexion Travel Group forma parte de Internova Travel Group (ex-Travel Leaders Group), una red global que representa a más de 65.000 agentes de viajes. Esta afiliación se traduce en una amplia selección de ofertas de viajes y comisiones de primer nivel de proveedores de coches, hoteles, vuelos, cruceros y seguros.
Nexion cuenta con diferentes planes de afiliación para principiantes, profesionales con experiencia, empresas con varios agentes y negocios de viajes corporativos. ¡Todos los miembros obtienen un sitio web gratuito orientado al consumidor, una serie de herramientas administrativas y de elaboración de informes, y acceso al motor de reservas no GDS llamado SNAP! Los agentes también pueden utilizar las credenciales del anfitrión para comprar productos de viaje a través de Amadeus, Sabre, Apollo y Worldspan.
Agentes externos: ambiente familiar y la mayor cuota de comisión posible
Servicios disponibles
No se ofrece
Un negocio familiar, Los Agentes Externos dan a sus miembros acceso directo a los propietarios y a los expertos en viajes que proporcionan orientación y apoyo de forma individual. Este enfoque personal diferencia a la empresa de sus rivales. Además, el anfitrión no cobra tasas de inicio y devuelve a los agentes hasta el 95% de las comisiones ganadas.
El Portal de Agentes que ofrece el anfitrión incluye chats en directo con la comunidad de agentes, una base de conocimientos con más de 500 formaciones y acceso a proveedores de viajes. También proporciona un sitio web personalizable preconstruido con un motor de reservas integrado para cruceros y billetes de avión. Otras tecnologías diseñadas para los agentes son una plataforma de gestión de clientes y una herramienta de promoción de grupos para facilitar los viajes en grupo.
De las múltiples opciones a una única opción posible
Nueve de cada diez veces, los agentes de viajes cambian de anfitrión varias veces antes de encontrar la compañía adecuada para quedarse con ella durante años e incluso décadas. De todos modos, la parte más importante del proceso de selección es entender sus requisitos. Una vez que los identifique claramente, será mucho más fácil reducir un sinfín de opciones a sólo unas pocas y, finalmente, al único candidato posible.