¿Estás buscando frases y oraciones formales para completar tu correo electrónico de reprogramación de reuniones? Estás en el lugar correcto. En este artículo, hablaremos no solo de las frases comunes que puedes utilizar para diferentes situaciones, sino también de la estructura del correo electrónico de aplazamiento.
Ejemplos de correos electrónicos de reprogramación
Eg #1: Tipo formal – Cambiar una cita con un socio comercial
Señor Smith,
Desgraciadamente, debido a algunos imprevistos, no podré acudir a nuestra cita para mañana por la tarde. Sería posible acordar otro momento más adelante en la semana? Le pido disculpas por las molestias.
Suya sinceramente,
Alice Tran
(Fuente: Clare Whitmell – Business Writing Essentials)
No te limites a copiar y pegar las frases, aquí tienes cómo recordarlas para siempre
Quiero recordarte que lo mejor es que puedas escribir el correo electrónico por ti mismo, sin tener que buscar en internet palabras y frases. Qué tal si puedes recordar esas frases y escribirlas como si fueran tus propias palabras? Eso sería perfecto. Tu jefe estaría encantado con tu capacidad para resolver problemas o tu rápida respuesta a los cambios. ¿Cómo puedes hacerlo? ¿Cómo hacer que las palabras se conviertan en tuyas? La herramienta inteligente que te presentamos a continuación potenciará tus habilidades.
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Eg #2: Tipo formal – Aplazar una reunión a una fecha concreta en el futuro
Estimada Mrs. Jones,
Me temo que tengo que solicitar que se reprograme nuestra reunión en la tarde del 22 de agosto porque tengo que viajar a Los Ángeles ese día para resolver un trabajo urgente. ¿Puedo sugerir el 27 de agosto a las 16:00 horas?
Incluso si no estás disponible a esa hora, estoy dispuesto a trabajar alrededor de tu horario. Utilizaré el tiempo extra para pensar en los cambios de contrato que solicitaste.
Siento mucho las molestias que esto pueda causarte. Espero su confirmación lo antes posible.
Sinceramente,
Eg #3: Tipo informal – Reprograma una reunión con tus compañeros
Hola a todos,
Debido a un problema con la sala de reuniones, la hora de la reunión de inicio del proyecto tiene que ser cambiada del martes 21 de agosto a las 14:00 en la sala A3 al jueves 23 de agosto a las 16:00 en la sala 324.
Siento las molestias. Si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto conmigo.
Saludos,
Miranda
Eg #4: Tipo formal – Reprogramar una entrevista de trabajo
Señor/señora,
Le escribo para informarle de que ayer recibí por correo electrónico un aviso de entrevista para el puesto de director creativo en su empresa. Mi entrevista ha sido decidida a las 14 horas del martes 4 de septiembre de 2018. Lamentablemente, no me es posible asistir a esa hora ya que he concertado una cita con mi médico.
Me disculpo enormemente por pedir la reprogramación de mi entrevista de trabajo.
Le agradezco mucho si puede reprogramar mi entrevista para cualquier otro momento ya que estoy disponible después del 4 de septiembre.
Estoy muy ansioso por asistir a la entrevista y trabajar con su empresa. Espero que consideren mi solicitud y reprogramen la entrevista para otra fecha. Espero una respuesta positiva.
Su atento saludo,
Aprende a escribir otros tipos de correos electrónicos empresariales que tanto te pueden ayudar en el trabajo en nuestras otras entradas del blog:
- La guía completa de la etiqueta de los correos electrónicos de negocios
- Cómo escribir un correo electrónico de acción requerida
- Cómo escribir un correo electrónico para informar de algo
Formato de un correo electrónico de reprogramación de reunión
Para escribir este correo electrónico con la sinceridad que debería, ponte en el lugar del otro. Imagina todas las molestias, el tiempo perdido y el dinero que esto puede causarles. Debes intentar suavizar su descontento con mucha educación y disculpas. Por lo tanto, las reglas clave aquí son la cortesía, la razonabilidad y la puntualidad.
Paso 1 Describa claramente los cambios
Cuando ponga fin a una cita, debe dar un aviso claro inmediatamente. Se trata de una simple frase como: «Lamento informarle de que no podré asistir a nuestra reunión de mañana.»
Paso 2 Proporcione una buena explicación
Ciertamente, debe explicar por qué no puede asistir. Si falta esta parte, tus clientes, socios, jefes, etc pueden empezar a pensar que no eres una persona de confianza. Sin embargo, no es necesario escribir una explicación muy detallada. Para que el correo electrónico sea breve y directo, basta con darles una razón breve pero razonable.
Paso 3 ¿Cuál es la solución?
También tienes que sugerir otra cita. Proponer una nueva hora para reprogramar significa que el encuentro con esta persona sigue siendo importante para ti. A pesar de la inesperada necesidad de terminarla, sigues interesado en la cita.
Es mejor que le ofrezcas varias opciones entre las que pueda elegir un día y hora alternativos. Ya que eres tú quien tiene que disculparse, mantente abierto a contrapropuestas y dale a tu destinatario la posibilidad de ajustar el horario.
Paso 4 Termina el correo electrónico con disculpas y agradecimiento
Al final de tu correo electrónico, no sólo debes pedir perdón sino también agradecer a la persona su consideración por tu situación. Esto demuestra tu respeto. Aprecia el hecho de que tendrán que dedicar tiempo a leer tu correo electrónico y tal vez incluso comprometer sus planes por tu culpa. Especialmente para la gente de negocios, hacer ajustes en una agenda no es nada fácil.
Ejemplo:
- Por favor, acepte nuestras más sinceras disculpas
- Lo siento por las molestias que esto ha causado a usted y a su equipo.
- Pospuse la reunión hasta el jueves.
- La reunión se ha pospuesto hasta el viernes.
- Nuestro vuelo de Taipéi a Pekín se retrasó 2 horas y media.
- Algunos problemas retrasaron el lanzamiento del producto.
- ¿Podemos adelantar la fecha de nuestra reunión?
- Se adelantó la fecha del evento al lunes.
- Me temo que tenemos que retrasar la reunión.
- Llegan más tarde de lo que esperábamos, así que tenemos que retrasar el comienzo.
- Me temo que no podría acudir a nuestra cita este martes 28 de octubre.
- Desgraciadamente, como ha surgido un imprevisto el miércoles por la mañana, le agradecería mucho que pospusiera nuestra reunión hasta la semana que viene.
- Dado que estaría de viaje de negocios la semana que viene, ¿podríamos retrasar la reunión al primer viernes del mes que viene?
- ¿Estaría usted disponible el martes por la mañana?
- ¿Podría confirmarme si es un horario adecuado para usted?
- El martes estaré ocupado. ¿Te vendría bien el viernes?
Sin embargo, también se puede insertar una disculpa en las primeras líneas del correo electrónico.
Por ejemplo:
«Lamentamos informarle de que no puedo llegar a tiempo a nuestra reunión de este viernes»,
«En nombre del equipo, Le pido disculpas…»
Palabras comunes &frases usadas en un email de reprogramación
Las siguientes palabras y frases se suelen usar cuando se quiere cambiar una cita.
1 – posponer
Tener lugar en un momento posterior al esperado o originalmente programado
2 – retraso
Se produce en un momento posterior al esperado o al programado originalmente
3 – adelantar
Adelantar significa mover una cita para adelantarla (una hora o fecha anterior).
4 – mover hacia atrás
En contraste con mover hacia adelante, esto significa mover una reunión a una hora o fecha posterior.
5 – no poder acudir a nuestra cita
6 – ha surgido un imprevisto
7 – estar de viaje de negocios
8 – estar disponible el
9 – horario adecuado para usted
10 – ¿le vendría bien el viernes? (informal)
Cosas a tener en cuenta
1 Envía tu correo lo antes posible
Cuanto antes envíes el correo, más fácil será para tu destinatario hacer cambios en su agenda, y más posibilidades tendrá de hacerlo. En ningún caso debes posponer el envío de tu correo para cancelar una reunión hasta el último momento. No te entretengas con tu email una vez que lo hayas escrito.
2 Llámalos si es necesario
En casos urgentes, si quieres estar 100% seguro de que tus destinatarios han recibido la notificación, también puedes llamarlos directamente por teléfono después de enviar el email. En la mayoría de los casos, el envío de un correo electrónico es suficiente.
3 Un consejo extra
Cuando finalmente quedes con ellos, agradéceles directamente su paciencia y demuéstrales lo mucho que aprecias la oportunidad de reunirse.
Tener que posponer una cita es algo que todo el mundo tiene que hacer de vez en cuando. La clave es asegurarse de tener una buena razón, y ser siempre proactivo a la hora de sugerir otro momento, siempre que se sea directo y educado. Y no olvides guardar las palabras y frases que utilices con frecuencia en tu libro de palabras con extensión eJOY. Una vez que revises tu vocabulario cada día en el Centro de Juegos de eJOY, te encontrarás escribiendo con confianza correos electrónicos de negocios con tus propias palabras.
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