Todos sabemos que pedir dinero no es una tarea fácil. Esto es especialmente cierto si usted dirige un negocio que está asociado con la recolección de dinero de los clientes. Incluso después de entregar con éxito bienes/servicios a sus clientes, a veces pueden olvidarse de pagar sus facturas debidamente. Como propietario de un negocio, necesita el dinero en efectivo para mejorar su flujo de caja. Pero perseguir a los clientes para conseguir dinero puede ser incómodo y desafiante para muchos. Si alguna vez se encuentra en esta situación, no debe preocuparse. Una carta de recordatorio de pago te ayudará a solucionarlo.
Una carta de recordatorio de pago es un documento que se escribe a un cliente para recordarle que debe pagar o su factura pendiente. Las cartas ofrecen una forma cómoda y profesional de solicitar lo que te corresponde. De hecho, te ayuda a elegir tus palabras de una manera amistosa que no ponga en peligro tus relaciones con tus clientes.
Contenidos básicos de una carta de pago atrasado
Como empresarios, probablemente os enfrentaréis a la morosidad más de lo que esperáis. Pero cuando se presentan tales predicamentos, seguramente se preocuparía por saber por dónde empezar a escribir sus cartas de recordatorio. Por lo tanto, los siguientes son algunos de los componentes más comunes que deberá incluir en su carta.
Membrete de la empresa
En cualquier carta de recordatorio de pago, es muy importante que incluya el membrete de su empresa. El membrete debe incluir tus datos personales como el nombre, el cargo y la dirección de la empresa. Al mencionar tus datos personales, facilitas que el cliente te identifique mucho más fácilmente. Además de esto, también puedes incluir la fecha del escrito para que quede constancia.
La dirección del destinatario
La otra cosa que debes incluir son los datos personales del cliente. Esto debe incluir información física y de contacto. Al añadir los datos del destinatario, asegúrate de que la información sea lo más precisa posible. En otras palabras, asegúrate de que tu carta va dirigida a la persona correcta. Si, por ejemplo, te falta algún detalle, tu carta caerá en saco roto.
Párrafo de introducción
Este es el primer párrafo de tu carta. En este párrafo, el autor recuerda amablemente al cliente los pagos pendientes de los bienes o servicios recibidos anteriormente. Como extra, asegúrese de mencionar el número de la factura, la cantidad necesaria y la fecha en la que debía realizarse el pago.
Párrafos del cuerpo
Este párrafo suele ser el más largo. Aquí, el autor debe hacer saber al cliente por qué la empresa quiere que liquide las cuotas pendientes. El tono del cuerpo debe moderarse con el tipo de carta. Por ejemplo, si se trata de la primera carta de recordatorio de pago, asegúrese de utilizar un tono más cortés. Sin embargo, si es la tercera o la última carta de recordatorio, entonces un tono más asertivo será suficiente.
Además, puedes hacer saber al cliente qué repercusiones le esperan si no cumple con sus cuotas. Asegúrese de presentarse de forma clara y comprensible.
Conclusión
Este es el párrafo de cierre. Aquí, el autor debe reafirmar una vez más la importancia de pagar la deuda. Por ejemplo, si la empresa quiere reabastecerse, asegúrese de indicar exactamente eso. Para seguir siendo profesional, asegúrate de utilizar palabras amables a pesar de las molestias causadas. Una vez que hayas terminado con la conclusión, tienes que añadir tu nombre, seguido de tu firma oficial.
Consejos a tener en cuenta al escribir una carta de recordatorio de pago
Si quieres una carta que consiga que te paguen de forma agradable y fácil, tienes que ir más allá y amueblar tu carta como un profesional. Dicho esto, los siguientes consejos le ayudarán a conseguir una carta que funcione según sus deseos.
- Escriba una carta en el momento adecuado.
Una cosa que distingue a la carta recordatoria del resto es el momento. Enviar su carta en el momento adecuado tiene un efecto significativo en su pago. Según los expertos, por ejemplo, enviar la carta en fin de semana puede ser una idea acertada, ya que su cliente tendrá poco que pensar. Si pretende enviar una carta electrónica, el mejor día para enviarla es el martes. De nuevo, puede enviar las cartas un día después del vencimiento de la factura.
- Incluya detalles críticos sobre su pago
Cuando escriba la carta, asegúrese de incluir toda la información que facilite la comprensión del cliente. Esto incluirá el número de la factura, la cantidad adeudada, las condiciones de pago y la información de contacto.
- Modifique su lenguaje
Como ya se ha mencionado, el lenguaje utilizado al escribir cartas de recordatorio de pago debe ser educado y profesional. Sin embargo, la urgencia debe aumentar a medida que pasan los días. Si la factura lleva más de 15 días, debes ser muy educado para afirmar tu relación con el cliente. Si la factura lleva 30 días de retraso, el lenguaje debe expresar urgencia. Sin embargo, si la factura lleva 60 días de retraso, hay que ser muy estricto con el pago. Hágale saber al cliente lo urgente que necesita el pago.
- Ofrecer un plan de pagos.
A veces, su cliente puede desanimarse por la enorme factura que tiene que pagar. Por lo tanto, para hacer el camino más ligero para ellos, puedes ofrecerles un mejor plan de pago. Por ejemplo, puedes dividir la factura en pequeños trozos manejables. Esto aumentará las posibilidades de que te paguen la deuda.
Modelos de carta de recordatorio de pago
Me pongo en contacto con usted en nombre de Greenstone Company Limited con respecto al siguiente número de factura.
Esta factura debía ser pagada hace dos semanas. Le agradeceríamos mucho que nos enviara el pago por cheque bancario. Como usted sabe, queremos hacer nuestro inventario anual para reponer existencias para el próximo año financiero.
Note que los pagos deben hacerse a más tardar el 2 de diciembre de 2020. De lo contrario, nos veríamos obligados a remitir sus datos a la agencia de cobros. Además, tenga en cuenta que aceptamos pagos realizados a través de cuotas. Si tiene cualquier otra pregunta o inquietud, no dude en ponerse en contacto a través de .
Gracias por su tiempo.
Sinceramente,
