Un archivo XLSB es un archivo binario de Microsoft Office Excel. La información dentro del archivo XLSB se almacena como datos binarios comparados, mientras que en los archivos XSLX habituales los datos se almacenan como archivos XML que luego se comprimen.
Trabajar con archivos Excel de gran tamaño suele ser una lata. Se abren más lentamente, tardan una eternidad en guardarse y a menudo hay que subirlos a la Nube para compartirlos con tus compañeros de trabajo o familia. ¿Por qué no explorar las ventajas del formato de archivo XSLB (a veces confundido con XLSB)?
¿Qué es un formato de archivo XLSB?
Un archivo XLSB es un formato de archivo de libro binario de Excel. Los archivos binarios suelen leerse y escribirse mucho más rápido y son más pequeños que los archivos no binarios. Esto se debe a que los archivos binarios son un volcado en bruto (básicamente 1’s y 0’s) de la memoria. Si abres los archivos binarios pueden parecer un galimatías. Los archivos binarios sólo se pueden abrir si se conoce el tipo exacto de objeto que es el archivo. Los archivos de texto en cambio (JSON, XML, CSV, texto), como su nombre indica, son archivos que se pueden abrir en editores de texto (Word, Bloc de notas, etc.) y su estructura está incorporada en el archivo se puede entender simplemente leyendo el archivo.
Por ejemplo, un archivo XML suele tener su propia notación de etiquetas y marcas, una página web HTML tiene estándares universalmente aceptados como HTML5, los archivos CSV tienen columnas y filas separadas por delimitadores de columna y fila. La desventaja de los archivos de texto es que necesitan una sobrecarga para construir la estructura en el propio archivo de texto, por ejemplo, una sola variable entera en un archivo XML tendrá que ser incrustado en un conjunto de etiquetas.
Entonces, ¿qué hay dentro de un archivo XLSX (o XLSM) (imagen de la derecha). Qué quiere decir dentro? – preguntas.
Los archivos XLSX y XLSM son, de hecho, archivos comprimidos con archivos XML en su interior. Esto se debe a que Microsoft ha abierto el formato de archivo Excel y ha decidido dividir su interior en archivos XML. Cuando se guarda un archivo XLSX o XLSM, Excel tiene que dividirlo en archivos XML separados, comprimirlo y finalmente guardarlo como XLSX o XLSM.
El formato de archivo XLSB, por otro lado, es un archivo binario de Excel. Se asemeja al antiguo formato de archivo XLS que también era un archivo binario.
¿Qué ocurre cuando Excel quiere guardar un archivo XSLB? En realidad, no mucho. Principalmente vuelca los datos binarios en un archivo binario y lo guarda como XLSB.
Ventajas de XLSB (XLSB vs. XLSX)
-
Tamaño de archivo más pequeño – el archivo binario de Excel utiliza notablemente menos espacio. Esto se nota más sobre todo cuando se trabaja con archivos de Excel de gran tamaño. En algunos casos escuché que había archivos XLSB que requerían el 10% del tamaño del archivo original – esto es más visible con archivos MUY grandes - Se abren/guardan más rápido – la carga de datos binarios es más rápida que el análisis sintáctico de los archivos de texto (XML) – de forma similar a como se compararía abrir un libro en español y tener que traducir cada frase al inglés en lugar de coger una copia ya traducida. Del mismo modo, al guardar el archivo, el formato binario es más eficiente que volcar los datos en el XML y luego comprimirlos. Según mi experiencia, los archivos XLSB se abren y se guardan dos veces más rápido
-
- Admite fórmulas por encima del límite de 8192 caracteres. En otros formatos de archivo no se guardan correctamente
- Compatibilidad – el formato XLSB de Excel no es compatible con Excel 2003 y versiones anteriores, lo que francamente es un problema menor hoy en día
- Seguridad (VBA) – con la distinción entre el formato XLSM y XLSX sabes qué archivos pueden o no contener macros VBA. Con XLSB no lo sabrás con seguridad. Así que tenga cuidado al abrir archivos XLSB de fuentes desconocidas o de personas/sitios web en los que no confía
- No puede hacer cambios en la cinta de opciones de Excel cuando trabaja en un XLSB. Debe guardar temporalmente su archivo como XLSX o XLSM, realizar los cambios y volver a guardarlo como XLSB.
- Falta de interoperabilidad con herramientas de terceros. XLSB es un formato de archivo binario a diferencia de los archivos XML XLSX y XLSM abiertos. Por lo tanto, a menudo no verá sus archivos XLSB trabajando en todas partes – como en OpenOffice
- Reduzca el tamaño del archivo eliminando las celdas que no se utilizan
- Guarde los archivos de datos sin formato – el formato puede suponer mucho espacio de almacenamiento y si simplemente está trabajando con un conjunto de datos y no necesita el formato guarde su archivo en formato .xml
- Guardar los archivos de datos sin formato – el formato puede suponer mucho espacio de almacenamiento y si simplemente está trabajando con un conjunto de datos y no necesita el formato guarde su archivo en formato .xml o como .csv
- Desactivar los cálculos automáticos – a menudo incluso los archivos de Excel no tan grandes hacen que Excel se congele o se bloquee. Eso puede ser debido a una abundancia de fórmulas de Excel tener que volver a calcular cada vez que se hace un cambio, etc. Intente cambiar las opciones de cálculo a Manual para eliminar este problema
- Complemento PowerQuery – Excel tiene sus limitaciones cuando trabaja con grandes conjuntos de datos. El complemento Excel PowerQuery de Microsoft ha sido diseñado para manejar Big Data y consultas de datos complejas a bases de datos o fuentes de datos externas. PowerQuery le permitirá trabajar de forma más eficiente con estos conjuntos de datos y no limitará la cantidad de registros que puede manejar dentro de una sola hoja de cálculo de Excel
- No es cierto
- No es cierto
- Verdadero
¡Yahoo! Pues parece que no hay nada menos obvio que empezar a trabajar sólo en el formato de archivo XLSB. Sin embargo, no es una decisión sencilla ya que hay algunos contratiempos menores. Estos son algunos que se me ocurren…
Desventajas de XLSB (XLSB vs. XLSX)
Otras sugerencias cuando se trabaja con grandes archivos de Excel o conjuntos de datos
Normalmente empiezo con las sugerencias de ganancias rápidas y dejo las más complejas para el desierto. El formato de archivo XLSB es un buen comienzo y a menudo no requerirá que te metas con los datos/formato/contenido de tu libro de trabajo, justamente porque no deberías tener que hacerlo. Sin embargo, de vez en cuando habrá esos momentos en los que eso no será suficiente y simplemente no podrás trabajar más con un archivo de Excel lento y grande. Aquí hay algunos consejos útiles:
Mitos comunes sobre XLSB
¿Los XLSB ejecutan las fórmulas más rápido que los XLSX?
Los archivos XLSB sólo se cargan y descargan más rápido (se guardan y se cierran) que los XLSX. Después, ambos formatos se ejecutan en la memoria RAM con un rendimiento similar en el mismo motor de Excel. Por lo tanto, no verá que sus fórmulas de Excel se ejecutan significativamente más rápido. Sin embargo, si guarda su archivo con frecuencia, notará sin duda que el formato de archivo XLSB se guarda más rápido.
¿Los archivos XLSB se bloquean más a menudo?
El formato de archivo XLSB no aumenta en absoluto la probabilidad de bloqueo. Sin embargo, si el archivo se bloquea puede ser más difícil de recuperar. Los XLSB son archivos binarios, mientras que los XLSX y XLSM son en realidad archivos XML comprimidos, es decir, archivos de texto en formato XML. Por lo tanto, en una situación crítica tienes definitivamente más posibilidades de leer un archivo de texto que un archivo binario. De todos modos, yo no me preocuparía demasiado por esto.
¿Se pueden abrir los archivos XLSB sólo a través de Excel?
Los archivos binarios de Excel no son (normalmente) soportados por otras Suites de Office (como Open Office). Esto se debe a que al introducir los formatos *X (docx, xlsx, etc.) Microsoft introdujo un formato de archivo abierto que permitió a estos otros programas abrir así como editar estos archivos más fácilmente que antes. Por esta razón, tenga cuidado cuando trabaje con el formato binario de Excel cuando trabaje con colegas que puedan querer usar programas alternativos para colaborar con usted.
Conclusiones
En el día a día recomendaría seguir con XLSX y XSLM como formatos de archivo estándar de Excel. Merece la pena recurrir al formato de archivo XLSB siempre que tu archivo empiece a funcionar con lentitud o consuma una enorme cantidad de espacio.
El formato XLSB no beneficiará a los archivos de Excel pequeños e incluso puede que los archivos XLSB pequeños ocupen más espacio que los archivos XLSX/XSLM pequeños. Sus clientes / compañeros de trabajo también pueden tener dudas al abrir archivos XLSB ya que Excel trata estos formatos de archivo con una dosis extra de precaución.
Utilice el formato de archivo XLSB PRINCIPALMENTE con archivos Excel muy GRANDES.