Ser un planificador de eventos no se trata de hacer fiestas; se trata de crear programas que aborden el propósito, el mensaje o la impresión que su cliente está tratando de comunicar.
Los planificadores de eventos trabajan muchas horas para organizar y ejecutar los detalles de prácticamente todos los formatos de reuniones, incluidos los seminarios privados, las conferencias públicas, las ferias comerciales de la industria, los retiros de los empleados y mucho más.
La industria de la planificación de eventos
Un estudio de 2018 realizado por el Consejo de la Industria de Eventos informó que los eventos empresariales globales generaron más de 1 billón de dólares de gasto directo y apoyaron 10,3 millones de puestos de trabajo a nivel mundial. Estados Unidos lideró el mundo en la producción total de eventos, seguido por China y Alemania.
La Oficina de Estadísticas Laborales de Estados Unidos define tres categorías principales de planificación profesional: para reuniones, convenciones y eventos. En 2018, el salario medio para cada tipo de planificador fue de 49.370 dólares al año.Los deberes específicos requeridos variarán dependiendo de la industria específica, pero todos los planificadores normalmente serán responsables de las siguientes tareas:
- Reunirse con los clientes para entender por qué están celebrando una reunión o evento
- Planificar los detalles del evento, incluyendo su tiempo, ubicación y costo
- Solicitar ofertas de lugares, proveedores de servicios de comida y otros proveedores de servicios
- Visitar los lugares para garantizar la usabilidad y que cumplan con los requisitos
- Coordinar las habitaciones, el menú, los regalos de productos, el transporte, y otros servicios
- Supervisar todas las actividades para asegurarse de que todo el mundo está satisfecho
- Revisar las cuentas, las facturas y aprobar los pagos
- Para adquirir una valiosa experiencia, ofrece tu tiempo como voluntario en una organización sin ánimo de lucro o en otro negocio como una empresa de catering, una floristería, un diseñador de eventos u otro planificador de eventos.
- Si ya está planificando eventos para otro organizador de eventos, pase a asumir más responsabilidades. A menudo es tan simple como pedir a su gerente más trabajo en el contexto de su próximo evento.
- Únase a asociaciones como Meeting Planners International o la International Live Events Society para establecer contactos. Cuanta más gente conozca y más relaciones desarrolle en el sector, más fácil será construir su carrera como planificador de eventos.
- Cree una cartera de eventos para mostrar su experiencia y conocimientos.
- Además de desarrollar relaciones con otros planificadores de eventos, establezca contactos con proveedores o socios externos. Los servicios de catering, los músicos o las personalidades de los medios de comunicación pueden aumentar su exposición y su círculo de influencia.
«Los planificadores de eventos coordinarán celebraciones como aniversarios, reuniones y otros grandes eventos sociales, así como eventos corporativos, incluyendo lanzamientos de productos, galas y ceremonias de premios. También hay planificadores de eventos sin ánimo de lucro que planifican grandes eventos con el objetivo de recaudar donaciones para una organización benéfica o de defensa. Los eventos pueden incluir banquetes, carreras benéficas y colectas de alimentos.»
Habilidades de planificación de eventos
Para tener éxito, los planificadores de eventos deben poseer una serie de habilidades. En primer lugar, deben sobresalir con las comunicaciones verbales y escritas y tener una organización excepcional y habilidades de gestión del tiempo. También es esencial que tengan experiencia en la gestión de proyectos y sean capaces de realizar varias tareas a la vez.
Las personas con iniciativa que trabajan muy bien en equipo y pueden mantener la calma y la simpatía bajo presión también suelen destacar como planificadores de eventos. Son necesarias habilidades de negociación, presupuesto y gestión de personal, así como ser capaz de interactuar con todos los niveles de gestión. Los planificadores de eventos exitosos han desarrollado sensibilidades cuando se trata de la selección del lugar, la restauración, la producción, el entretenimiento, los regalos, el transporte, el alojamiento y los servicios de conferencias.
Titulación requerida
Los que siguen una carrera en la planificación de eventos provienen de una variedad de profesiones y antecedentes académicos. Muchos empleadores prefieren una licenciatura en gestión de hostelería, administración de empresas, marketing, relaciones públicas o comunicaciones. Sin embargo, muchos planificadores comienzan en otras profesiones o se incorporan a través de funciones administrativas que incluyen responsabilidades de planificación de reuniones.
Si desea aumentar sus cualificaciones, considere la posibilidad de realizar el examen de designación de Profesional Certificado de Reuniones (CMP) o de obtener la designación de Profesional Certificado de Reuniones Gubernamentales (CGMP). La credencial CMP y CGMP está disponible para los planificadores de eventos de convenciones, reuniones y exposiciones.
Comenzando
Planifique su paso a la planificación de eventos de la misma manera que planificaría su próximo evento: con una estrategia y una documentación detallada. Empiece con estos pasos:
Las prácticas de organización y gestión del tiempo de tu propia vida son un claro indicador para los demás de tu habilidad para la planificación de eventos. Tanto si te entrevistas para trabajar en otra empresa de planificación como si empiezas y haces crecer la tuya propia, tu objetivo será mantener la calma, ser organizado y estar siempre a tiempo.