Cuando ves vídeos de unboxing en YouTube, los productos más horribles suelen ser los más divertidos. Sin embargo, no siempre es divertido cuando estás en el extremo receptor de un producto o servicio decepcionante. Hablemos de cuándo y cómo deberías escribir cartas de reclamación.
Para la mayoría de la gente, es bastante raro escribir cualquier tipo de carta. En su lugar, pueden ponerse en contacto con la empresa por teléfono, chat en línea o incluso en las redes sociales. Pero la Comisión Federal de Comercio da tres razones importantes para enviar cartas de reclamación. Ellas » su queja en el registro de la empresa, preservan cualquier derecho legal que pueda tener en la situación, y la empresa sabe que usted es serio acerca de la persecución de la queja». Puedes pedir un comprobante de entrega en la oficina de correos, así tendrás un registro digital de que tu carta llegó a su destino.
Ahora, vamos a desglosar los componentes de una carta de reclamación efectiva. En esencia, son cartas comerciales, por lo que debes comenzar con tu dirección y la fecha. El nombre y el cargo de la persona de contacto deben venir a continuación si puedes localizarla, de lo contrario comienza con el nombre de la empresa y su dirección. Por último, tras el saludo, puedes comenzar el cuerpo de la carta.
Aunque estés enfadado, el tono de tu carta debe ser respetuoso y constructivo. Después de todo, la persona que lee la carta puede no ser directamente responsable de los problemas que usted tiene. Es más probable que quiera ayudarte a resolver tus problemas si eres cortés. Incluya todos los detalles relevantes, pero sea conciso.
Información que puede incluir:
- Nombre y ubicación de la tienda
- Su número de cuenta
- Fechas relevantes, como cuándo compró bienes o servicios y cuándo comenzó el problema
- Nombres de vendedores, representantes de atención al cliente, o gerentes con los que ha tratado el problema anteriormente
- Números de serie y de modelo
- Copias de recibos, facturas y garantías
- Copias de correspondencia anterior, como correos electrónicos, registros de chat o cartas
- Su información de contacto
En el cuerpo de la carta, la frase inicial debe identificar su queja específica. A continuación, exponga las medidas que ya ha tomado para resolverla y cómo espera que la empresa resuelva el problema. Utilice un cierre sencillo, profesional y elogioso, como Sinceramente o Saludos.
Aquí tiene un ejemplo de carta:
555 Five BoulevardAustin, TX 73301
20 de marzo de 2019
Señor Bob HowardDirector GeneralProductos y Más717 Seven StreetNueva York, NY 10012
Señor Howard:
Re: Número de cuenta 1884434
Le escribo para expresarle mi descontento con la tetera Model X que compré el 28 de febrero de 2019 en su tienda situada en el 1616 de Sixteen Avenue. Aunque la tetera parece estar bien, tiene fugas cuando se llena de agua. Cuando intenté devolverla a la tienda el 2 de marzo de 2019, el empleado de turno, George Burns, me dijo que no aceptaría el artículo porque no veía ningún daño.
Para resolver el problema, me gustaría que me devolvieran el importe total que pagué (29,86 dólares, impuestos incluidos) a mi cuenta de cliente frecuente. Adjunto una copia del recibo original.
Espero su respuesta. Por favor, pónganse en contacto conmigo en la dirección arriba indicada o por teléfono al (555) 555-5555 en las próximas dos semanas.
Sinceramente,
Jason Brooks
El mejor resultado de una carta de reclamación es una resolución exitosa. De hecho, una vez que las empresas son conscientes de los problemas, pueden mejorar sus bienes, servicios o políticas para otros consumidores también. Es más probable que consigas un resultado positivo si eres cortés e incluyes todos los detalles relevantes!
Más de #HowToWrite:
Cómo escribir un tuit
Cómo escribir un chiste
Cómo escribir un blog
Cómo escribir la reseña de un libro