Una vez cada pocos días, abro una hoja de cálculo en mi ordenador que he estado utilizando durante muchos años. En esa hoja de cálculo, introduzco varias líneas de información: lugares en los que he gastado dinero, cuánto he gastado allí, la fecha en la que gasté ese dinero y qué tipo de gasto fue. Una vez que introduzco esas cosas, se producen unos cuantos cálculos automáticos y tengo una buena visión de mis gastos en los últimos 30 días, en el último año y desde que empecé a registrar esa información.
Es un pequeño y bonito sistema, que he adaptado a mis propias necesidades a lo largo de los años (fui desarrollador de software en una etapa anterior de mi vida, así que hacer este tipo de cosas es algo natural para mí), pero muchas de las ideas están tomadas de algunos paquetes de software comerciales.
Considero que es una de las cosas más poderosas que hago en términos de mantener mis gastos bajo control. Pero, ¿por qué es así? Y ¿cómo lo hago exactamente?
Aquí hay seis razones por las que debería hacer un seguimiento de sus gastos personales.
El seguimiento de sus gastos le ayuda a ver los errores de gasto antes de que se conviertan en desastrosos problemas de finanzas personales.
Una de las mayores razones por las que la gente se encuentra en problemas financieros se debe a un gasto excesivo. La gente simplemente se mete en la rutina de gastar tanto (o más) de lo que gana. Por ello, resulta muy difícil alcanzar cualquier objetivo financiero a largo plazo y, si se produce algún tipo de imprevisto, puede ser desastroso. La verdad es que casi el 80% de los trabajadores estadounidenses viven de cheque en cheque.
Aunque puede ser fácil señalar uno o dos grandes gastos que conducen a un gasto excesivo, a menudo son una miríada de pequeños gastos los verdaderos culpables. Es fácil señalar ese gasto de 100 dólares, pero 10 gastos de 10 dólares cada uno pueden pasar desapercibidos. Sólo son 10 dólares, después de todo, pero si esos 10 dólares se repiten una y otra vez, pueden sumarse rápidamente.
El seguimiento de sus gastos puede exponer los gastos excesivos de todos los tamaños, y si lo hace con diligencia, el seguimiento de los gastos puede identificar cuando se trata de un pequeño problema antes de que se convierta en un problema mayor en el que esté luchando por llegar a fin de mes.
El seguimiento de los gastos proporciona la columna vertebral de un presupuesto viable y sensato.
Mucha gente asocia la «responsabilidad financiera» con la «elaboración de un presupuesto personal», pero la verdad es que un buen presupuesto viable se construye sobre una imagen precisa de sus gastos, que realmente sólo se puede construir a través del seguimiento de sus gastos. Todo el mundo tiene diferentes hábitos y rutinas de gasto, y simplemente colocar un presupuesto ya hecho sobre sus hábitos individuales casi siempre resultará en un desastre.
En cambio, un buen presupuesto comienza por echar un vistazo profundo a cómo ha estado gastando su dinero, clasificando ese gasto en categorías sensatas, y estableciendo algunos objetivos modestos para algunas de las categorías más flexibles.
Por ejemplo, si gasta 200 dólares en sus aficiones cada mes, 150 es una cantidad razonable para presupuestar esa categoría, pero no sabe cuánto está gastando realmente -y por tanto cuánto debe presupuestar- si no hace un seguimiento de sus gastos a lo largo del proceso. Conocer su gasto real le permite hacer números de presupuesto realistas que realmente pueden ayudarle a hacer un progreso financiero positivo.
El seguimiento de sus gastos le ayuda a ser más consciente de los gastos en el momento.
Una vez que adquiera el hábito de hacer un seguimiento de sus gastos, encontrará que el proceso le hace más consciente de las decisiones de gasto que hace a lo largo del día. Empezarás a asociar cosas como, por ejemplo, esa parada de 5 dólares en la cafetería con el impacto que tiene en tu gasto total a final de mes, y eso te motivará a encontrar una solución más barata o a recortar un hábito que realmente suma.
En realidad, es simple repetición. Cuantas más veces mires y pienses en un tipo de gasto concreto y en el gran impacto que está teniendo en ti, más probable será que pienses en ese gasto con una mirada más crítica.
Esto no significa que el seguimiento de los gastos haga que nunca más gastes dinero en algo divertido. Más bien, simplemente le hará ser más consciente de esos gastos. Puede haber momentos en los que reconozcas que no estás obteniendo mucho valor de un capricho, pero en otras ocasiones, es algo que realmente vale la pena.
Puede mejorar tu relación con tu pareja.
El dinero es una de las fuentes más comunes de disputas entre las parejas, y a menudo se reduce a los hábitos de gasto. Si uno de los miembros de la pareja gasta más en cosas que no son esenciales que el otro, es fácil que se produzcan roces, sobre todo cuando ese gasto no esencial está causando otros problemas financieros.
El seguimiento de sus gastos es una forma muy poderosa no sólo de obtener una visión más clara de sus propios puntos ciegos de gasto, sino que también puede proporcionar información útil en las conversaciones sobre el dinero. Un simple registro de dónde fue el dinero puede reducir una dinámica de «él dijo/ella dijo» a números reales.
Si bien no puede resolver todas las disputas financieras, puede ayudar mucho a ambos miembros de la pareja a identificar los problemas de gasto sin recurrir a las acusaciones y la ira.
El seguimiento de sus gastos puede matar el estrés financiero.
Una de las mayores fuentes de estrés financiero para la mayoría de las personas es la eterna pregunta de dónde fue todo el dinero. Llega un cheque de pago y parece que estás lleno de dinero, pero pasan unos días y la cuenta parece prácticamente vacía. ¿Qué ha pasado? Hacer un seguimiento de tus gastos responde a esa pregunta.
Hacer un seguimiento de todos tus gastos significa que sabes a dónde va cada centavo de tu dinero, y eso cambia la pregunta de un misterio estresante a algo claro y comprensible. En lugar de sentir que todo está fuera de control, transforma la cuestión en una de toma de decisiones personales, algo que es mucho menos estresante.
En resumen, el seguimiento de sus gastos le devuelve la sensación de control sobre sus finanzas. Ya no es un mero acompañante en una montaña rusa financiera.
Hace que sea mucho más fácil establecer objetivos financieros.
Una última ventaja de hacer un seguimiento de sus gastos es que hacerlo hace que sea mucho más fácil establecer objetivos financieros para usted mismo.
Puede establecer fácilmente objetivos de gasto específicos para usted mismo, como limitar su gasto en un pasatiempo particular a 50 dólares al mes. Esto es básicamente parecido a la elaboración de un presupuesto, que en realidad no es más que una forma de establecer objetivos financieros.
Sin embargo, la verdadera ventaja de establecer objetivos de gasto como ese es que completar esos objetivos libera dinero para objetivos financieros más grandes en la vida. Si es capaz de recortar 200 dólares al mes de sus gastos en varias categorías, entonces tiene 200 dólares cada mes con los que ponerse al día en sus facturas, salir de los ciclos de sobregiro, establecer un fondo de emergencia y empezar a pagar las deudas de alto interés.
Todo es cuestión de hacer un seguimiento de sus finanzas.
Empezar a hacer un seguimiento de sus gastos es bastante fácil.
La forma más directa de empezar es simplemente escribir todos sus gastos en un cuaderno. Todo lo que necesitas es un cuaderno de espiral barato y un bolígrafo.
Cuando empecé a hacer un seguimiento de mis propios gastos, lo hice con un simple cuaderno de bolsillo y un bolígrafo. Cada vez que gastaba dinero en algo, lo anotaba en ese cuaderno inmediatamente o metía un recibo en las páginas del cuaderno.
Me di cuenta de varias cosas muy rápidamente. La principal era que no me gustaba anotar cosas en el cuaderno, no porque me supusiera un esfuerzo, sino porque hacerlo significaba que había gastado dinero en algo y que tendría que hacer cuentas con ese gasto más adelante. Con muchos gastos frívolos, no quería tener que contar con ellos después porque sabía, en un nivel profundo, que era una mala decisión.
¿Cómo se ve eso para ti? Siempre que gastes dinero, guarda ese recibo y, una vez cada uno o dos días, anota cada uno de los artículos en los que has gastado dinero: la fecha, el artículo y la cantidad. También puedes (y deberías) darle una categoría. Puede que te resulte fácil utilizar simplemente categorías como «comida», pero yo voy un poco más allá y utilizo categorías como «comida básica», «comer fuera» y «comida gourmet» para diferenciar entre las necesidades y los distintos tipos de deseos.
Cuando estoy registrando los gastos, reviso las listas de la compra y agrupo todos los artículos en «comida básica», «comida gourmet» (es decir, comida en la tienda que tenía una alternativa más barata) y «suministros para el hogar» utilizando un rotulador. Hago lo mismo con todos los recibos de varios artículos. Luego, simplemente añado un nuevo ítem titulado «Comida en el supermercado» con la categoría «comida básica» y el total, luego otro ítem titulado «Comida en el supermercado» con la categoría «comida gourmet», luego otro ítem titulado «Suministros en el supermercado» con la categoría «suministros para el hogar», y cada uno tiene el costo total de los ítems de ese tipo del recibo.
Realmente no hay una buena lista de categorías con las que ordenar tus gastos. Sólo tienes que idear las que tengan sentido para ti. Puede que quieras empezar a escribirlos ahora y dejar un espacio para las categorías, luego cuando tengas unas cuantas docenas de entradas, idear categorías y categorizar los gastos entonces.
Encuentro que hay mucho valor en hacer esto a mano. Realmente me ayuda a mantenerme en contacto con mis gastos de una manera que el simple hecho de teclear los datos en las herramientas digitales no logra, y encuentro que las herramientas que rellenan los datos automáticamente son aún menos impactantes para mí. Siguen siendo útiles, pero el hecho de escribirlo me llega de una manera más profunda.
Hablando de herramientas automatizadas, hay tres herramientas que recomiendo dependiendo de cómo quieras enfocar las cosas. Personalmente no uso ninguna de ellas con regularidad (aunque las he probado todas), sobre todo porque me siento incómodo usando herramientas de terceros para acceder directamente a mis cuentas financieras, pero eso no es porque realmente sean inseguras de ninguna manera. Simplemente elijo minimizar el número de cuentas en línea que tengo que tienen acceso a los datos personales.
La más fácil de usar – pero la que se siente más fuera de control y menos útil en general para mí – es Mint, que recupera automáticamente los datos de sus cuentas y los muestra en una aplicación. Es gratuita y muy fácil de usar, pero me parece que pasa demasiado tiempo ofreciéndome sugerencias (y anuncios) que son irrelevantes para lo que quiero ver.
Una opción mucho mejor es un servicio de suscripción llamado You Need a Budget (Necesitas un presupuesto), que considero la mejor herramienta de seguimiento de gastos y presupuestos automatizados que existe. También recupera los datos por ti, pero puedes introducir mucha información tú mismo para complementar eso, y ofrece un montón de vistas realmente útiles de tus datos.
Si eres una especie de fanático de las hojas de cálculo, me gustaría hacer un guiño a Tiller Money, que se integra con Google Sheets para extraer automáticamente los datos de tus cuentas en una hoja de cálculo.
Una vez que tengas un mes o dos de datos, puedes empezar a tomar algunas decisiones poderosas.
El proceso real de registrar tus gastos es algo poderoso. Sirve como un fuerte recordatorio constante de dónde va realmente su dinero, algo que puede dar forma a su pensamiento mientras lo está registrando.
Cuando comienza a acumular una gran cantidad de datos de gastos, sin embargo, se vuelve aún más poderoso. Los datos recopilados le permiten dar un paso atrás y observar sus patrones de gasto más amplios.
Con los datos de un mes de seguimiento de sus gastos, puede hacerse fácilmente preguntas como: «¿Cuánto dinero gasté el mes pasado en cafeterías?» o «¿Cuánto dinero gasté el mes pasado comiendo fuera?» o «¿Cuánto dinero gasté el mes pasado en compras de entretenimiento?». Las respuestas a esas preguntas -y a muchas otras similares, dependiendo de las categorías que hayas elegido- pueden realmente dar forma a tu forma de pensar a la hora de elegir los gastos.
Darte cuenta de que estás gastando cientos al mes en cafeterías, 1.000 dólares en el último mes comiendo en restaurantes mediocres o 350 dólares en pasatiempos puede abrirte los ojos. No sólo te muestra a dónde va realmente tu dinero, sino que puede ayudarte a darte cuenta de que tu dinero se está destinando a cosas que no están aportando mucho valor en tu vida por la cantidad que estás gastando.
Cuando sumas tus gastos en cada categoría del mes, lo que estás haciendo es crear la columna vertebral de un presupuesto. Puedes repasar todas esas categorías, averiguar cuáles son razonables y cuáles son aquellas en las que estás gastando de más y puedes recortar, y luego usar esos números reales para crear un presupuesto básico para ti.
Todo este proceso revela una profunda verdad sobre la elaboración de presupuestos. El valor real de la elaboración de un presupuesto no está en la creación de gráficos y tablas ordenadas, sino en el hecho de que puede identificar algunas de tus peores áreas de gasto y ayudarte a controlarlas mejor. No está en un gráfico, sino en cómo ese gráfico cambia su comportamiento.
Para la mayoría de la gente, un presupuesto va a revelar algunas áreas de gasto excesivo en artículos no esenciales, que puede recortar por elección, así como algunas áreas de gasto esencial que le gustaría recortar (como recortar las facturas). Aunque ganar más dinero es siempre una gran solución a este problema, no es una solución inmediata; por lo tanto, la herramienta inmediata a mano es la frugalidad.
Una buena manera de empezar es recortando sus facturas mensuales necesarias. Aquí hay 40 tácticas para recortar sus facturas mensuales ordinarias, así como algunas facturas comunes que la gente puede eliminar por completo. Pregúntese si cada factura que tiene es necesaria y, si lo es, pregúntese cómo puede recortar un poco esa factura. Un buen primer paso es simplemente llamar a esa compañía y ver qué se puede hacer para reducir esa factura.
El otro enfoque es recortar tus gastos no esenciales. Vale la pena señalar que creo que es una mala idea recortar los gastos no esenciales hasta el hueso. Si recortas todas las cosas que disfrutas, vas a resentir rápidamente los cambios. En lugar de eso, deberías tratar de identificar el 20% (más o menos) de tus gastos no esenciales que son menos importantes para ti y recortar esas cosas, mientras eres consciente de lo que estás ganando como resultado de esos recortes. Si gasta 400 dólares al mes comiendo fuera, vea si puede reducirlo a 300 dólares recortando los 100 dólares que gasta en las comidas más olvidables. Si tiene algún gasto que no quiere recortar, busque algún otro gasto que pueda recortar un poco más.
El seguimiento de sus gastos personales lleva un poco de tiempo, pero es un poderoso empujón hacia un gasto más inteligente y mejores decisiones financieras.
El seguimiento de mis gastos fue una de las mejores cosas que empecé a hacer durante mi cambio financiero. Me dio un pequeño empujón constante para evitar gastar dinero en cosas frívolas y pronto reveló algunos de mis peores hábitos de gasto. Entender las áreas de mi vida en las que estaba gastando en exceso -y simplemente saber a dónde iba todo el dinero- fue un cambio transformador en mi vida financiera.
Empieza hoy mismo. Recomiendo hacerlo a mano al principio, simplemente por lo poderoso que es ese acto para que te des cuenta de tus gastos. Después de acumular algunas entradas, empieza a mirar los patrones y ver lo que te están diciendo sobre los cambios sensatos que puedes hacer en tus gastos. Lleva un poco de tiempo, pero puede tener un enorme impacto en el uso del dinero.
¡Buena suerte!