Las transacciones contables pueden introducirse de forma incorrecta en un sistema de contabilidad, o tal vez una transacción debería haberse dividido en dos cuentas diferentes del libro mayor, por ejemplo.
De cualquier manera, cuando esto sucede, tiene que hacer cambios en su transacción original después de que se haya registrado, y puede hacerlo fácilmente en el software de contabilidad QuickBooks haciendo un asiento en el diario.
Puede realizar asientos en el diario en QuickBooks para ajustar o corregir las transacciones y contabilizar los asientos que no se pueden realizar de otra manera, como los ajustes en las ganancias o pérdidas.
El proceso de asiento en el diario es bastante sencillo, pero sólo puede realizar un asiento en el diario para un cliente o proveedor a la vez. Si desea corregir los saldos de varios clientes o proveedores de esta manera, tendrá que publicar asientos separados.
¿Qué es un asiento?
Un asiento general es una transacción contable que se introduce, o contabiliza, directamente en el libro mayor. El libro mayor de una empresa actúa como su principal grupo de cuentas utilizado para registrar las transacciones del balance y de la cuenta de resultados.
Por ejemplo, puede haber introducido la factura mensual de 100 dólares de los servicios públicos en la cuenta de gastos de seguros de su empresa por accidente. Puede contabilizar un asiento de ajuste para reducir, o acreditar la cuenta de gastos de seguros en 100 dólares y aumentar, o cargar la cuenta de gastos de servicios públicos en 100 dólares para corregir su error. Todas sus cuentas estarían entonces en el orden correcto, y usted no tendría que cambiar la cantidad adeudada por su proveedor porque esa parte de la transacción se registró correctamente.
Asientos de diario para las actividades de fin de año
Su contador público certificado o tenedor de libros podría querer hacer asientos de diario para completar las actividades de fin de año, tales como la contabilización de ajustes fiscales en sus libros, el registro de los gastos de depreciación o la reclasificación de los ingresos y gastos. Su profesional de la contabilidad puede proporcionarle información específica si desea contabilizar los asientos del diario usted mismo al final del año, junto con las explicaciones de por qué las entradas eran necesarias para su situación particular.
Cómo hacer asientos generales en QuickBooks
Puede hacer asientos generales en QuickBooks siguiendo estas instrucciones paso a paso:
- Vaya a la empresa > Hacer asientos generales desde el menú de la parte superior de la pantalla.
- Cambie el campo Fecha, si es necesario, en la ventana Hacer asientos generales. QuickBooks utilizará por defecto la fecha actual, por lo que si desea publicar un asiento para un mes o año anterior, asegúrese de cambiarlo para que su asiento se registre en el período de tiempo financiero adecuado.
- Ingrese un número para su asiento en el campo Nº de asiento. QuickBooks numerará automáticamente los asientos posteriores de forma secuencial.
- Ingrese el número de cuenta del libro mayor en la columna Cuenta. También puede seleccionar la primera cuenta de un menú desplegable en la columna Cuenta.
- Ingrese el importe del débito o del crédito de la cuenta que ha seleccionado en las columnas Débito o Crédito. Los débitos y los créditos deben ser iguales para que el asiento esté equilibrado y permitir que QuickBooks contabilice el asiento.
- Ingrese un memo descriptivo en la columna Memo. Se mostrará en los informes que incluyan este asiento. Este paso es opcional, pero se recomienda para que recuerde más tarde por qué se hizo el asiento.
- Repita los pasos 4 a 6 hasta que los asientos se compensen completamente entre sí y la transacción alcance un saldo cero. Su total en la columna del Débito debería ser igual al total en la columna del Crédito, y el asiento estará entonces correctamente equilibrado.
- Haga clic en Guardar & Cerrar para guardar el asiento y cerrar la ventana, o haga clic en Guardar & Nuevo para guardar el asiento y abrir una nueva ventana.
Puede realizar la mayoría de los asientos generales en QuickBooks siguiendo estos pasos, pero si desea realizar asientos que afecten a la cuenta de cobro de un cliente concreto o a las cuentas de pago de un proveedor, tendrá que poner el cliente o el proveedor en la primera línea del asiento.