El IRS define los viajes de negocios como los desplazamientos fuera de su domicilio fiscal que son «sustancialmente más largos que un día ordinario de trabajo» y que requieren que descanse o duerma fuera de casa.
Para deducir estos gastos, necesita haber dormido fuera de casa y su viaje debe ser temporal (menos de un año).
¿Qué gastos son deducibles cuando se viaja por negocios?
Cuando se es autónomo y se viaja entre el domicilio fiscal y el destino del negocio se puede deducir el coste del viaje en tren, autobús o avión.
Otra deducción de viajes de negocios incluye:
Taxi, autobús de cercanías, limusina del aeropuerto: Los costes del viaje entre el aeropuerto y el hotel o a un lugar de trabajo pueden deducirse de sus impuestos.
Comidas y alojamiento: El coste que gaste en comidas y alojamiento mientras esté fuera de casa por motivos de trabajo puede presentarse como un gasto real o utilizar las tarifas de dietas, según determine el IRS.
Coche/camión: El IRS tiene una asignación estándar de kilometraje. Si utiliza su coche o camión para viajes de negocios dentro de esta asignación, puede deducir de sus impuestos el coste de mantenimiento, funcionamiento, peajes y gastos de aparcamiento.
Envío y equipaje: Los gastos de entrega de equipaje o envío de materiales de negocio entre su lugar de trabajo habitual y el domicilio fiscal y la ubicación temporal del negocio son deducibles.
¿Cómo documentar los gastos de viaje?
¡Conserve sus recibos! Es la parte más importante para deducir los gastos de viaje. No es necesario que tengas copias en papel, pero debes tener algo más que una partida en una tarjeta de crédito para mostrar.
Tus recibos deben ser lo más específicos posible e incluir:
- Fecha
- Detalles del gasto
- Cantidad gastada
- Finalidad del negocio
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El IRS establece que los viajes en avión entre tu casa y tu destino de negocios pueden ser una deducción por viaje de negocios. Si le han proporcionado un billete de avión o viaja gratis como resultado de un programa de viajeros frecuentes o similar, su coste es cero y no tiene nada que deducir.
¿Puede deducirse los peajes por trabajo en los impuestos?
Puede reclamar el precio de un peaje, si incurre en ese gasto mientras viaja fuera de su domicilio fiscal por una razón relacionada con el negocio. Este coste no debe estar asociado a su viaje habitual de ida y vuelta a su lugar de trabajo habitual. Puede amortizar sus gastos reales por utilizar el coche para los negocios o puede utilizar la tasa estándar de kilometraje del Servicio de Impuestos Internos, que fue de 54,5 centavos por milla de negocio para el año fiscal 2018 y 53,5 centavos por milla de negocio a partir del año fiscal 2017.
¿Puede amortizar el kilometraje?
Conduce por razones de negocios, médicas o en apoyo a una organización benéfica, puedes deducir ese kilometraje en tus impuestos.
A partir del 1 de enero de 2020, las tarifas estándar de kilometraje por el uso de un automóvil (también furgonetas, camionetas o camiones de panel) serán:
- 57.5 céntimos por milla para los kilómetros recorridos por negocios
- 17 céntimos por milla recorrida con fines médicos
- 14 céntimos por milla recorrida al servicio de organizaciones benéficas
La tarifa estándar de kilometraje para negocios se basa en un estudio anual de los costes fijos y variables del funcionamiento de un vehículo, y la tarifa para fines médicos se calcula teniendo en cuenta los costes variables.
Sólo puede reclamar la deducción si utiliza su vehículo personal para sus fines empresariales, médicos o benéficos. Si utiliza un vehículo que fue comprado por una empresa, no puede reclamar el kilometraje de negocios.
¿Puede anular los gastos de hotel por trabajo?
Para reclamar su estancia en el hotel como una deducción en sus impuestos, el IRS requiere que usted viaje fuera de su «domicilio fiscal» – el área donde la mayor parte de su trabajo se lleva a cabo.
Los autónomos deducen estos gastos en su Anexo C de impuestos de autoempleo con el formulario 104. Con frecuencia tienen mayores deducciones por viajes porque no hay una empresa empleadora que les reembolse los gastos.
Asegúrese de guardar sus recibos. Obtenga un recibo de la recepción del hotel y guarde cualquier documentación que tenga que explique el mérito empresarial de su viaje.