Sí, todos nos movemos a un ritmo más rápido que nunca, y las reglas de etiqueta en la oficina pueden no estar tan claramente definidas como antes. Y sí, todas las herramientas tecnológicas que utilizamos en el lugar de trabajo han hecho que las infracciones del comportamiento educado sean más comunes.
Como gerente, puedes dar buenos ejemplos de etiqueta en la oficina a tu equipo recordando los modales básicos que aprendiste en preescolar: Preste atención cuando alguien le hable y, si no tiene nada agradable que decir, no diga nada.
Si su personal no sigue su ejemplo, no está solo. Los altos directivos en una nueva encuesta de Accountemps dijeron que notan una falta de cortesía común cuando los trabajadores llegan tarde o faltan a las reuniones (34 por ciento), no responden a las llamadas o correos electrónicos de manera oportuna (26 por ciento) y cotillean sobre los demás (23 por ciento).
Vea una presentación de diapositivas con más detalles de la encuesta, a continuación.
Aquí tiene cinco consejos que puede seguir para mejorar la etiqueta en la oficina – y llevar a su personal y a su empresa al éxito.
Sea puntual, y preste atención
Intente llegar unos minutos antes para empezar su jornada laboral o unirse a una reunión de trabajo. Tanto si diriges como si asistes a la reunión, asegúrate de no distraerte con llamadas, correos electrónicos, mensajes de texto o conversaciones paralelas. A menos que esté haciendo una presentación, no monopolice la discusión, y tampoco permita que nadie más lo haga.
Desaconseje los chismes y las críticas públicas
Los chismes dicen más sobre la persona que los comparte que sobre la persona de la que tratan. Así que transmita un mensaje claro a su equipo de que no sólo no compartirá los chismes -definidos como informes casuales o desenfrenados que suelen implicar detalles personales cuya veracidad no está confirmada- sino que los desaprueba.
Como gerente, es importante mantener cualquier discusión sobre temas delicados en conversaciones individuales y cara a cara con los empleados.
Sea atento y cortés
Debe tener en cuenta que los olores viajan. Si compartes nevera, tapa la comida para que sea hermética y tira la comida y las bebidas viejas al final de cada semana.
¿Otras posibles distracciones? Los altavoces, las voces fuertes, los teléfonos que suenan y no se cogen, las conversaciones o la holgazanería junto a los escritorios, los escritorios desordenados y los espacios de trabajo desordenados.
También puedes ser cortés reconociendo a tus compañeros cuando te ayudan y dándoles crédito cuando sea apropiado. Construye relaciones sanas de tutoría, conoce a tus empleados y préstales atención.
Comunícate con clase
Mantén un lenguaje limpio, no importa lo cómodo que estés con tu equipo o lo informal que sea tu oficina. Asegúrate de saber pronunciar correctamente los nombres de los empleados o clientes. Tenga en cuenta a su audiencia cuando utilice el humor, el sarcasmo, la ironía, los juegos de palabras y los juegos de palabras. Establezca normas en el lugar de trabajo para la comunicación por correo electrónico y por teléfono. Fomente la comunicación bidireccional y la escucha. Esté abierto a las aportaciones de su personal; de hecho, pídalas. Exprese su gratitud en persona cuando sea posible.
Lea sobre cómo ha cambiado la comunicación en el lugar de trabajo a través de las generaciones.
¿Y bostezar mientras alguien le habla? Bueno, a veces eso no se puede evitar, pero ya ves cómo queda.
Muestra respeto por los tiempos muertos
Aquí tienes un mensaje para los que supervisas: Ir a trabajar enfermo hace más daño que bien. Sólo hará que te sientas peor, tu productividad bajará y podrías contagiar tus gérmenes al resto de la oficina. Utiliza tus días de baja, y quédate en casa cuando estés enfermo.
Puedes ser un mejor jefe demostrando el equilibrio entre la vida laboral y personal. A menos que se trate de una emergencia, evita las llamadas telefónicas y los correos electrónicos a altas horas de la noche, especialmente si esperas que el destinatario responda fuera de horario. Mantenga un horario de trabajo razonable y espere que los demás hagan lo mismo.
¿Cuánto importa la etiqueta en la oficina?
Mucho. Puede que la gente no sea tan formal en sus trabajos como antes, pero sigue esperando que sus compañeros sean respetuosos y corteses. Además, los buenos modales proyectan una imagen de profesionalidad, lo que refuerza su reputación y mejora sus posibilidades de éxito profesional.
La forma en que maneja las situaciones delicadas en el lugar de trabajo puede hacer que su imagen profesional sea mejor o peor. Tanto si trabajas en una gran empresa de contabilidad como si diriges un pequeño negocio, es probable que haya algún grado de política de oficina en tu empresa. La mayoría de las organizaciones no son inmunes a las cuestiones políticas, especialmente las pequeñas empresas con pocos empleados, donde la política de oficina puede tener un gran impacto.
Descubra cómo navegar por la política de oficina con esta guía que puede descargar ahora.
¿Qué pasa si comete un error?
Todo el mundo comete errores de vez en cuando, así que no se castigue si tiene un pequeño desliz de etiqueta en el trabajo. Simplemente reconozca su paso en falso y pida disculpas a quien pueda haber ofendido lo antes posible. A continuación, piensa en lo que ha podido provocar el error: ¿Te sentías estresado o consumido por un problema ajeno al trabajo? Intenta tratar la raíz del problema y considera cómo podrías afrontar la situación en el futuro para no repetirla.
Si no has demostrado el tipo de etiqueta de oficina que te gustaría que tus empleados emularan, debes saber esto: Puedes recuperarte. El primer paso es ver tu error.
Para saber más sobre Etiqueta Empresarial 101, echa un vistazo a la presentación de diapositivas.