«¿Qué es SharePoint?» «¿Qué puede hacer por mi organización?» «¿Qué ventajas tiene SharePoint sobre DropBox?». Estas preguntas siempre surgen durante las discusiones personales y los foros en línea. Como todos sabemos, una imagen vale más que mil palabras. Así que en esta entrada del blog, me gustaría compartir varios ejemplos de sitios de SharePoint que he creado a lo largo de los años para los clientes, esencialmente mostrando las capacidades de SharePoint (¡todo fuera de la caja, por supuesto!). Disfrute!
NOTA:
Con todos los cambios que están ocurriendo en SharePoint Online, los ejemplos que se enumeran a continuación se consideran ahora «clásicos» y anticuados. Para ver ejemplos modernos de Intranet de SharePoint, por favor, echa un vistazo a este portafolio de ejemplos de SharePoint, así como a este post publicado en 2019.
Ejemplos de Intranet de SharePoint
Página de inicio
Un ejemplo de página de inicio de Intranet de SharePoint. El sitio es un punto de partida para que los empleados naveguen a otros sitios en el entorno de SharePoint. Siempre es una buena idea añadir contenido que sea común a todos en la organización (es decir, anuncio, calendario de la empresa, lista de contactos, directorio de usuarios). El módulo de la derecha es un organigrama dinámico. Se ha creado utilizando una parte web lista para usar llamada «Navegador de la organización». Las instrucciones detalladas sobre cómo configurarlo se pueden encontrar aquí.
Sitio de Recursos Humanos
Un ejemplo de Sitio de Recursos Humanos para Empleados. Puedes organizar tus documentos a través de bibliotecas de documentos y vistas. También puede incrustar vídeos (las instrucciones al respecto se encuentran aquí). Los iconos de aspecto agradable en la esquina superior izquierda se pueden utilizar para ayudar a los usuarios con la navegación. Las instrucciones sobre cómo configurar esos iconos se pueden encontrar aquí.
Servicio de ayuda de TI
Un ejemplo de servicio de ayuda de TI en SharePoint. Se puede utilizar un registro de problemas o tareas para realizar un seguimiento de los tickets de solicitud de ayuda de TI y personalizarlo con los metadatos y las vistas que se requieran. Las notificaciones de nuevos tickets se pueden realizar a través de las alertas de SharePoint. Las instrucciones detalladas sobre cómo configurar las alertas de SharePoint están aquí.
Departamento de Ventas
¿Soy yo o me parece que lo único que les importa a los chicos de Ventas son las cifras de ventas del último trimestre? De todos modos, estoy seguro de que sus equipos de Ventas y Finanzas tienen mucha información de calidad incrustada en Excel (gráficos dinámicos, tablas dinámicas). El ejemplo anterior muestra un sitio que permite visualizar e interactuar con un documento de Excel (tabla dinámica) sin necesidad de descargar los archivos en el escritorio. Las partes web que se quieren utilizar para esto se llaman Excel Web Access o Visio Web Access (dependiendo del tipo de contenido que se quiera mostrar).
Biblioteca de Políticas
Las políticas, los formularios, las plantillas son documentos que se pueden categorizar fácilmente utilizando los Metadatos de SharePoint. El ejemplo anterior muestra una biblioteca de documentos que almacena una serie de políticas de la empresa. No hay carpetas para organizar los documentos. Todos y cada uno de los documentos cargados están etiquetados. Esto permite ordenar, filtrar y agrupar fácilmente los documentos en función de los criterios de búsqueda asignados. Puede encontrar más información sobre los metadatos de SharePoint en esta entrada del blog y en la presentación de diapositivas.
Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)
Puede utilizar SharePoint para configurar su Oficina de Gestión de Proyectos (PMO). El ejemplo de arriba muestra un sitio en el que puede hacer un seguimiento de sus proyectos, así como enrollar diferentes contenidos de varios sitios (es decir, documentos, tareas, etc.).
Y, por supuesto, SharePoint es absolutamente fantástico si quiere utilizarlo para gestionar proyectos. El ejemplo siguiente muestra un sitio de proyecto en SharePoint. El sitio se puede utilizar para almacenar todo tipo de artefactos de gestión de proyectos (documentos del proyecto, registros de riesgo, tareas, contactos, hitos). Las instrucciones detalladas sobre cómo configurar tales sitios de proyecto, se pueden encontrar aquí.
Directorio de Empleados
La Intranet de SharePoint es un lugar perfecto para almacenar su Directorio de Empleados. Mejor aún, no necesitas hacer mucho para configurarlo. Como parte de tu Office 365, ya tienes Delve, que incluye la página de Perfil del Empleado + un componente de Organigrama. Además, Delve muestra los documentos recientes en los que los usuarios están trabajando, lo que puede ser útil.
Búsqueda personalizada en SharePoint
El mecanismo de búsqueda de SharePoint ya es bastante robusto, y puedes crear tus propias pantallas de búsqueda personalizadas utilizando metadatos como se muestra en el ejemplo anterior.