Cualquier entidad basada en los socios -ya sea un club, una asociación comercial, una cámara de comercio, un capítulo local o un grupo de ex alumnos, o el gimnasio de la esquina- necesita un sistema sencillo para gestionar todos sus miembros, eventos, dinero y contenido asociado a mantener esa organización funcionando sin problemas. Los servicios de gestión de socios en línea facilitan esta tarea.
Estas herramientas de software como servicio (SaaS) basadas en la nube están diseñadas para satisfacer las necesidades específicas de gestión de datos y personas de clubes, asociaciones y otras organizaciones. Dependiendo del producto y del público, estas plataformas combinan una gran cantidad de funcionalidades diferentes, como la gestión de la base de datos de los socios, la gestión de documentos, el comercio electrónico, el marketing por correo electrónico, la creación de sitios web, un sistema de gestión de contenidos (CMS), la recaudación de donaciones y el procesamiento de pagos, la planificación y gestión de eventos y una gran cantidad de otras funciones. A diferencia de la mayoría de los tipos de productos SaaS que pretenden ofrecer un conjunto universal de herramientas, el software de gestión de socios suele estar especializado para manejar sólo las necesidades de determinados tipos de organizaciones.
Antes de que pueda elegir la solución de gestión de socios adecuada para su organización, debe tener una idea clara de las tareas que necesita que esta plataforma supervise y facilite. Este resumen de revisión le explicará los tipos de herramientas disponibles y las características que ofrecen, los factores que debe tener en cuenta al invertir en una plataforma de gestión de socios y cómo el tipo de público y el nivel de personalización que necesita pueden marcar la diferencia.
¿Qué es la gestión de socios?
Los días analógicos han terminado: No es necesario que gestione toda la información y los programas de los miembros de su organización a través de montañas de papel en archivadores o la misma hoja de cálculo de Microsoft Excel que ha estado utilizando desde la década de 1990. En un nivel básico, la gestión de la afiliación requiere la capacidad de realizar un seguimiento de la información básica de los socios, comunicarse con ellos y con los posibles socios, y planificar eventos. Para recaudar donaciones, cuotas y honorarios, y para procesar los pagos, también se necesita un poco de software de contabilidad.
Más allá de lo básico, y dependiendo de la organización que esté dirigiendo, su panel de control de administración o centro de mando de miembros también puede lucir una serie de otras características. La herramienta puede ayudarle a gestionar su tienda en línea, a administrar documentos y a realizar sondeos y encuestas en línea a los miembros. La herramienta podría incluso construir su sitio web, ayudándole a personalizar el aspecto, la sensación y la experiencia del usuario (UX) para los administradores y los miembros que están utilizando el sitio web.
A mediados de la década de 1980, yo (Theresa) era la presidenta de un capítulo local de una asociación nacional de consultores informáticos. Como presidenta de la sección, dependía de nuestro tesorero para mantener las listas de miembros, lo que lograba utilizando una hoja de cálculo bastante primitiva. Los datos clave que teníamos que registrar eran los obvios, como el nombre, la dirección, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico.
Donde nos complicábamos era en la fecha de facturación de las cuotas anuales de cada miembro y en la determinación de cuándo teníamos que dar de baja a un miembro por impago. Aunque escribimos una serie de macros de hoja de cálculo para ayudarnos en esta tarea, al final nuestro tesorero tuvo que recurrir a la lectura de toda la base de datos, línea por línea, para asegurarse de que no se había olvidado de nadie. Una vez al año, imprimíamos (sí, imprimíamos, en papel) nuestra base de datos de socios para poder encontrarnos, suponiendo que uno pudiera encontrar el propio folleto del directorio. Hoy en día, los servicios de software de gestión de socios basados en la nube disponibles habrían hecho esta tarea en un abrir y cerrar de ojos.
Los 10 contendientes
En este resumen de revisión, echamos un vistazo a 10 servicios de gestión de socios -360Alumni, aMember Pro, ChamberMaster, ClubExpress, MemberPlanet, NationBuilder, StarChapter, Sumac, Wild Apricot y Zen Planner- y presentamos conceptos clave para facilitar su decisión de compra. Sin embargo, antes de decidir cuál es el más adecuado para su club, organización, instalación deportiva o campamento, deberá priorizar las tareas que desea realizar y definir un presupuesto.
El primer paso es averiguar qué es lo que más problemas está causando a su asociación con su sistema de gestión actual (que puede ser una hoja de cálculo, una caja de fichas o un montón de papeles poco manejables). ¿Qué respuestas necesita que su sistema actual no le proporciona? Identifique los principales puntos conflictivos y encuentre la solución que los alivie primero. El resto de características, incluido el precio que pagará, se ajustarán a la realidad.
Como la mayoría de los servicios de software basados en la nube, pagará una cuota mensual basada en el número de personas que se conecten y en las que actúen como administradores. La mayoría de estos servicios también tienen un límite en el número de miembros que puede tener su asociación en función del nivel de precios. La mayoría de las herramientas que probamos -incluyendo ChamberMaster, MemberPlanet, StarChapter, Sumac, Wild Apricot y Zen Planner- tienen este precio, con niveles claramente delineados basados en el volumen de contenido, la capacidad de los miembros y la escala del sitio web. Algunos servicios, como ClubExpress, tienen un precio más flexible basado en el uso, mientras que otros, como 360Alumni, tienen un precio por presupuesto personalizado. El software de gestión de socios aMember Pro se vende por licencia única.
Hay algunos costes adicionales en la mayoría de los sistemas (como las tasas de transacción) cuando los socios pagan sus cuotas o compran entradas para eventos, o envían un correo electrónico o un mensaje de texto, dependiendo del número de contactos. El valor de Sumac se basa casi por completo en su lista de complementos disponibles para casos de uso especializados, además de las tarifas de integración para añadir funciones de gestión de socios a su sitio web existente. La creación y personalización del sitio web siempre le costará, dependiendo de la cantidad de trabajo de codificación que necesite o de la cantidad de personalización que sea de autoservicio utilizando widgets o un CMS plug-and-play como un sitio web de WordPress. Las necesidades organizativas y de sitios web a medida de cada capítulo, grupo o institución son diferentes, por lo que hay que tenerlas claras antes de comprar.
Mientras considera los presupuestos y las características, eche un vistazo al software que está utilizando ahora para tareas como la contabilidad y la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) y vea si los paquetes disponibles pueden vincularse a ellos. La mayoría de los proveedores tienen interfaces de programación de aplicaciones (API) que permiten el paso de datos de un lado a otro, pero algunos preferirían que convirtiera todo lo que está haciendo a su sistema.
Coste de la personalización
Hay una compensación que tendrá que considerar entre la funcionalidad del software en su estado genérico y los costes de personalizarlo a las necesidades de su organización. Muchas asociaciones pequeñas, especialmente las nuevas que aún no tienen sus procesos establecidos, podrían estar contentas con un software estándar (o basado en la web). A las organizaciones más grandes, que llevan años funcionando y que tienen formas específicas de hacer negocios, les convendría invertir en fondos adicionales para personalizar la plataforma. Sin embargo, la personalización tiene un coste. Serán necesarias varias conversaciones con sus vendedores para obtener una imagen completa de tu posible factura. 360Alumni crea un sitio web personalizado para cada universidad o institución de educación superior a la que presta servicios, pero esto tiene un coste de personalización del sitio web relativamente elevado.
La mayoría de estos sistemas ofrecen funciones adicionales como el procesamiento de pagos, la venta de entradas para eventos y el marketing por correo electrónico; algunos están disponibles de forma gratuita, mientras que otros tienen un coste adicional. También hay paquetes de comercio electrónico que le permiten vender las camisetas de su organización en línea, aceptar donaciones en línea o añadir periódicamente nuevas campanas y silbatos a su sitio web (ya sea en forma de autoservicio o solicitando la personalización al proveedor de gestión de miembros).
Zen Planner, por ejemplo, ofrece un paquete mensual significativamente más caro para su paquete de sitio web para construir y mantener su sitio web. ClubExpress cobra una tarifa inicial única que va desde 150 dólares hasta casi 2.000 dólares, dependiendo del nivel de codificación y personalización del sitio web que requiera. La tarifa inicial de ChamberMaster oscila entre 600 y 7.000 dólares. Wild Apricot, por su parte, incluye la creación de un sitio web gratuito, alojamiento web, acceso a la API e integración con WordPress en todos los niveles. También hay herramientas como MemberPlanet, que ofrecen poca o ninguna personalización, pero tienen un coste total mucho menor. Sumac no incluye la creación de sitios web ni la gestión de contenidos, pero sigue habiendo una cuota única de 700 dólares más 50 dólares al mes por la integración de un sitio web con su software.
Sin embargo, en cuanto añada dinero al sistema, tendrá que elegir también un procesador de pagos. Estas empresas actúan como intermediarias entre su sitio web y los bancos y tarjetas de crédito de sus miembros, procesando los pagos de forma segura. Sin embargo, se llevan un porcentaje de cada transacción, con una media del 2,5%. Muchos de ellos también cobran una comisión por transacción de entre 20 y 50 céntimos. Compruebe las características y los cargos del procesamiento de pagos antes de vincular uno a su plataforma de gestión de socios, especialmente si sus tarifas son bajas o si acepta pagos a plazos. Esas tarifas por transacción supondrán un gran bocado para los pagos pequeños.
Un último factor importante a tener en cuenta es la funcionalidad móvil. Algunas soluciones de gestión de socios ofrecen aplicaciones dedicadas para Android e iOS. Otras tienen sitios web responsivos que cambian de tamaño dinámicamente dependiendo del tamaño de la pantalla de su teléfono inteligente o tableta; otras plataformas como Sumac todavía proporcionan sólo el acceso de escritorio. Las más destacadas son ChamberMaster, MemberPlanet y Zen Planner, que no sólo ofrecen aplicaciones móviles, sino que han creado aplicaciones separadas y dedicadas para el personal y para los miembros.
En las aplicaciones de Zen Planner, por ejemplo, los miembros pueden ver los horarios y registrarse en las clases, pagar las facturas e incluso seguir los resultados de los entrenamientos y las tablas de clasificación diarias como parte de la experiencia de miembro gamificada de la plataforma. En la aplicación para el personal, los administradores pueden hacer un seguimiento de la asistencia; crear, gestionar y contactar con los perfiles de los miembros; o facilitar la facturación segura o las transacciones de documentos dentro de su aplicación.
Las aplicaciones móviles de ClubExpress también merecen ser mencionadas aquí. La empresa no separa las aplicaciones para administradores y socios, sino que crea y marca una aplicación móvil para cada club y la publica en la App Store y en la tienda Google Play como parte de una tarifa única de 100 dólares (más 2 dólares por socio para la descarga). Por el contrario, varios de los productos analizados en este resumen no ofrecen acceso optimizado para móviles. Si las capacidades móviles robustas son un factor importante para su organización, entonces tenga esto en cuenta cuando considere una herramienta centrada en el comercio electrónico y de escritorio como aMember Pro.
Diferentes audiencias
Las plataformas de gestión de membresía que analizamos aquí sirven a una serie de audiencias diferentes y específicas, desde gimnasios y campamentos de verano hasta asociaciones profesionales y servicios de educación profesional. Estas nueve plataformas dan soporte a diferentes necesidades, ya que un gimnasio no necesitaría funcionalidades para candidatos a cargos públicos, por ejemplo.
Wild Apricot cubre una variedad de tipos de clubes y asociaciones, incluyendo asociaciones sin ánimo de lucro y clubes que necesitan llevar un control de sus socios y facturarles las cuotas y eventos. MemberPlanet permite gestionar las afiliaciones de organizaciones más pequeñas, como asociaciones sin ánimo de lucro, grupos religiosos, colegios, asociaciones de promoción, asociaciones de padres de alumnos y grupos de griegos y ex alumnos (este último es el público principal de 360Alumni). ChamberMaster da servicio a las Cámaras de Comercio locales, mientras que StarChapter se dirige a las secciones locales, a las organizaciones sin ánimo de lucro y a las asociaciones. Sumac está orientada a las organizaciones sin ánimo de lucro, pero cuenta con complementos para todo tipo de actividades, desde la inscripción en cursos y la búsqueda de empleo hasta la reserva de viajes. ClubExpress es una plataforma para todo tipo de clubes y asociaciones, mientras que el software de aMember Pro se adapta específicamente a los sitios web de comercio electrónico y de afiliación en línea. NationBuilder está orientado a asociaciones sin ánimo de lucro, campañas políticas, músicos, artistas, restaurantes… prácticamente a cualquiera que intente generar seguidores en Internet. Intentamos revisar YourMembership.com (que admite grupos grandes con múltiples ubicaciones) pero no tenían una demostración o un período de prueba disponible.
Damos nuestros actuales guiños de Selección del Editor a dos servicios: ClubExpress y Zen Planner. ClubExpress es una plataforma de gestión de membresía, eventos, comercio electrónico y sitio web todo en uno para clubes y asociaciones locales. Zen Planner ofrece a los gimnasios y estudios de entrenamiento un sistema fácil de usar que no parece un CMS de la década pasada. Encontramos que los otros servicios de gestión de socios revisados harán el trabajo adecuadamente, pero ninguno iguala a ClubExpress y Zen Planner en cuanto a diseño, UX sin fisuras o amplitud de funciones.
Cada organización es diferente y está diseñada para un propósito diferente, cada una sirve a un grupo único de miembros y tiene necesidades, tareas y objetivos discretos para lograr su misión. El espacio de gestión de socios refleja la naturaleza de mosaico de los clientes a los que abastece su software. Teniendo en cuenta todos los factores mencionados, puede estar seguro de que una de las herramientas de este resumen será la más adecuada para su organización.