La mayoría de las apps para tomar notas hacen lo mismo. Guardar y organizar las notas digitales. Buscar notas guardadas, recortes y archivos. Sincronizar en varios dispositivos.
Evernote y Microsoft OneNote hacen todo esto y más. Ambas herramientas te permiten guardar notas escritas a mano o a máquina, organizar tus notas en cuadernos individuales y recortar imágenes, párrafos de texto e incluso páginas web enteras como recortes para su posterior visualización.
Lo interesante tanto de Evernote como de OneNote es que, a diferencia del correo electrónico, las aplicaciones de documentos o incluso las herramientas de mensajería instantánea, las aplicaciones para tomar notas no suelen ser una parte fundamental de la mayoría de los entornos de trabajo. No necesitas necesariamente Evernote o OneNote de la misma manera que necesitas literalmente el correo electrónico. Puede que no sean esenciales, pero son útiles.
Pero, ¿cuál de estas herramientas es mejor?
A continuación, hemos examinado Evernote y OneNote en profundidad para ver qué herramienta para tomar notas reina. Hemos analizado varias categorías individuales, y hemos hecho nuestra recomendación hacia el final del post.
En la superficie, no parece haber mucha diferencia entre Evernote y OneNote. Sin embargo, si se mira un poco más de cerca, las diferencias empiezan a ser más evidentes. Veamos cómo se comparan las dos aplicaciones en términos de:
- Organización
- Almacenamiento
- Búsqueda
- Precios
- Satisfacción general del usuario
Organización: Ganador = Empate
Tanto Evernote como OneNote se basan en la convención del cuaderno para describir cómo las dos herramientas gestionan la organización de los archivos.
Evernote organiza los elementos en pilas de cuadernos > Cuadernos > Notas. OneNote utiliza una convención similar de Cuadernos > Secciones > Páginas.
Además de sus convenciones centrales de libretas, tanto Evernote como OneNote también cuentan con sistemas de etiquetas. Las etiquetas de Evernote funcionan de forma similar a las etiquetas de WordPress. Puedes añadir una etiqueta a cualquier nota y buscar por etiquetas para encontrar notas temáticamente relevantes.
Las etiquetas de OneNote funcionan de forma muy diferente. Son mucho más interactivas y se pueden utilizar para muchas cosas diferentes. Por ejemplo, puedes añadir etiquetas de recordatorio a una nota para que se te recuerde en fechas y horas concretas. OneNote incluye más de 20 etiquetas preestablecidas, desde elementos de tareas pendientes y solicitudes de clientes hasta música para escuchar y libros para leer. Hay incluso una etiqueta Contraseña.
A diferencia de Evernote, que limita la colocación de etiquetas al nivel de Notas, las etiquetas de OneNote pueden aplicarse a cualquier elemento organizativo. Cualquier libreta, sección o página de OneNote puede tener etiquetas aplicadas. Puedes añadir varias etiquetas a varios elementos de una página. Por ejemplo, puedes añadir una etiqueta de Contacto a una imagen de una tarjeta de visita que hayas subido después de una reunión, una etiqueta de Recordatorio para hacer un seguimiento de esa persona en una fecha y hora específicas, y una etiqueta de Solicitud de Cliente a los elementos de acción que necesitas para preparar esa reunión.
Uno de los mayores problemas de Evernote es que el propio programa puede volverse lento una vez que alcanzas un cierto número de libretas. Otro problema importante es que las notas rápidas no están categorizadas por defecto, lo que significa que si usas Evernote para hacer muchas pequeñas notas rápidas, tu sistema de archivos en Evernote puede convertirse rápidamente en un lío de notas sin título. Para una herramienta que se supone que nos ayuda a dar sentido a la información en nuestras vidas, esto puede ser frustrantemente contraintuitivo.
Yo no diría que las etiquetas en Evernote son «mejores» que las etiquetas en OneNote o viceversa. Todo depende de qué sistema te parezca correcto y se alinee con lo que quieres de la herramienta.
Almacenamiento: Ganador = OneNote
Si pretendes usar Evernote o OneNote simplemente para registrar tus pensamientos, el almacenamiento no es tan importante. Las notas de texto individuales son minúsculas en términos de tamaño de archivo. Así que no tienes que preocuparte tanto por quedarte sin espacio.
Sin embargo, si tienes la intención de guardar un montón de documentos y archivos, el almacenamiento se vuelve mucho más importante.
En términos de almacenamiento, Evernote es bastante permisivo pero tiene algunas restricciones duras:
- Las cuentas freemium de Evernote pueden tener un máximo de 100.000 notas con una restricción de tamaño de archivo de 25MB por nota. Los suscriptores Premium pueden subir o capturar notas de hasta 100MB de tamaño.
- Evernote limita a los usuarios a un máximo de 250 libretas sincronizadas en la cuenta de un usuario.
- Evernote restringe a los usuarios a un máximo de 10.000 etiquetas.
- Evernote permite a los usuarios guardar hasta 100 búsquedas.
- Las cuentas freemium de Evernote están limitadas a sólo 60MB de datos subidos al mes, los usuarios premium a 10GB y los usuarios de empresa a 20GB.
- Los límites de almacenamiento de OneNote están conectados directamente a la cuenta de Microsoft OneDrive de un usuario; no hay restricciones en cuanto a la cantidad de notas individuales que un usuario de OneNote puede guardar.
- Las cuentas básicas de OneNote ofrecen restricciones de tamaño de archivos individuales subidos de 25MB. Los suscriptores de Premium y Business están limitados a subir hasta 200 MB por archivo, el doble del tamaño máximo de archivo de Evernote.
- La versión móvil gratuita de OneNote restringe a los usuarios a 500 notas sincronizadas antes de pedirles que se actualicen.
- Aunque el tamaño máximo de archivo que puedes subir a OneDrive es de 15GB, el tamaño máximo de archivo que puedes subir a OneNote es de 2GB.
- Básico (gratuito)
- Premio (7,99 dólares al mes)
- Negocio (14,99 dólares por usuario, al mes)
El número máximo de notas, libretas y etiquetas de Evernote es bastante generoso. Pero el límite de subida de 60MB es muy duro. Incluso los usuarios ocasionales probablemente se topen con esta restricción muy rápidamente, especialmente cuando trabajen con archivos más grandes, como imágenes de alta resolución.
Evernote retiró su nivel Plus en abril de 2018, que tenía una restricción de subida de 1GB. Esto obliga a los usuarios a elegir entre las limitaciones del plan Free o los 10GB de almacenamiento del plan Premium. Ya no hay un punto intermedio entre estos dos extremos: un límite de 5GB habría sido un compromiso sólido para muchos usuarios.
OneNote maneja el almacenamiento de manera completamente diferente:
El mayor problema de Evernote en cuanto a almacenamiento es la falta de una opción intermedia. Son 60MB al mes o 10GB al mes. Esto tiene sentido para Evernote -los duros límites de carga de Evernote en su plan Básico son una poderosa motivación para actualizar- pero no tiene sentido para los usuarios.
La dependencia de OneNote de OneDrive para el almacenamiento es una bendición y una maldición. Ayuda a mantener OneNote en gran medida libre y ofrece generosos límites de almacenamiento y carga. Pero también obliga a los futuros usuarios de OneNote a registrarse en una cuenta de OneDrive. Esto no es ideal si los usuarios prefieren un proveedor de almacenamiento en la nube diferente o no quieren migrar de Google Drive o Dropbox a OneDrive.
Si planeas usar cualquiera de estas herramientas para tomar notas simples, el almacenamiento no será tan importante. Si necesitas guardar archivos más grandes o subir muchos datos, OneNote es el claro ganador.
Búsqueda: Ganador = Evernote
Las apps para tomar notas nos ayudan a registrar nuestros pensamientos. Son un lugar para que vivan nuestras observaciones al azar. Si no podemos encontrar nuestras notas rápida y fácilmente, entonces no tiene mucho sentido guardar nada. Esto hace que la búsqueda sea críticamente importante.
Cuando se trata de encontrar cosas, la funcionalidad de búsqueda de Evernote es sólida. Puedes buscar por palabras clave o cadenas, así como por otros criterios de búsqueda como dónde y cuándo se creó una nota, tipos de archivos multimedia o adjuntos (como PDF, imágenes o archivos de audio) y las personas asociadas o etiquetadas en una nota. Evernote también cuenta con una amplia gama de modificadores de búsqueda que los usuarios avanzados de Google encontrarán familiares.
La funcionalidad de búsqueda de OneNote no es tan robusta como la de Evernote. La funcionalidad de búsqueda de OneNote puede parecer más rápida que la de Evernote (especialmente si tienes muchas notas almacenadas) pero ofrece menos operandos de búsqueda. No verás la opción de búsqueda de libretas de OneNote a menos que esas libretas estén almacenadas en OneDrive. Y no puedes buscar en todas las libretas usando la versión web de OneNote.
Precios: Ganador = OneNote
Como el nivel Plus de Evernote ya no está disponible, Evernote tiene tres niveles de precios:
El plan Básico de Evernote probablemente estará bien para los usuarios ocasionales. Sin embargo, para un uso incluso moderado, no es realmente viable debido a las restricciones de carga de Evernote. Vale la pena recordar que esto sólo se aplica realmente si vas a guardar muchos archivos y documentos.
El plan Premium de Evernote carece de las restricciones del plan Básico y ofrece un límite de carga mensual decente. Pero a casi 96 dólares por el año, está lejos de ser barato – especialmente cuando OneNote ofrece tanto de forma gratuita.
El plan Business de Evernote es el más robusto de los planes de Evernote. Aunque es probable que el coste no sea un factor tan importante para las empresas más grandes o los equipos empresariales, sigue siendo un gasto considerable, especialmente a medida que aumenta el número de usuarios.
OneNote, por otro lado, es gratuito. Ni siquiera está disponible como versión premium. Lo único que tienes que decidir es cuánto almacenamiento de OneDrive vas a necesitar, si es que lo necesitas.
El plan básico de Microsoft, que ofrece 50 GB de almacenamiento en OneDrive, cuesta solo 1,99 dólares al mes o 23,88 dólares anuales. Por 6,99 dólares al mes, o 69,99 dólares al año, se obtienen 1.000 GB de almacenamiento y acceso a la edición personal de Office 365.
Incluso si no necesitas Office o 1.000GB de almacenamiento, sigue siendo más barato que el plan Premium de Evernote.
Satisfacción general del usuario: Ganador = Sorteo
Evernote y OneNote obtienen una puntuación comparable en cuanto a la satisfacción general de los usuarios.
Según G2, un sitio web que clasifica los productos de software según las reseñas de los usuarios y el Net Promoter Score (NPS), tanto Evernote como OneNote obtienen buenos resultados. Evernote fue nombrado producto Líder por G2 en la primavera de 2019 y recibió una calificación general de 4,4 sobre 5 estrellas a través de 1.352 opiniones de usuarios.
OneNote fue clasificado como uno de los 100 mejores productos de software de 2019 por G2 y también recibió una calificación general de 4,4 estrellas sobre 5 a través de 1.110 opiniones de usuarios.
Técnicamente, OneNote supera a Evernote – pero sólo por poco. Evernote recibió ligeramente más reseñas de una, dos y tres estrellas que OneNote, y OneNote recibió ligeramente menos reseñas en general. Aunque esto significa que OneNote supera a Evernote por poco en términos de satisfacción de los usuarios, está demasiado cerca para ser concluyente, por lo que vamos a llamarlo un empate.
Nuestra recomendación para Evernote vs. OneNote
Por lo tanto, es una herramienta muy útil. OneNote
Ahora que hemos examinado cada herramienta en un poco más de profundidad, es el momento de declarar un ganador.
Tomando todo en consideración, tenemos que recomendar OneNote.
OneNote te da todo lo que Evernote puede hacer por una fracción del precio. Si quieres hacer algo más con tus notas, como añadir listas de tareas y recordatorios, OneNote también puede hacerlo. Si sólo quieres tomar notas simples basadas en texto y encontrarlas rápidamente, Evernote podría ser una mejor apuesta.
Evernote es una herramienta muy capaz con una amplia gama de casos de uso. Sin embargo, como producto, Evernote ha perdido el rumbo en los últimos años. Y es muy difícil justificar el coste cuando OneNote ofrece una funcionalidad prácticamente idéntica a una fracción del precio.
Pero no se trata sólo del coste. Hay algo más que eso.
Aparte de su dependencia de OneDrive, OneNote es el claro ganador para los usuarios empresariales. Se ve y se siente como otros productos de Microsoft. Algunos podrían ver esto como algo negativo, pero en realidad reduce la curva de aprendizaje.
OneNote también es muy superior para combinar múltiples tipos de información en la misma página. Por ejemplo, puedes crear una lista de tareas, añadir una imagen o una tabla y anotar algunas notas, todo en la misma página. La interfaz de arrastrar y soltar de OneNote, el sistema de etiquetado con pestañas y las familiares barras de herramientas hacen que OneNote se sienta como podría ser Office si Microsoft hubiera adquirido Notion.
Evernote se ve y se siente muy elegante, pero sus problemas de rendimiento y estabilidad son problemáticos. Evernote ha hecho un trabajo admirable de duplicar la calidad del producto, pero algunos de estos errores han existido durante años. Para un producto premium con un precio acorde, estas frustraciones son difíciles de justificar.
En términos de herramientas de escritura y edición, Evernote nunca se ha posicionado como una herramienta de documentos. Dicho esto, sus herramientas de escritura y edición de documentos son muy limitadas. La creación de notas rápidas se siente cualquier cosa menos y pone de relieve lo pobre que puede ser la estructura organizativa por defecto de Evernote. No es compatible con markdown o HTML tampoco.
De manera similar, Evernote es una herramienta poderosa, pero hace un mal trabajo de incorporación de nuevos usuarios. El sistema de etiquetas de Evernote es mucho más flexible y útil que su esquema de libretas por defecto. Es desconcertante que Evernote pase por alto casi por completo este aspecto de su estructura organizativa en sus recursos de aprendizaje y tutoriales.
Por supuesto, Evernote hace algunas cosas mejor que OneNote.
Un aspecto de Evernote que realmente brilla en comparación con OneNote es el Web Clipper de Evernote. Esta práctica herramienta está disponible como una extensión independiente del navegador y permite a los usuarios recortar y guardar rápidamente casi cualquier cosa que encuentren en línea. Puedes recortar páginas web enteras tal y como aparecen, como versiones simplificadas sin imágenes ni formatos especiales, e incluso guardar páginas web como documentos PDF. El clíper de OneNote está bien, pero le cuesta conservar los saltos de línea y otras reglas de formato. El Web Clipper de Evernote también ofrece recomendaciones «inteligentes» sobre dónde deben guardarse los elementos recortados en función del análisis de su contenido. Esta función es un poco rudimentaria y no siempre es precisa, pero es una característica agradable.
Tanto Evernote como OneNote dejan caer la pelota cuando se trata de la seguridad. Los usuarios de Evernote pueden encriptar manualmente fragmentos de texto específicos resaltados, pero Evernote no permite a los usuarios encriptar libretas o incluso notas individuales. OneNote no encripta nada a menos que seas un usuario de Business. Es cierto que la mayoría de la gente probablemente no necesita encriptar sus notas en AES de 256 bits. Pero eso no viene al caso, sobre todo si pagas casi 100 dólares al año por Evernote Premium.
¿Debería elegir Evernote en lugar de OneNote?
En este punto, la única razón real para elegir Evernote en lugar de OneNote es si ya lo has estado utilizando durante algún tiempo y no quieres tomarte la molestia de exportar tus notas a OneNote.
Si estás pensando en usar Evernote o OneNote por primera vez, tenemos que recomendar OneNote siempre.