Cómo completar un formulario de reembolso de gastos:
Añada información personal.
Incluya su nombre completo, número de identificación de empleado (si corresponde), departamento y cualquier otra información apropiada que se requiera en el formulario para que el destinatario sepa a quién remitir el reembolso.
Ingrese los detalles de la compra.
Los formularios de reembolso suelen pedir detalles como la fecha de la compra, una breve descripción de lo que se pagó y el total. Enumere cada artículo individualmente si tiene más de uno.
Firme el formulario.
Firme y feche la parte inferior del formulario. Al añadir su firma, está certificando que la información que ha añadido al formulario es exacta y refleja los gastos reales de la empresa que ha pagado con sus propios fondos.
Asegure los recibos.
Asegure los recibos de compra de cada artículo enumerado en el formulario. Sus recibos son la prueba de que efectivamente pagó los gastos que reclama en el formulario. Puede que no sea posible un reembolso completo sin los recibos adecuados.
Envíe a la dirección o al departamento de contabilidad.
Envíe el formulario y los recibos a su director o a la parte correspondiente, como el departamento de contabilidad, lo antes posible. Muchas empresas sólo aceptan solicitudes de reembolso dentro de los 30 días siguientes al gasto original, así que presente siempre su formulario de reembolso de gastos de inmediato.
Por qué son importantes los formularios de reembolso de gastos:
En casi todas las empresas, habrá casos en los que los empleados tengan que pagar los gastos de su propio bolsillo. Esto es especialmente común para los empleados que viajan a conferencias, reuniones y lugares de trabajo fuera de la empresa. Tener un formulario de reembolso de gastos ayuda a garantizar que estos empleados no se queden cubriendo estos gastos por sí mismos.
Más importante aún, los formularios de reembolso de gastos crean documentación que fortalece sus registros contables y protege contra el fraude. Si se encuentra alguna discrepancia entre la cantidad reembolsada y la cantidad realmente gastada, el formulario puede utilizarse como punto de referencia para ver lo que se reclamó y lo que se pagó.
Los formularios de reembolso de gastos son una parte estándar de cualquier política de reembolso de gastos y le ayudarán a evitar pagar de más o de menos a los empleados por gastos relacionados con el trabajo.