Por qué es importante proporcionar una configuración de calidad de la sala de conferencias
¿A quién le gustan las reuniones en el trabajo? ¿A alguien? Claro, sabemos que las reuniones no son divertidas, ¡pero son importantes! Cuando se programa una reunión, se piensa en los detalles: contenido, agenda, asistentes y resultados deseados. Pero, ¿ha pensado en la configuración de su sala de conferencias? Un espacio bien diseñado puede ser eficiente y agradable, pero un espacio mal diseñado crea una reunión que vale la pena abandonar. Pero, ¿qué debe tener en cuenta para crear un gran espacio? ¿Los asistentes estarán orientados hacia el frente de la sala, o hacia los demás? ¿Y cómo se distribuirán los asientos? ¿Su tecnología funciona bien con el diseño de la sala?
Todas estas preguntas son extremadamente importantes a la hora de considerar las estrategias de configuración de la sala de conferencias, ya que la disposición puede hacer o deshacer una reunión. Debe asegurarse de que todos los asistentes puedan ver y oír a los demás, así como al presentador (si lo hay), y de que la sala esté equipada con el equipo audiovisual adecuado.
A continuación encontrará nuestra Guía definitiva para la configuración de la sala de conferencias, que le ayudará a lo largo del proceso para que pueda optimizar su espacio y ofrecer la mejor reunión posible.
Los estilos más comunes de configuración de la sala de conferencias
Esta configuración clásica es ideal para un máximo de 30 personas (o más), dependiendo del tamaño de la sala.
Forma de U
Esta popular configuración funciona bien para presentaciones, demostraciones y videoconferencias en las que el foco de atención está en un extremo de la sala.
Aula
Todos los asistentes miran al frente de la sala, por lo que esta idea de configuración de la sala de conferencias es perfecta para conferencias o presentaciones. No es una configuración ideal para el trabajo en grupo.
Cuadrado hueco
Esta configuración es una buena opción para una comunicación de grupo fácil y eficiente. También ofrece al moderador o facilitador la opción de trabajar desde el centro del espacio.
Banquete
Los asientos de estilo banquete son ideales para, como es lógico, ocasiones que implican comidas – o discusiones de grupos pequeños que implican un máximo de 8 o 10 personas.
Auditorio
Esta disposición, también conocida como «estilo teatro», es similar a la de un aula, pero suele estar dirigida a grupos más grandes. ¿Va a celebrar una reunión de todos los participantes o una asamblea pública? Este diseño le ayudará a reunir al mayor número posible de personas en un solo espacio.
Cómo elegir la configuración ideal de la sala de conferencias
Es importante tener en cuenta el tamaño y el alcance de su reunión. No quiere que los asistentes se sientan amontonados, pero tampoco quiere que griten por toda la sala para escucharse entre ellos. Estos son algunos puntos importantes que debe tener en cuenta:
- ¿Cuántos asistentes puede esperar? Algunos diseños de salas de conferencias son más adecuados para grupos de distinto tamaño. Por ejemplo, los estilos de aula y auditorio son óptimos para grupos grandes , mientras que las salas de juntas y los cuadrados huecos son apropiados para 20-30 personas.
- ¿Es la interacción de grupo una parte esencial de la reunión? Algunas configuraciones, como la forma de U o el estilo de auditorio, no funcionan bien para la interacción en grupo. Los asientos tipo banquete son ideales para las discusiones en grupo, especialmente si los asistentes necesitan moverse entre las mesas.
- ¿Habrá un facilitador o moderador? Si alguien va a dirigir su taller, debate o presentación, es importante tener en cuenta dónde se situará esta persona. Debe asegurarse de que todos los asistentes puedan ver y escuchar al líder y su presentación.
- ¿La reunión necesita un videowall LED o capacidades de videoconferencia? Si es así, querrá considerar una disposición de la sala de conferencias que permita a todos ver fácilmente, como la forma de U o el estilo de aula.
- ¿Necesita una fuente de alimentación? Es importante pensar si necesita colocar la configuración de la sala de conferencias cerca de una toma de corriente.
Cómo puede influir el equipo de la sala de conferencias en su configuración
En muchas reuniones, el equipo de la sala de conferencias es esencial para el éxito y la productividad, pero ¿ha considerado cómo influye en su configuración? Para maximizar el potencial de cada reunión, su sala debe estar personalizada según las necesidades de sus asistentes.
Si su reunión requiere servicios audiovisuales como videoconferencias y pizarras interactivas, por ejemplo, es importante considerar una configuración en forma de aula o de U para que todos puedan ver y escuchar fácilmente.
La señalización digital es una forma dinámica de llevar a cabo reuniones virtuales y compartir contenidos como seminarios web, anuncios y vídeos. Si su pared de vídeo LED muestra información que los asistentes no necesitan consultar durante la reunión, tendrá más flexibilidad con la configuración de su sala de conferencias.
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Bien, ya está listo para configurar sus salas de conferencias para el éxito, pero ¿ahora qué? Está buscando algo de ayuda? Entendemos que la gestión de la configuración de su sala de conferencias puede ser un reto, ¡pero el equipo de DGI puede ayudarle a navegar por el proceso! Los expertos de DGI ofrecen toda la experiencia en diseño, integración e insonorización que necesita para crear una increíble configuración de la sala de conferencias. Tenemos una amplia experiencia en el asesoramiento a una serie de clientes de todos los sectores. Desde nuestro experimentado equipo de ventas hasta nuestros expertos ingenieros, hay un miembro del equipo de DGI listo para ayudarle. Póngase en contacto con nosotros si tiene alguna pregunta o para recibir una consulta. Te ayudaremos a crear espacios que tus equipos adoren.