Pensar las comunicaciones para la era del coronavirus
Desde que el servicio masivamente popular Slack se ganó el corazón de los trabajadores, las aplicaciones de mensajería empresarial se han convertido en el medio de facto para la comunicación en la oficina. Estas aplicaciones ponen la mensajería instantánea, los mensajes de texto, los foros privados, las videollamadas, el intercambio de archivos y, a veces, la pantalla compartida, en un centro de colaboración. El resultado es un único lugar para charlar con los compañeros, tanto en tiempo real como de forma asíncrona. Ahora que llega la COVID-19, los equipos también tendrán que pensar seriamente en cómo mantenerse en contacto con los miembros que están en cuarentena, que no pueden viajar, que quieren evitar las reuniones presenciales o que están separados por cualquier otro motivo. Las aplicaciones de mensajería empresarial pueden ser una parte clave de la solución.
Se pueden mantener conversaciones individuales, chats de grupo a los que sólo se puede acceder por invitación y conversaciones públicas con cualquiera que quiera unirse a ellas. Cuando se utilizan adecuadamente, las aplicaciones de chat en equipo se encuentran entre las mejores herramientas de productividad porque facilitan el seguimiento de las conversaciones, mejoran el trabajo en equipo y ayudan a mantener la cultura de la empresa.
Las aplicaciones de mensajería empresarial tienen varias ventajas sobre el agujero negro de la productividad que es el correo electrónico. En primer lugar, fomentan la brevedad. Debido a los diseños de estas aplicaciones y a la evolución de la etiqueta sobre su uso, los mensajes tienden a ser sucintos, a diferencia del correo electrónico, en el que muchos se sienten obligados a dar demasiadas explicaciones. En segundo lugar, la mayoría de las conversaciones se producen sobre la base de una opción. Puedes unirte a las conversaciones que te interesan, y también puedes saltarte todo lo que no sea relevante. Si te necesitan, alguien puede poner un signo @ delante de tu nombre para marcarte. Eso es mucho más claro que ser CC en un correo electrónico cuando no tienes ni idea de cuál debe ser tu papel en la conversación. En tercer lugar, las aplicaciones de mensajería permiten mantener conversaciones continuas, lo que no es un punto fuerte del correo electrónico. Abre un foro llamado «Brainstorming», y la gente puede añadir una idea siempre que se les ocurra.
¿Qué son estas apps y qué las hace diferentes unas de otras?
Todo el mundo ama Slack, ¿verdad?
Slack es una de las más conocidas y queridas de todas las apps de mensajería para equipos. Hay un montón de alternativas a Slack, pero esta aplicación hizo un avance significativo en la adopción desde el principio de su vida. Una vez que Slack encontró sus piernas, un saludable empuje de marketing tampoco le hizo daño. Según la CNBC, la compañía gastó 104 millones de dólares en marketing en el año fiscal 2017, y la cifra se ha duplicado desde entonces.
Además de darse a conocer pronto, Slack también se convirtió en una especie de mimado porque era muy diferente al correo electrónico. Adoptó el carácter lúdico con emoji, reacji (emoji utilizado como reacción a una publicación) y GIFs animados. La aplicación también ha aumentado su lista de funciones de forma constante y con verdaderos valores añadidos. Si estás familiarizado con Slack, puede que recuerdes cuando añadió las alertas de estado personalizables, los mensajes en cadena o la posibilidad de reenviar correos electrónicos a la aplicación. Además, Slack se integra muy bien con docenas de otras aplicaciones y servicios en línea. Si necesitas recibir alertas sobre la actividad de otra app, lo más probable es que puedas obtenerlas en Slack.
Si ya eres fan de la app, tenemos 45 consejos de Slack para ayudarte a sacarle el máximo partido.
Por supuesto, no todo el mundo adora Slack. Algunos lo encuentran demasiado ocupado, demasiado ruidoso, aunque hay trucos para hacer que Slack distraiga menos. Otros reconocen que Slack tiene abundantes funciones, pero no las que necesitan. Otra aplicación repleta de funciones, Glip de RingCentral, ofrece un montón de herramientas que no encontrarás en Slack (a menos que las añadas a través de una integración). Por ejemplo, Glip cuenta con edición de documentos en colaboración, además de un calendario de equipo y herramientas de gestión de tareas. Glip también ofrece herramientas para marcar imágenes y PDFs. Si tu equipo ya tiene el servicio de VoIP RingCentral Office, ya estás pagando por Glip, que está muy bien integrado. Dale una vuelta si aún no lo has hecho.
Otras alternativas a Slack
Hay otras aplicaciones a considerar, también, que atienden a diferentes necesidades. Twist de Doist es un gran ejemplo. Utiliza un diseño único que apoya las necesidades de un equipo distribuido, es decir, personas en diferentes zonas horarias. Cuando las personas trabajan en horarios diferentes, su aplicación de comunicaciones debe estar diseñada de forma que mantenga las conversaciones ordenadas y organizadas. Cuando los miembros del equipo en Filipinas empiezan a trabajar y leen las conversaciones de sus colegas canadienses, no deben sentirse excluidos simplemente porque estaban durmiendo cuando el chat tuvo lugar. Twist está diseñado para este tipo de escenarios. No obstante, cabe destacar que Twist se parece mucho al correo electrónico en muchos aspectos.
Flock es otra alternativa. No se siente tan frenético como Slack, pero tiene muchas de las mismas características. Sólo que no está sobrecargado de ellas. Flock también cuesta menos que Slack. La aplicación tiene una interfaz ordenada, una lista de tareas integrada y la opción de hacer un tablero de mensajes de sólo lectura, que podría utilizarse para transmitir información de un departamento legal, de recursos humanos o de los ejecutivos de la empresa.
Mejor valor para las pequeñas empresas
Muchas organizaciones pequeñas pueden salirse con la suya utilizando la versión gratuita de una aplicación de mensajería. Por lo general, la versión gratuita limita el número de mensajes que mirará cuando se ejecuta una búsqueda, o tendrá un límite de almacenamiento bajo en los archivos subidos. Las pequeñas empresas que necesitan pagar por todas las funciones sin limitaciones deben buscar Zoho Cliq, la aplicación de menor precio que ha entrado en esta lista de las mejores aplicaciones de mensajería para equipos.
Las tarifas de Zoho Cliq se basan en el número total de personas de un equipo que utiliza la aplicación. Cuantas más personas, menor es el precio por persona. A partir de 500 personas, se paga 1 dólar por cabeza al mes. A medida que el número de usuarios disminuye, se paga un poco más. Así, un grupo de 10 personas o menos acaba pagando 3 dólares por persona al mes, lo que sigue siendo extraordinariamente bajo.
Opciones combinadas
Otra forma de mantener los costes bajos es utilizar una aplicación de mensajería en equipo que venga combinada con otro servicio por el que tu organización ya esté pagando. Tres ejemplos son Google Hangouts Chat, Microsoft Teams y Glip de RingCentral (que ya mencionamos, pero aquí está de nuevo… ¡tada!).
Google Hangouts Chat viene incluido con una cuenta empresarial de G Suite. En otras palabras, si tu organización utiliza Gmail para el correo electrónico o Google Docs para el procesamiento de textos, entonces ya tienes Google Hangouts Chat. No tienes que pagar nada extra por ello. Ya está ahí para que tu equipo empiece a utilizarlo.
Lo mismo ocurre con Microsoft Teams, que viene incluido en las cuentas aplicables de Office 365 Business o Enterprise. Teams es un poco diferente de Hangouts Chat porque puedes usar Teams de forma gratuita incluso si no eres un cliente empresarial de pago de Microsoft Office; solo necesitas una dirección de correo electrónico gratuita de Outlook.com. Si has estado utilizando Slack y tu empresa ya paga por Office, echa un vistazo a lo que hace que Microsoft Teams y Slack sean diferentes. Puede ayudarte a decidir si cambiar.
Comunicarse, colaborar
Las organizaciones pueden tener otras herramientas de colaboración que incluyan funciones de chat y mensajería. Por ejemplo, normalmente se obtiene algún lugar para discutir el trabajo en cualquier software de gestión de proyectos. Esas herramientas hacen un gran trabajo de apoyo a las discusiones relacionadas con el proyecto en cuestión, pero no son adecuadas para conversaciones más generales, como hacer saber a otros viajeros sobre los problemas de tráfico o discutir formas de mejorar las políticas de la oficina. Por lo tanto, hay algunas ventajas en tener tanto aplicaciones de mensajería como otras herramientas de colaboración que contengan más formas de comunicación.
Lo más importante que puede hacer una aplicación de mensajería de equipo es apoyar a todos en un equipo dándoles una de las muchas herramientas que necesitan para comunicarse y hacer el trabajo de manera eficiente.