El día para organizarse es ahora, no más tarde. Sin tener una cierta organización para su proyecto, corre el riesgo de enviar un proyecto extenso y que consume mucho tiempo en una espiral de fracaso abyecto.
Un proyecto bien organizado asegura que todo el mundo sabe lo que se espera de ellos, cuál es su autoridad y lo que tienen que hacer. Proporciona la pista sobre la que dirigir un proyecto. Sin él, un proyecto es un caos.
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¿Qué es la organización del proyecto?
La organización del proyecto es la estructura del mismo. Se crea por separado, con especialistas y trabajadores de varios departamentos. Este personal trabaja bajo el director del proyecto.
La organización del proyecto es un proceso. Proporciona la disposición de las decisiones sobre cómo realizar un proyecto. Decide el proceso del proyecto: la planificación de cómo se implementarán sus costes, plazos, personal y herramientas. La organización del proyecto se presenta entonces a los interesados en el proyecto.
Áreas de responsabilidad
Hay tres áreas de competencia y responsabilidad en una estructura organizativa del proyecto: la dirección del proyecto, el equipo del proyecto y la junta del proyecto. La dirección del proyecto es responsable de la gestión del mismo, y el equipo del proyecto lo ejecuta. La junta del proyecto es el órgano de toma de decisiones que define el éxito del proyecto y si se debe cancelar o no.
Tipos de estructuras organizativas de proyectos
Hay una variedad de estructuras organizativas de proyectos. Aquí hay tres:
- Funcional es cuando los departamentos de la organización se agrupan por áreas de especialización. En este caso, el proyecto suele ejecutarse en un entorno de silo.
- Proyectada es cuando toda la organización está organizada por el proyecto.
- Matriz tiene equipos que reportan tanto a un director funcional como a un director de proyecto, una especie de híbrido de las dos estructuras anteriores.
- La organización orgánica del proyecto adopta la flexibilidad.
- Virtual es cuando el director del proyecto es el centro de la red.
- Multidivisión significa que los grupos funcionales están descentralizados.
Entender qué tipo de estructura organizativa utilizar determina la gestión de un proyecto. La estructura proporciona los huesos del proyecto, y por lo tanto el plan del proyecto debe alinearse con la estructura. Esto se suele hacer con un organigrama del proyecto.
Organigramas del proyecto
Descubrir qué estructura debe tener la organización de un proyecto es sólo el comienzo de la organización de un proyecto. El verdadero trabajo es implementar y aplicar esa organización del proyecto. Por eso es tan importante un organigrama de proyecto. Establece las relaciones formales entre el director del proyecto, el equipo del proyecto, la organización de desarrollo, el propio proyecto y las partes interesadas del proyecto.
Mejores prácticas
El director del proyecto crea la estructura del proyecto, que debe satisfacer las necesidades del proyecto a lo largo de sus fases. La estructura organizativa del proyecto, sin embargo, no puede ser ni demasiado rígida ni demasiado floja, sino que debe encontrar el equilibrio adecuado entre esos dos puntos. El objetivo de la organización de un proyecto es ayudar al equipo a alcanzar el objetivo del proyecto y a dar lo mejor de sí mismo. Por lo tanto, un gestor de proyectos debe analizar los puntos fuertes de los miembros de su equipo para empezar y, cuando se les asigne, preguntarles si se sienten cómodos en sus funciones.
Aunque el organigrama del proyecto fomenta la colaboración de forma rentable, evitando la duplicación y los solapamientos de esfuerzos, sólo tiene un valor limitado. Esto se debe a que sólo ilustra una relación jerárquica entre el equipo, no cómo harán el trabajo. Dicho esto, sigue siendo una herramienta valiosa y parte de cualquier proyecto o cartera bien planificada.
Cómo hacer un organigrama de proyecto
El organigrama del proyecto identificará las funciones y responsabilidades del equipo, pero también detallará los miembros del equipo seleccionados para esas funciones. Esto incluye la identificación de la formación si es necesaria, el reconocimiento de cómo asignar los recursos y la determinación de las formas adecuadas de involucrar a las partes interesadas. Para ello, hay que seguir seis pasos.
Identificar al personal
En primer lugar, ¿quiénes son las personas que están relacionadas con el alcance del proyecto? Son aquellos que tienen un impacto en el proyecto. Son el personal clave. Estas personas pueden abarcar toda la gama, desde los mercadólogos hasta los vendedores, pasando por los jefes de departamento y el personal de TI, los consultores y el personal de apoyo, etc.
Crear un equipo de alta dirección
El siguiente paso es conseguir un equipo que sea responsable del proyecto. Se trata, por supuesto, de aquellas personas que tienen interés en el proyecto y están comprometidas con su éxito. Este equipo suele estar formado por los patrocinadores del proyecto o el cliente, aunque también puede incluir a expertos que ofrezcan orientación a lo largo del proyecto.
3 Asignar coordinadores del proyecto
Es necesario contar con una persona clave, o un grupo de nivel de gestión medio-bajo, que desempeñe las funciones que corresponden a este nivel. Esta persona o grupo ayudará a sincronizar las tareas del equipo. El número de coordinadores vendrá determinado por la envergadura del proyecto, pero siempre hay que centrarse en tres áreas de un proyecto: planificación, técnica y comunicaciones.
Nota a las partes interesadas
Aparte del equipo que ejecutará el proyecto, es clave identificar a las partes interesadas, ya que también se ven impactadas por el proyecto y participan en el desarrollo del mismo.
Identificar las necesidades de formación
A veces los equipos son competentes en sus tareas y con las herramientas que se han proporcionado para ayudarles. Otras veces no lo son y necesitan un periodo de formación antes de poder ejecutar el proyecto. Este es el momento en el que se establece la formación necesaria y se ofrece al equipo. El coordinador del proyecto suele ser quien gestiona esta tarea de actualización de los miembros del equipo.
Crear el organigrama del proyecto
Por último, es el momento de desarrollar el organigrama del proyecto. Primero, revisa los pasos anteriores y luego haz esta representación visual de cómo colaborarán las personas del proyecto, cuáles son sus funciones y dónde se interrelacionan. Puedes utilizar una herramienta gratuita de diagrama de red, como Google Draw, y cuando lo hayas hecho hazlo llegar a las partes necesarias.
En el organigrama del proyecto deben figurar los principales responsables de la toma de decisiones. Cada persona involucrada en el proyecto debe tener una asignación y un rol identificado y las responsabilidades de esos roles claramente definidos. Deben identificarse todos los vínculos que conectan los roles, así como todas las partes interesadas. Asegúrese de que los canales de información y comunicación también están definidos y descritos.
Cómo ayuda ProjectManager.com a la organización del proyecto
Una vez que tenga su estructura y organigrama del proyecto, es importante asegurarse de que esa estructura se mantiene durante el ciclo de vida del proyecto. ProjectManager.com cuenta con las herramientas que los gestores de proyectos o de programas necesitan cuando trabajan en uno o en una cartera de proyectos. Nuestras características aseguran que la organización de su proyecto es sólida con características que mantienen un seguimiento de las carteras de proyectos.
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