Declaración de Misión
La apertura conduce a una ciudadanía mejor informada, lo que conduce a un mejor gobierno y a una mejor política pública. Es la misión y la intención del SECRETARIO DE JUSTICIA DE STOW de cumplir en todo momento con el espíritu y la letra de la Ley de Registros Públicos de Ohio.
Definición de Registros Públicos
Un «registro» se define para incluir lo siguiente: Un documento en cualquier formato -papel, electrónico (incluyendo, pero sin limitarse a, el correo electrónico de negocios)- que es creado, recibido por, o está bajo la jurisdicción del STOW CLERK OF COURTS que documenta la organización, las funciones, las políticas, las decisiones, los procedimientos, las operaciones, u otras actividades de la oficina.
Un «registro público» es un «registro» que está siendo mantenido por esta oficina en el momento en que se hace una solicitud de registros públicos, sujeto a las exenciones aplicables de divulgación bajo la ley de Ohio o federal. Todos los registros públicos deben ser organizados y mantenidos de tal manera que puedan estar disponibles para su inspección y copia.
Cuadro de tiempo de respuesta
Los registros públicos deben estar disponibles para su inspección durante las horas regulares de trabajo. Los registros públicos deben estar disponibles para su inspección con prontitud. Las copias de los registros públicos deben estar disponibles dentro de un período de tiempo razonable. «Rápido» y «razonable» tienen en cuenta el volumen de los registros solicitados, la proximidad del lugar donde se almacenan los registros, la necesidad de cualquier revisión legal y redacción, y otros hechos y circunstancias de los registros solicitados.
El objetivo del SECRETARIO DE JUSTICIA DE STOW es que todas las solicitudes de registros públicos sean acusadas por escrito o, si es posible, satisfechas dentro de los tres días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud por parte de la oficina.
Solicitudes por escrito
No se requiere un lenguaje específico para hacer una solicitud de registros públicos. Sin embargo, el solicitante debe al menos identificar los registros solicitados con suficiente claridad para permitir a la oficina identificar, recuperar y revisar los registros.
El solicitante no tiene que poner una solicitud de registros por escrito, y no tiene que proporcionar su identidad o el uso previsto de los registros públicos solicitados. La política general de esta oficina es no solicitar esta información. Sin embargo, la ley permite que la oficina pida una solicitud por escrito, la identidad del solicitante y/o el uso previsto de la información solicitada, pero sólo si (1) una solicitud por escrito o la revelación de la identidad o el uso previsto beneficia al solicitante al mejorar la capacidad de la oficina para identificar, localizar o entregar los registros públicos que se han solicitado; y (2) se le dice primero al solicitante que no se requiere una solicitud por escrito y que puede negarse a revelar su identidad o uso previsto.
En la tramitación de la solicitud, la oficina no tiene la obligación de crear nuevos registros ni de realizar una búsqueda o investigación de información en los registros de la oficina. Se considera que un registro electrónico existe siempre que un ordenador ya esté programado para producir el registro a través del uso estándar de la oficina de las características de clasificación, filtrado o consulta.
Aunque no es obligatorio por ley, la oficina debe considerar la generación de nuevos registros cuando tenga sentido y sea práctico bajo las circunstancias.
Al procesar una solicitud de inspección de un registro público, un empleado de la oficina puede acompañar al solicitante durante la inspección para asegurarse de que los registros originales no sean tomados o alterados.
Una copia de la edición más reciente del Manual de las Leyes del Sol de Ohio está disponible a través del sitio web del Fiscal General (www.ohioattorneygeneral.gov/YellowBook) con el propósito de mantener a los empleados de la oficina y al público educados en cuanto a las obligaciones de la oficina bajo la Ley de Registros Públicos de Ohio, la Ley de Reuniones Abiertas de Ohio, las leyes de retención de registros y la Ley de Sistemas de Información Personal.
Los registros en forma de correo electrónico, mensajería de texto y mensajería instantánea, incluidos los enviados y recibidos a través de un dispositivo de comunicación de mano, deben ser tratados de la misma manera que los registros en otros formatos, como el papel o la cinta de audio.
El contenido de los registros públicos transmitido a o desde cuentas privadas o dispositivos personales está sujeto a la divulgación. Todos los empleados o representantes de esta oficina están obligados a conservar sus registros de correo electrónico y otros registros electrónicos de acuerdo con los calendarios de retención de registros aplicables.
DENEGACIÓN Y REDACCIÓN DE REGISTROS
Si el solicitante hace una solicitud ambigua o demasiado amplia o tiene dificultades para hacer una solicitud de tal manera que la oficina no puede identificar razonablemente qué registros públicos se están solicitando, la solicitud puede ser denegada, pero la oficina debe entonces proporcionar al solicitante la oportunidad de revisar la solicitud informando al solicitante de la forma en que los registros son mantenidos y accedidos por la oficina.
Si la oficina retiene, redacta o deniega de otro modo los registros solicitados, debe proporcionar una explicación, incluyendo la autoridad legal, para la(s) denegación(es). Si la solicitud inicial se hizo por escrito, la explicación también debe hacerse por escrito. Si algunas partes de un expediente son públicas y otras están exentas, las partes exentas pueden ser redactadas y el resto debe ser divulgado. Al poner los registros públicos a disposición del público para su inspección o copia, la oficina notificará al solicitante de cualquier redacción o hará que la redacción sea claramente visible.
COSTOS DE COPIAS Y ENVÍOS
A quienes buscan registros públicos se les puede cobrar sólo el costo real de hacer copias, no la mano de obra. El cargo por las copias en papel es de 0,05 centavos por página. El cargo por archivos electrónicos descargados en un disco compacto es de $1.00 por disco.
Se puede requerir al solicitante que pague por adelantado los costos reales involucrados en el suministro de la copia. El solicitante puede elegir si desea que el registro se duplique en papel, en el mismo medio en el que se conserva el registro público, o en cualquier otro medio en el que la oficina determine que el registro puede ser razonablemente duplicado como parte integral de las operaciones normales de la oficina.
Si un solicitante pide que se le entreguen los documentos, se le puede cobrar el coste real del franqueo y los suministros de correo, u otros costes reales de entrega. No se cobra por los documentos enviados por correo electrónico.
Gestión de registros
Los registros de la Secretaría del Tribunal de STOW están sujetos a calendarios de retención de registros. Los calendarios actuales de la oficina están disponibles en 4400 Courthouse Drive, Stow, OH 44224, una ubicación fácilmente disponible para el público como lo requiere el Código Revisado de Ohio §149.43(B)(2).
Una versión descargable de esta Política se puede encontrar aquí: Política de Registros Públicos