El cheque como mecanismo de pago está siendo sustituido por el creciente uso de los pagos electrónicos. El número de cheques emitidos en Estados Unidos ha ido disminuyendo desde mediados de la década de 1990. Al mismo tiempo, el número de cheques que se procesan electrónicamente está aumentando.
En lugar de transportar y clasificar los cheques de papel como se hacía en el pasado, las instituciones financieras como los bancos y las cooperativas de crédito y algunas empresas procesan los cheques que reciben electrónicamente.
En línea con esta tendencia, los Bancos de la Reserva Federal redujeron el número de lugares en los que se procesan los cheques de papel. Antes de su iniciativa de reestructuración que comenzó en 2003, los Bancos de la Reserva Federal procesaban los cheques en cuarenta y cinco lugares. Desde el 26 de febrero de 2010, los Bancos de la Reserva Federal han procesado todos los cheques de papel en un solo lugar.
Uno de los impulsos iniciales para la electronificación de los cheques se produjo cuando se permitió por primera vez a las empresas, en 2002, capturar la información de la línea de reconocimiento de caracteres de tinta magnética (MICR) que se encuentra en la parte inferior de un cheque de consumidor, guardar una imagen del cheque y procesar el pago como una transacción de la cámara de compensación automatizada (ACH). Las empresas que reciben un gran número de cheques en papel, como los procesadores de tarjetas de crédito, las empresas de servicios públicos y las compañías telefónicas y de cable, aprovecharon este cambio.
El cambio del papel al formato electrónico avanzó en octubre de 2004 cuando entró en vigor la Ley de Compensación de Cheques para el Siglo XXI. Esta legislación -comúnmente llamada Check 21- facilitó el cobro electrónico de cheques al introducir un nuevo instrumento negociable llamado «cheque sustituto». Un cheque sustitutivo es una copia especial en papel del anverso y reverso de un cheque original que es el equivalente legal del original. Anteriormente, para cobrar los cheques por vía electrónica, todas las instituciones financieras que participaban en el proceso de cobro tenían que aceptarlo. De lo contrario, los cheques originales en papel debían presentarse en la entidad en la que se habían librado. Con Check 21, las instituciones que deseen procesar los cheques electrónicamente pueden hacerlo siempre que, si en el proceso de cobro de un cheque se encuentran con una institución que insiste en recibir elementos en papel, proporcionen a esa institución un cheque sustituto creado a partir del archivo de imagen electrónica.
En la actualidad, la Reserva Federal recibe casi todos los cheques que procesa para su compensación como imágenes de cheques electrónicos. Independientemente de si los cheques se procesan como elementos de papel o electrónicos, las instituciones financieras tienen varias formas alternativas de recibir el pago o compensar los cheques depositados en ellas.
En 2009, los cheques interbancarios, que son cheques que se depositan y giran en diferentes instituciones de depósito, representaron alrededor del 74 por ciento de los cheques pagados ese año. El 26 por ciento restante fueron cheques «on-us», que se depositan y giran contra la misma institución depositaria.
Para cobrar los cheques on-us, la institución realiza los asientos correspondientes en sus libros, cargando la cuenta del pagador y abonando la del depositante. Para cobrar el resto de los cheques interbancarios, una institución financiera puede:
- presentar los cheques en papel o transmitir las imágenes de los cheques directamente al banco pagador,
- enviar los cheques en papel o las imágenes de los cheques a un corresponsal para su cobro,
- intercambiar cheques, en papel o en formato electrónico, con un grupo de bancos que participen en un acuerdo de cámara de compensación, o
- enviar los cheques en papel o las imágenes de los cheques a un Banco de la Reserva Federal para su cobro.
Generalmente, las instituciones financieras más pequeñas que captan depósitos depositan los cheques para su compensación en un Banco de la Reserva Federal o en un corresponsal. Un corresponsal puede ser un banco comercial más grande, un banco de banqueros o una cooperativa de crédito corporativa. Las instituciones más grandes pueden depositar exclusivamente en un Banco de la Reserva Federal o utilizar una combinación de métodos para compensar los cheques. Todas las instituciones depositarias, ya sea directamente o en conjunto con un corresponsal, pueden depositar cheques en un Banco de la Reserva Federal. Los depósitos de cheques se reciben en forma de fajos de cheques en papel llamados «cartas de cobro» o, más comúnmente, en archivos informáticos de cheques con imagen llamados «cartas de cobro con imagen». Los Bancos de la Reserva Federal cobran a los depositantes una comisión por los servicios de compensación de cheques.
Cuando las cartas de efectivo o las cartas de efectivo de imagen se depositan en los Bancos de la Reserva Federal, abonan la cuenta de la Reserva Federal de la institución depositante o de su corresponsal. Los Bancos de la Reserva cargan la cuenta de la Reserva Federal de la institución pagadora o de su corresponsal cuando los cheques girados contra la institución pagadora se presentan a dicha institución para su pago. Una entidad pagadora puede optar por recibir los cheques librados contra ella en archivos de imagen o en papel. Si la entidad financiera opta por recibir las presentaciones de cheques en papel, lo más probable es que reciba cheques sustitutivos. A continuación, la institución pagadora realiza un cargo en las cuentas de los clientes que han emitido los cheques de acuerdo con su contrato de cuenta.
El Reglamento CC de la Junta de Gobernadores del Sistema de la Reserva Federal y ciertas leyes estatales limitan el tiempo que las instituciones financieras pueden retener los fondos depositados mediante cheque antes de ponerlos a disposición de un depositante para su retirada.