Tal vez te preguntes, «¿Qué es el proceso de toma de decisiones?» y «¿Cómo lo utilizo para tomar grandes decisiones?»
En este artículo, expondré los 7 pasos del proceso de toma de decisiones que te guiarán hacia una gran toma de decisiones.
También proporcionaré ejemplos a lo largo del camino, para que sepas cómo aplicar cada paso del proceso a cualquier problema que encuentres.
Yo uso estos 7 pasos para todas mis decisiones importantes.
En realidad, este proceso me ha ayudado a lograr muchos éxitos hasta la fecha, desde la construcción de aplicaciones de 5 estrellas en el iPhone y Android hasta el mantenimiento de una relación amorosa y satisfactoria con mi esposa durante más de 7 años.
¡Vamos a sumergirnos de lleno!
Enlaces rápidos
- Los 7 pasos del proceso de toma de decisiones
- Describir el problema
- Crear soluciones potenciales
- Recoger datos
- Evaluar las opciones
- Elegir una opción
- Tomar medidas
- Evaluar el impacto
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Los 7 pasos del proceso de toma de decisiones
Hay un par de procesos diferentes de toma de decisiones (o de resolución de problemas) que se utilizan en las empresas líderes y en la industria.de problemas) utilizados por las empresas líderes y enseñados por las mejores universidades, pero todos ellos, de una manera u otra, mencionan los 7 pasos que vamos a repasar ahora.
Paso #1: Describe el problema, reto u oportunidad
¿Cuál es el problema específico que debes resolver, o el reto que debes superar, o la oportunidad que deseas aprovechar?
Ser capaz de describir tu objetivo de forma sucinta es una señal de que realmente lo entiendes.
Trata de darte cuenta si tienes problemas para describir tu objetivo, o si tu respuesta a la pregunta anterior es prolija y serpenteante.
Haz una pausa en este paso hasta que tengas la seguridad de que sabes en qué debes centrarte.
A veces escribir puede aportar claridad. Si los pensamientos en su cabeza son serpenteantes e inconexos, escribirlos forzará la estructura y la conexión.
Describir su objetivo en voz alta puede ser una gran comprobación para la comprensión.
Pida a un amigo o colega que escuche. Si entienden lo que quieres decir, y lo que es más importante, tú también, vas por buen camino.
Ejemplo
¿Recuerdas la última vez que tuviste un problema que resolver con tu jefe?
¿Describiste el problema más o menos así:
«Nunca sé en qué trabajar. Mi jefe me envía cosas para hacer en momentos aleatorios, y no estoy seguro de qué es lo más importante. Cuando se acerca a mi mesa, tengo miedo de que interrumpa lo que estoy haciendo para hacerme trabajar en algo totalmente diferente.»
O más bien así:
«Necesito poder priorizar en qué estoy trabajando en cada momento.»
La segunda descripción es más específica y clara.
Comparada con la primera descripción, la segunda me hace sentir más seguro de resolver el problema correcto si sigo el resto del proceso.
Paso #2: Crear un conjunto de posibles soluciones o respuestas
Para aquellas decisiones que has tomado antes, puede que tengas una fuerte intuición sobre la mejor respuesta.
En muchos casos, seguir tu instinto puede ahorrarte tiempo y energía.
Pero para esas decisiones peliagudas en territorio desconocido, ¿puedes idear alguna forma creativa de lograr tu objetivo?
Tu primera idea rara vez es la mejor opción.
Pedir ayuda a la gente es una forma habitual de generar posibles soluciones o respuestas. Pero, ¿a quién preguntar?
Lo ideal es preguntar a un experto. Puede ser un experto en la materia, o puede ser un confidente de confianza que sea experto en ti.
Sí, tu madre es prácticamente una experta en todo, porque se le ocurrirán ideas que se adaptan bien a ti.
Lo ideal es que hables con ambos tipos de expertos.
Las decisiones difíciles rara vez son de talla única. La solución correcta requiere entender la situación, pero también entender dónde encaja usted o su empresa en esa situación.
Ejemplo
Para muchas personas, elegir a qué universidad ir es una de las decisiones más importantes de la vida.
Determina la trayectoria de toda tu carrera, e incluso puede influir en el tipo de persona con la que te casas y en cómo puedes formar tu familia.
La mejor estudiante de mi clase del instituto entró en Stanford, pero la rechazó.
Al principio me sorprendió, hasta que me enteré de cómo había tomado su decisión.
Sólo con hablar con los expertos en carreras profesionales, Stanford habría sido la elección obvia. Según el US News College Rankings, está entre las 10 mejores a nivel nacional.
Pero ella no se limitó a consultar listas de expertos y consejeros de clase. Nuestra valedora habló con su familia y también con su pastor.
A partir de estas conversaciones, poco a poco se dio cuenta de lo importante que era para ella estar cerca de la familia y de la iglesia.
Eligió solicitar algunas universidades más cercanas a su casa, y fue aceptada en una bastante buena.
Por cierto, le va bien, ya que se ha graduado en una prestigiosa facultad de medicina para convertirse en médico.
Paso #3: Recoger datos
¿Cómo puedes recoger datos para cada una de las posibles soluciones / respuestas? Las mejores decisiones suelen estar basadas en datos.
Tanto los datos cuantitativos como los cualitativos son útiles para tomar decisiones.
Los datos cuantitativos se expresan en números. Te dicen lo que está sucediendo.
Los datos cualitativos se expresan en palabras. A menudo le dicen por qué está sucediendo.
Hay muchas maneras de recopilar datos.
Algunas de las más útiles y más fáciles de implementar son las encuestas, las entrevistas y las observaciones.
La investigación en línea también es una forma importante de recopilar información para su decisión, pero asegúrese de comprobar que sus fuentes son creíbles.
Ejemplo
Hace un par de años, estaba ayudando a una startup tecnológica a impulsar el crecimiento de sus clientes.
En primer lugar, quería entender el embudo de adquisición de clientes.
¿Cuántas personas visitaban el sitio? De los que lo visitaban, ¿cuántos se registraban en el servicio?
De los que se registraban, ¿cuántos se quedaban? Y de los que se iban, ¿cuánto tiempo se quedaban?
Estos datos cuantitativos me indicaron cuál era el problema. Mucha gente abandonaba el servicio al poco tiempo.
Era estupendo saber dónde centrar nuestra atención, pero aún no sabíamos cómo solucionar el problema. Para ello necesitábamos recopilar datos cualitativos para poder entender por qué la gente se iba.
Implementamos una encuesta, preguntando a la gente por qué abandonaba el servicio. Nos dimos cuenta de una tendencia: la mayoría de la gente se iba porque el servicio era demasiado lento.
Durante los seis meses siguientes nos centramos en acelerar el servicio y desechamos los planes de añadir ofertas adicionales. Como resultado, menos personas se fueron y aumentamos el crecimiento de clientes en un 27%.
Paso #4: Evaluar cada opción
Después de recopilar los datos, podemos utilizarlos para medir los pros y los contras de cada una de las posibles soluciones / respuestas.
Una vez que medimos los pros y los contras, podemos clasificar las opciones.
Puede ser difícil clasificar las opciones cuando la base de la clasificación no es obvia. A veces puede parecer que estás clasificando manzanas y naranjas.
En estas situaciones, una rúbrica es realmente eficaz. Simplemente elija unos pocos factores importantes para su decisión, y dé a cada opción una puntuación para cada factor.
Luego sume las puntuaciones, y clasifique en base a la puntuación.
Aunque también consulte su intuición.
Nuestra intuición traduce los aprendizajes de toda nuestra vida en emociones y sensaciones físicas «viscerales» para ayudar a nuestra toma de decisiones.
Si la rúbrica y tu intuición apuntan a la misma solución, merece la pena prestar atención.
Ejemplo
Después de casarnos, mi mujer y yo planeamos nuestra luna de miel. Durante 3 semanas podíamos ir a cualquier parte del mundo.
Pronto nos vimos atrapados en una paradoja de elección. Hicimos una lista de 10 regiones diferentes del mundo para visitar, desde el sudeste asiático hasta Escandinavia.
Para ayudarnos a elegir, creamos una rúbrica con los siguientes factores: clima, distancia de casa, calidad romántica, actividades al aire libre y comida.
Puntuamos cada factor sobre 10 puntos, por lo que cada destino podía obtener una puntuación máxima de 50.
El sudeste asiático obtuvo 45 puntos, y Sudáfrica, 42.
Aunque estas puntuaciones eran bastante ajustadas, nuestra intuición nos había dicho el sudeste asiático todo el tiempo. Elegimos ese destino, seguros de que nuestra intuición y los datos estaban alineados.
Paso #5: Elegir una solución o respuesta
¿Qué opción es la mejor? Para qué opción los pros superan más a los contras?
Elegir es un arte, ya que casi nunca hay una solución milagrosa que garantice el éxito sin coste alguno.
El cuidado con el que elijas debe estar guiado por lo reversible que sea la elección.
Básicamente, si puedes revertir tu decisión fácilmente y con poco coste, entonces importa menos qué decisión tomes primero. Usted puede probar algo para ver si funciona, y luego probar otra cosa más tarde si no lo hace.
Pero si la decisión es permanente y una cuestión de gran consecuencia, entonces usted necesita ser muy cuidadoso al elegir.
Ejemplo
Zappos famosamente encontró el éxito al ofrecer cambios y devoluciones increíblemente fáciles para sus zapatos.
Comprar zapatos online puede ser complicado porque no puedes ver cómo te quedan.
Si Zappos no ofreciera cambios fáciles y gratuitos, tu decisión de compra sería permanente y tendrías que estar seguro de qué pares de zapatos comprar.
Podrías no comprar nunca nada, porque los datos críticos para tomar tu decisión serían imposibles de recopilar antes de comprar.
La realidad es que tu decisión de compra es reversible y de bajo coste, por lo que puedes comprar zapatos en Zappos sin estar 100% seguro de tu decisión.
Millones de personas no tienen problemas para tomar decisiones de compra en Zappos cada año, lo que supone más de 2.000 millones de dólares en ventas anuales para la compañía.
Paso nº 6: Pasar a la acción
¿Cómo puedes ejecutar tu decisión de forma más efectiva?
Elegir es difícil, pero llevar a cabo esa elección puede ser igual de difícil.
En el caso de las decisiones complejas, merece la pena dedicar tiempo por adelantado a averiguar cómo actuar. Puede ahorrar dolores de cabeza en el futuro.
En algunos casos, la velocidad y la eficiencia son importantes. El pájaro madrugador se lleva el gusano.
En muchos otros casos, sin embargo, la velocidad juega en su contra. Son casos en los que esperar tiene una ventaja, porque da tiempo a reunir más información o a que la situación cambie a mejor.
Ejemplo
En el mundo de la construcción de software, hay muchas formas de construir lo mismo.
Eso es parte de lo que hace divertida la ingeniería de software, pero también es lo que dificulta la toma de decisiones.
Hace un par de años, mi equipo estaba construyendo una tecnología para transmitir en directo las pizarras de las aulas a los estudiantes que aprendían matemáticas en sus teléfonos en casa.
Los ingenieros investigaron formas de construir este software realmente genial, y votaron por un enfoque que llevaría 3 meses.
Era marzo, y no necesitábamos el nuevo software hasta la temporada de vuelta al cole en septiembre. Decidimos posponer la decisión de un enfoque durante un par de meses.
En abril, un ingeniero encontró un enfoque alternativo mientras investigaba un proyecto totalmente distinto.
Este enfoque alternativo recortaría 2 meses del plazo original.
Debido a que pasamos tiempo por adelantado pensando en el mejor plan de ataque, nos dimos cuenta de que esperar tenía una ventaja.
Porque esperamos, nos ahorramos un montón de tiempo para dedicarlo a otros proyectos interesantes.
Paso #7: Evalúe el impacto de su decisión y corrija el rumbo si es necesario
¿Logró sus acciones sus objetivos? Si no, ¿por qué no?
Es fácil pasar por alto este paso crítico y pasar al siguiente problema, pero no deje que eso le ocurra.
En su lugar, planifique con antelación y piense en cómo evaluará si el problema se ha resuelto.
Por lo general, medir un síntoma del problema y observar si ha desaparecido o se ha reducido en gran medida funciona bien.
Un síntoma podría ser cualquier cosa, desde el dolor de las articulaciones después de un entrenamiento hasta un indicador clave de rendimiento como la tasa de abandono de clientes.
Ejemplo
He compartido documentos en Google Drive un millón de veces.
Sin embargo, la semana pasada uno de mis socios de inversión no recibió algo que compartí con él.
Compartí el documento de nuevo. Compartir suele funcionar, así que pensé que era una casualidad y que no hacía falta volver a comprobarlo.
Al día siguiente, me entero de que sigue sin recibir el documento. Es un contrato que tiene que firmar, y con cada día que pasa hay una posibilidad de que alguien más se haga con la oportunidad de inversión.
Finalmente me fijo más en cómo estoy compartiendo. Me doy cuenta de que hay una errata en la dirección de correo electrónico que estoy utilizando.
La comparto de nuevo, pero esta vez le digo que lo compruebe enseguida. Lo ve en su bandeja de entrada, lo firma y cerramos el trato el mismo día.
Habilidades para la toma de decisiones
Ahora que te sientes cómodo con el proceso de toma de decisiones, aquí tienes algunos recursos que te ayudarán a mejorar.
- Describe el problema con precisión con el análisis de la causa raíz
- Crea más soluciones con la lluvia de ideas
- Aprende los mejores métodos de recogida de datos
Ahora te toca a ti
He dicho un montón, ¡ahora me gustaría saber tu opinión!
¿Cómo de útil ha sido este artículo? Cómo podría mejorarlo?
¿Cuál es el paso del proceso de toma de decisiones que más te cuesta?
¿Cuál es una habilidad que crees que es importante?