Introducción a la planificación estratégica
La planificación estratégica es el proceso de documentar y establecer la dirección de su pequeña empresa, evaluando tanto dónde está como hacia dónde va. El plan estratégico le ofrece un lugar para registrar su misión, visión y valores, así como sus objetivos a largo plazo y los planes de acción que utilizará para alcanzarlos. Un plan estratégico bien redactado puede desempeñar un papel fundamental en el crecimiento y el éxito de tu pequeña empresa, ya que te indica a ti y a tus empleados cuál es la mejor manera de responder a las oportunidades y los desafíos.
A pesar de los beneficios de contar con un plan estratégico, un número cada vez mayor de propietarios de pequeñas empresas no se están centrando en las estrategias a largo plazo de sus negocios. En una encuesta realizada por Constant Contact en 2018 a 1.005 propietarios de pequeñas empresas, el 63% dijo que sólo planifica con un año (o menos) de antelación.
Si eres uno de estos propietarios de pequeñas empresas, no es demasiado tarde para pensar de forma diferente. Su éxito futuro depende de una planificación estratégica eficaz. Se trata de un proceso de mirada al futuro que debe involucrar a toda su empresa, y las discusiones pueden conducir a cambios significativos en su negocio. La planificación estratégica consiste en analizar la empresa y establecer metas y objetivos realistas. Esto lleva a la creación de un documento formal que expone los puntos de vista y las metas de la empresa para el futuro.
Beneficios de la planificación estratégica
El proceso de planificación estratégica puede llevar algún tiempo, pero es beneficioso para todos los implicados. Como propietario de la pequeña empresa, tendrá una mejor idea de las metas y objetivos que desea alcanzar y un camino para hacerlo. Para sus empleados, el proceso puede fomentar un aumento de la productividad, lo que contribuye al éxito de la empresa.
Comunicación de su plan estratégico
El proceso de planificación estratégica debe implicar a sus empleados. Sus empleados están involucrados en las operaciones diarias y pueden proporcionarle una visión única de la empresa. Los empleados pueden compartir con usted lo que creen que funciona y no funciona con el negocio en la actualidad, lo que puede informar su planificación para el futuro.
Además de sus empleados, es beneficioso llegar a personas fuera de su empresa para obtener sus opiniones. Al igual que sus empleados, los proveedores tienen una perspectiva única sobre su industria. Hable con ellos sobre el negocio y obtenga sus opiniones sobre cómo creen que puede cambiar el panorama empresarial en el futuro.
La Administración de Pequeñas Empresas de Estados Unidos recomienda que el proceso de planificación estratégica sea flexible. Cuando se reúna con sus empleados y con cualquier persona ajena a la empresa, recuerde que las conversaciones deben fomentar nuevas ideas y pensamientos.
Aumentar la productividad
Involucrar a sus empleados en el proceso de planificación estratégica también significa que reciben un sentido de responsabilidad que puede aumentar la productividad. Tanto si han contribuido en el proceso como si han sido informados de las metas y objetivos de la empresa después de la creación del plan estratégico, será más probable que quieran ayudarle a alcanzar esos objetivos.
Identificar los puntos fuertes y débiles
Como parte del proceso de planificación estratégica, examinará y analizará toda su empresa. Analizará lo que su empresa hace bien y las áreas en las que aún debe mejorar. Al identificar los puntos fuertes y débiles actuales de su negocio, el proceso le da a usted y a sus empleados la oportunidad de mejorar en el futuro y de convertirse en un negocio duradero minimizando los riesgos.
Aunque tenga una buena idea de en qué destaca su negocio y de las áreas que deben mejorarse, no olvide involucrar a sus empleados. Puede que te digan algo que no se te haya ocurrido.
Definir la dirección de la empresa y fomentar un negocio proactivo
Al final del proceso de planificación estratégica, usted y sus empleados deberían tener una dirección clara de hacia dónde quieren que vaya la empresa en el futuro. Estas discusiones y el propio proceso de planificación ayudan a situar a la empresa en la mejor posición para tener éxito en el futuro.
La planificación estratégica le da a usted y a su empresa tiempo para averiguar cómo crecer en los próximos años y cómo abordar las nuevas oportunidades y desafíos. Piense en los retos o problemas a los que puede enfrentarse su empresa dentro de cuatro o cinco años y planifique en consecuencia, para que su negocio no tropiece en el camino.
Conceptos erróneos de la planificación estratégica
Hay muchos conceptos erróneos de la planificación estratégica. Desde no tener suficiente tiempo o pensar que sólo beneficia a las empresas más grandes, hasta el temor de que usted ponga su negocio en el camino equivocado, hay una variedad de razones por las que los propietarios de negocios pueden ser cautelosos con la planificación estratégica. Pero no se alarme; la planificación estratégica puede ayudar a su empresa -grande o pequeña- y los beneficios superan con creces cualquier percepción negativa.
Independientemente del tamaño de su empresa, un plan estratégico es beneficioso. Tanto si se trata de una pequeña empresa como de una gran corporación con cientos o miles de empleados, la planificación estratégica le ayuda a asegurarse de que la empresa va en la dirección correcta.
¿Pero cómo sabe si está dirigiendo la empresa en la dirección correcta? Las fases iniciales de la planificación estratégica se centran en la investigación y los debates. Las decisiones que toma durante la planificación estratégica no se basan en suposiciones; se basan en la investigación y la información que ha reunido al hablar con sus empleados y con personas ajenas a su empresa.
El proceso de planificación estratégica puede parecer desalentador al principio, pero cuando entiende lo que implica y cómo hacerlo, no es tan complicado. Lleva tiempo, pero la cantidad que invierta en el proceso se verá recompensada cuando todos los miembros de su empresa trabajen para lograr las metas y los objetivos que ha establecido.
El proceso tampoco frena la creatividad. Cuando se reúne con sus empleados para la planificación estratégica, está pidiendo a todos que mantengan un debate y una lluvia de ideas. El proceso de planificación estratégica pone las mentes de todos juntas para pensar en ideas creativas.
Si pasa por el proceso de planificación estratégica una vez, no piense que no tendrá que volver a hacerlo. El plan estratégico es un documento vivo; debe cambiar con el tiempo. No es raro que los propietarios de empresas creen un plan estratégico con sus empleados y rara vez -o nunca- revisen el documento. Revisar y evaluar su plan estratégico con regularidad le ayudará a mantener la responsabilidad y el rumbo para alcanzar sus metas y objetivos.
¿Qué hace que la planificación estratégica tenga éxito?
La planificación estratégica exitosa implica un esfuerzo de equipo entre usted y sus empleados, así como entre usted y sus proveedores y otras personas externas. Cuanto más involucre a sus empleados en la planificación estratégica, mejor entenderán la estrategia que quiere tener para su negocio.
La planificación estratégica también debe ser flexible. Aunque es necesario tener metas y objetivos para tu negocio, también tienes que ser capaz de adaptarte a los cambios. Puede que te lleve más tiempo del esperado alcanzar un objetivo concreto; reconoce que esto no es un problema y que puedes incorporar cambios a tu plan para situarte en una mejor posición para tener éxito.
Cuando la planificación estratégica tiene éxito, todos en su empresa están en la misma página con la dirección y los objetivos del negocio. Cada individuo entiende lo que hace que el negocio sea más fuerte y lo que necesita ser trabajado. Y es más probable que cada persona quiera contribuir al crecimiento y al éxito de la empresa.
¿Cuándo se debe hacer la planificación estratégica?
Cuando se trata de la planificación estratégica, es mejor empezarla cuanto antes. No necesariamente tiene que hacerse en los primeros días o semanas de vida de la empresa-puede que quiera estar en el negocio durante unos meses para tener una mejor idea de lo que funciona y lo que no.
Pero incluso si ha sido dueño de su negocio durante mucho tiempo, no es demasiado tarde para empezar con la planificación estratégica. Nunca es un mal momento para sentarse a pensar en el estado actual de su empresa y en dónde quiere estar en los próximos cinco a diez años. Cuando esté preparado, reúna a su equipo y programe reuniones periódicas dedicadas a la planificación estratégica.
¿En qué se equivocan los planes estratégicos?
La planificación estratégica es un compromiso continuo. Incluso si usted pasa por una ronda inicial de planificación estratégica y conduce al desarrollo del primer plan estratégico de su negocio, todavía no está terminado. El plan tiene que ser implementado.
Los planes estratégicos también pueden ir mal si las metas y objetivos que se establecen son poco realistas. Todo propietario de una empresa quiere ver crecer su negocio y tener éxito, pero si establece un ritmo de crecimiento demasiado ambicioso, podría desanimarle a usted y a sus empleados.
Un plan estratégico exitoso requiere compromiso. Todo su equipo tiene que estar centrado en el negocio y en llevar a cabo el plan estratégico. Si el plan estratégico no se utiliza con regularidad o como base del negocio, usted y sus empleados pueden perder de vista la dirección y los objetivos de la empresa.
Las tres razones principales por las que fracasa la implementación de la estrategia:
- Mala comunicación
- Falta de liderazgo
- Utilizar medidas erróneas
Revisar y actualizar su plan estratégico
Un plan estratégico es un documento vivo. No dedique tiempo a crear un plan estratégico y luego lo deje en la estantería para que coja polvo. Viva de acuerdo con él. Y actualice regularmente su plan estratégico. La frecuencia con la que debe actualizar su plan estratégico depende del funcionamiento de su empresa.
Si su empresa trabaja en un sector de ritmo rápido y puede verse afectada por factores externos cambiantes, debe revisar y actualizar su plan estratégico con mayor frecuencia. Por ejemplo, si su negocio opera dentro de la industria tecnológica en constante evolución, probablemente querrá revisar su plan estratégico después de cada trimestre.
Como mínimo, debería revisar su plan estratégico cada año. Cuando revisa su plan estratégico, está examinando las suposiciones realizadas y comprobando en qué punto se encuentra su negocio en relación con esas suposiciones. Lo que hace un año creía que serían retos y amenazas para su empresa puede no ser lo mismo ahora. No tenga miedo de cambiar cualquier parte del plan estratégico. Si los factores externos están teniendo un mayor impacto en su negocio de lo que pensó inicialmente, es posible que tenga que cambiar sus objetivos o metas.
La revisión periódica es también una buena oportunidad para volver a consultar a sus empleados. Tus empleados te ayudaron a crear el plan estratégico del negocio y están tan involucrados en el éxito del mismo como tú. Hágales un resumen de la situación actual de la empresa. Hable con ellos para ver si las cosas han mejorado o si todavía tienen preocupaciones con el negocio, o si alguna de sus preocupaciones iniciales ha cambiado.
Después de revisar el plan estratégico, comparta cualquier cambio con su equipo. Incluso si no ha realizado ningún cambio, es una buena oportunidad para dar al resto de la empresa su opinión sobre el estado del negocio y confirmar que las cosas van por el buen camino. También puedes animar a tus empleados a seguir trabajando duro para alcanzar las metas y objetivos del plan estratégico.
El proceso de planificación estratégica
Cuando se trata del proceso de planificación estratégica, piense que tiene tres fases: discusión, desarrollo y revisión y actualización. El objetivo del proceso de planificación estratégica es asegurar que todos en la empresa estén alineados cuando se trata de las metas y objetivos de su pequeña empresa, así como crear un documento formal del plan estratégico.
Fase de debate
La fase de debate tiene como objetivo reunir la mayor cantidad de información, opiniones y aportaciones posibles. Establezca una reunión programada regularmente con los empleados y cualquier otro personal de su empresa que vaya a participar en la planificación estratégica. Asegúrese de tener un orden del día y unas expectativas claras sobre lo que quiere conseguir en cada reunión. Esto mantendrá el rumbo de las discusiones y ayudará a evitar distracciones. En las primeras reuniones, intente responder a preguntas que le ayuden a definir la situación actual de la empresa, como «¿Dónde estamos ahora?» y «¿Dónde están nuestros competidores?». Una vez que tenga una buena idea de dónde se encuentra el negocio, podrá centrarse en detalles específicos en futuras reuniones.
Además de las reuniones periódicas con los empleados de su empresa, también puede ponerse en contacto con proveedores, inversores, analistas y otras personas ajenas a su empresa para recabar información. Las personas externas tendrán una perspectiva única no sólo de su negocio, sino también de la industria en la que opera. Obtener sus opiniones sobre hacia dónde creen que va el sector y qué creen que cambiará en el futuro puede ayudarle a elaborar su plan estratégico y a determinar dónde quiere que esté su empresa en el futuro.
También puede realizar un análisis DAFO. DAFO son las siglas de Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas. Cuando realice un análisis DAFO, usted y sus empleados examinarán lo que su negocio hace bien, dónde puede mejorar, cualquier oportunidad futura que se pueda aprovechar y que pueda facilitar el crecimiento y el éxito, y cualquier competidor o factor externo que pueda impedir que el negocio tenga éxito.
Sus puntos fuertes deberían ser bastante fáciles de identificar. Cuando hable de las debilidades de su negocio, no tenga miedo de ser sincero. Todos los negocios tienen puntos débiles y cosas en las que hay que trabajar. Cualquier debilidad que usted y sus empleados observen significa que es algo que se intentará mejorar en el futuro con una iniciativa detallada que se describe en el plan estratégico.
Las oportunidades de las que dispone su empresa pueden ser bastante claras, mientras que identificar las amenazas para su negocio puede ser más difícil. Hablar con personas ajenas a la empresa debería darle una buena idea de hacia dónde podría dirigirse el sector y si hay algún competidor o desafío importante en camino. Si usted puede identificar una serie de amenazas y desafíos para su negocio desde el principio, le pone en una mejor posición para hacer frente a ellos si y cuando se encuentran en el camino.
Fase de desarrollo
Después de haber recopilado toda la información, es el momento de la fase de desarrollo. Aquí es cuando empezarás a elaborar el plan estratégico de tu negocio. Un plan estratégico consta de cinco componentes clave: una declaración de visión, una declaración de misión, metas y objetivos, un plan de acción y detalles sobre la frecuencia con la que se revisará y actualizará el plan estratégico.
Decida con sus empleados qué utilizará para crear el plan estratégico. Va a comprar un software que le ayude a crear y albergar el plan? O va a crear el plan usted mismo y guardarlo en la nube para facilitar el acceso?
Cuando cree metas y objetivos para su negocio, asegúrese de que sean realistas y medibles. Trabaja con tus empleados para crear metas y objetivos para al menos los próximos uno o tres años. Y discuta cómo se medirán y seguirán estas metas y objetivos.
Por ejemplo, si tiene un objetivo de aumentar las ventas en un 10% en el próximo año, puede seguirlo midiendo las cifras de ventas. Igualmente importante es tener un plan de acción para lograr estas metas y objetivos. Si quiere aumentar las ventas un 10% en un año, puede incluir en su plan de acción más marketing y difusión en las redes sociales. Si un plan de acción no ayuda a su negocio a alcanzar sus objetivos, el plan debe ser reescrito.
Fase de revisión y actualización
Una parte fundamental del plan estratégico debe abordar la frecuencia con la que se revisará y actualizará. Designe a alguien que sea responsable de revisar, actualizar y compartir cualquier cambio con el resto de la empresa. Ya sea usted u otro empleado, querrá asegurarse de que todos los miembros de la empresa sean conscientes de los cambios y de cómo afectan al plan estratégico general.
El plan estratégico está pensado para ser un documento fluido; no caiga en la trampa de crear el documento y dejarlo reposar en una estantería durante años. Si ha desarrollado objetivos y planes de acción significativos, deberían ayudar a revisar regularmente el plan estratégico. Por ejemplo, si su plan de acción requiere que ponga cifras de ventas cada trimestre para hacer un seguimiento de los ingresos, podría aprovechar ese tiempo para revisar el resto del plan.
También puede establecer una alerta para revisar el plan estratégico de forma regular. Ya sea cada pocos meses, cada trimestre o cada año, una alerta recurrente puede ayudarle a revisar y actualizar el documento.
Cuando esté revisando su plan estratégico, es posible que descubra que no va por buen camino para cumplir un objetivo o una meta que haya establecido previamente. No se deje llevar por el pánico. Vuelva a evaluar la situación y, si es necesario, discuta los problemas con sus empleados. Averigua qué ha fallado y por qué tu empresa no va por buen camino; quizá el objetivo era demasiado ambicioso o no era realista. Cambie la meta o el objetivo y actualice el plan de acción para ayudarle a retomar el camino.
También puede descubrir que su pequeña empresa ha alcanzado una meta u objetivo antes de lo que pensaba. Si es así, puedes crear una nueva meta u objetivo en el que trabajar, o tratar de mantener el progreso que ya has hecho. Comente las ideas con sus empleados para ver qué creen que es posible.
Lista de comprobación de la plantilla de planificación estratégica
Una buena plantilla de planificación estratégica es como una lista de comprobación. La plantilla incluirá diferentes secciones para que usted complete y le ayudará a cubrir una variedad de temas. El uso de una plantilla exhaustiva le ayudará a asegurarse de tener un plan estratégico completo para su negocio.
Puede utilizar un software informático para su plantilla de planificación estratégica, o puede crear la suya propia con Microsoft Word o Excel. También puede descargar nuestra plantilla de planificación estratégica para utilizarla.
- En la parte superior de su plantilla, etiquete «Resumen ejecutivo» y proporcione una visión general de su negocio. Incluya el período de tiempo que está considerando para el plan estratégico de su negocio; por ejemplo, si el plan estratégico ofrece una perspectiva de tres a cinco años.
- Debajo de esta sección habría información sobre «Su empresa». Aquí es donde pondrá su declaración de misión, visión, valores e información sobre el liderazgo.
- Una sección sobre «Investigación» incluirá información sobre sus clientes y consumidores, los competidores y el sector.
- También puede crear una sección sobre «Productos y servicios», que detallará cualquier producto que venda, la estrategia de precios, los sistemas y capacidades de entrega y los proveedores.
- Una sección de su plantilla debería centrarse en las «Metas medibles». Deben ser metas u objetivos realistas que quieras que tu negocio alcance en el periodo de tiempo que hayas establecido. No olvide incluir detalles sobre cómo se medirá el progreso de cada meta u objetivo.
- Ya sea que lo incluya dentro de la sección de Metas Medibles o como un grupo independiente en la plantilla, no se olvide de sus «Planes de Acción». Esto proporciona una visión general de cómo usted y sus empleados van a lograr sus objetivos y planes de negocio.
- También puede poner su análisis DAFO en la plantilla. Enumere las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas identificadas con su negocio. Recuerde que debe ser honesto y sincero. Cuando revise su plan estratégico en el futuro, puede hacer referencia al análisis DAFO inicial y comprobar qué ha cambiado.
- La última sección debe detallar «Revisiones y actualizaciones». Explique con qué frecuencia debe revisarse el plan (cada pocos meses, trimestralmente, anualmente, etc.). Proporcione una lista de personas que deberían ser responsables de revisar y actualizar el plan estratégico, así como de comunicar cualquier cambio con la empresa en general.
Ejemplos de planificación estratégica
Los planes estratégicos pueden variar, dependiendo del tipo de negocio que usted opera o de la industria en la que se encuentra. Aquí hay algunos ejemplos de diferentes planes estratégicos:
Planes estratégicos para empresas
Un plan estratégico para una empresa incluirá la declaración de la misión y la visión de la compañía, así como sus metas y objetivos y los planes de acción para alcanzarlos.
El plan estratégico es diferente de un plan de negocios. El plan de negocio suele utilizarse para ayudar a poner en marcha la empresa y adquirir los fondos necesarios para abrir las puertas. Un plan estratégico esboza la estrategia para el crecimiento y el éxito en el futuro mediante el uso de los recursos existentes.
El plan estratégico de la Asociación Canadiense de Fútbol para el período 2014-2018 está lleno de información y detalles. Incluye un examen de la situación actual de la organización y cuál será el enfoque en el futuro. Incluye las metas y objetivos de la Asociación Canadiense de Fútbol, así como las estrategias que utilizará para alcanzarlos.
Según los propietarios de pequeñas empresas, sus principales retos en 2017 fueron:
- 67% dijo que la falta de capital y/o flujo de efectivo
- 24% dijo que la gestión eficaz del tiempo
- 28% dijo que el marketing o la publicidad eficaz
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Planes estratégicos para organizaciones sin ánimo de lucro
Un plan estratégico para una organización sin ánimo de lucro incluirá los mismos componentes clave. Un plan estratégico para una organización sin ánimo de lucro puede centrarse más en los factores internos y externos que pueden suponer cualquier amenaza o reto para la organización. Dado que la estructura de una organización sin ánimo de lucro puede cambiar rápidamente debido a diferentes factores, el plan estratégico tiene en cuenta esta circunstancia y pretende abordar los posibles cambios con antelación.
El plan estratégico del Minnesota Council of Nonprofits para el periodo comprendido entre 2010 y 2014 describe la visión de la organización, su misión y la comunidad a la que sirve, así como sus objetivos para el periodo de cuatro años. Cada objetivo incluye una descripción detallada de por qué es importante para el Minnesota Council of Nonprofits, así como las estrategias para lograr esos objetivos. El plan también enumera las personas responsables de trabajar en el plan estratégico.
Planes estratégicos de TI
El sector de las TI cambia constantemente. Esto significa que un plan estratégico para un negocio de TI debe identificar y abordar los cambios en el futuro lo mejor posible. Mientras que otros planes estratégicos empresariales pueden centrarse en los próximos tres o cuatro años, no es raro que un plan estratégico de TI contemple el próximo año o año y medio.
Cuando se trata de desarrollar, revisar y actualizar su plan estratégico de TI, es importante involucrar al Director de Información de su empresa. Los conocimientos y habilidades de esta persona son útiles para elaborar un plan estratégico para su empresa tecnológica. Además del Director de Información, usted y sus empleados pueden analizar si necesita actualizar alguna parte de su infraestructura para cumplir las metas y los objetivos que ha trazado en su plan estratégico.
Debido a la rapidez con la que cambian las circunstancias, es posible que revise su plan estratégico de TI con más frecuencia que otras empresas. Ajuste su plan según sea necesario para situar a su empresa en el mejor camino hacia el éxito. El plan también debe incluir detalles sobre cómo tomar una decisión a la hora de invertir en nuevos equipos o tecnología.
Planes estratégicos de marketing
El objetivo de un plan estratégico de marketing debe ser generar ventas para el negocio. Ya sea aumentar las cifras de ventas en un 15% o aumentar el número de clientes en el próximo trimestre, un plan estratégico de marketing ayuda a las empresas a generar más ingresos y aumentar su base de clientes.
Un plan estratégico de marketing puede incluir tecnología de marketing, software o plataformas basadas en la web para ayudar a seguir el progreso de su negocio hacia sus objetivos. El plan también podría abordar los tipos específicos de marketing que el negocio perseguirá-por ejemplo, si su negocio perseguirá la publicidad impresa tradicional o los anuncios digitales.
Dado que un plan estratégico de marketing tiene como objetivo aumentar la exposición y los números de su negocio a través de diferentes técnicas y métodos, es una buena idea incluir el presupuesto en el documento. De esta manera, usted y sus empleados trabajarán para alcanzar las metas y objetivos de marketing que quiere lograr sin gastar demasiado dinero.
Aquí tiene un ejemplo de plan estratégico de marketing para una empresa de ropa al por menor que detalla el razonamiento que hay detrás de los objetivos de la empresa.
Enfocarse en la estrategia a largo plazo de su negocio es esencial. La planificación estratégica es tan importante como tener un plan de negocio y puede conducir al éxito de su empresa. Usted y sus empleados comprenderán el estado actual de la empresa, la productividad aumentará a medida que todos trabajen para lograr los objetivos del negocio, y se pondrá en una mejor posición para abordar cualquier problema potencial que pueda surgir en el futuro.
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