Ya sea que esté enviando a través de LTL o paquete, el uso de un conocimiento de embarque es vital. Este documento legal no sólo proporciona detalles sobre el envío a los transportistas, sino que también proporciona un rastro de información en papel que protege los derechos del remitente. Mientras que varias empresas de transporte han racionalizado sus operaciones para incluir un ordenador o conocimientos de embarque electrónicos o facturas de envío, todavía proporcionan varias funciones importantes.
A continuación vamos a resumir lo que es un conocimiento de embarque, y por qué es tan importante utilizarlo – independientemente de su tipo de método de envío.
¿Qué es un conocimiento de embarque?
Un conocimiento de embarque es un documento o factura electrónica que es completado por un transportista y proporcionado al remitente cuando la carga se recoge para la entrega. Hay varios componentes individuales que se requieren para un conocimiento de embarque que necesita ser llenado correctamente.
– Los nombres y la dirección completa del cargador y el receptor. Esto se suele considerar como la información del destinatario.
– Un número de control de la orden de compra o de la factura. Esto se utiliza como un registro permanente para fines de control.
– La fecha del envío. Aunque pueda parecer rudimentario, anotar la fecha y hora exactas del envío puede utilizarse como prueba en un caso legal. También sirve como notificación de responsabilidad para un transportista o proveedores logísticos externos.
– Instrucciones especiales. Aunque el proceso de trasladar la carga desde un punto de origen a un destino parece básico, a veces se necesitan instrucciones especiales de manipulación. El conocimiento de embarque sirve como plataforma para que el cargador y el transportista documenten abiertamente cualquier requisito especial para el envío de una mercancía. Algunos ejemplos de esto incluirían el almacenamiento en frío, el seguimiento especial o los envíos con paradas múltiples.
– Especificaciones de envío. En esta sección, el expedidor verificará con el transportista el tipo de embalaje (como cajas de cartón, patines, palés, bidones o contenedores), la cantidad de unidades de embalaje o envío, la cantidad de espacio que ocupa en el contenedor o plataforma de envío y las dimensiones.
– Descripción de la mercancía. Es importante que el envío esté descrito en el conocimiento de embarque para su identificación.
– Notificación de manipulación especial. Cualquier conocimiento de embarque también debe revelar cualquier requisito de manipulación especial, como materiales peligrosos.
– Valor declarado. El VD se utiliza para el seguro de responsabilidad civil. Anota el «valor declarado» de un envío. En la mayoría de los casos, el valor declarado es el coste de fabricación – en contraposición al valor de venta al público.
El conocimiento de embarque se suele rellenar en línea o por el transportista, y luego se suministra para su verificación al remitente durante la recogida física de la carga. Con la tecnología avanzada, más transportistas se están moviendo hacia el conocimiento de embarque y la facturación basados en la nube, lo que permite que tanto el remitente como el transportista anuncien actualizaciones críticas de los detalles del envío en tiempo real.
Hay múltiples tipos de conocimientos de embarque que se utilizan para tipos específicos de envíos, incluyendo un OBL (conocimiento de embarque marítimo), AWB (conocimiento de embarque aéreo), ProBill: (normalmente para servicios de transporte terrestre o envíos por camión).
¿Por qué es importante un formulario de conocimiento de embarque?
La primera y más obvia razón por la que un conocimiento de embarque es importante es por motivos legales. Un conocimiento de embarque protege tanto al transportista como al cargador, al documentar los hechos del envío. Sin embargo, más allá del simple «rastro de papel», un conocimiento de embarque también sirve para tres importantes funciones:
– Evidencia del envío o transporte: Aunque a menudo se asume que una carta de porte es simplemente un contrato entre el vendedor y el comprador, esto no es del todo exacto. El contrato existe cuando se realiza el pedido – no se envía. El conocimiento de embarque proporciona evidencia de que la compra previamente acordada se transmite según lo acordado.
– Recepción de la mercancía: Un BOL es un documento que verifica que las mercancías han sido recibidas por un agente, transportista, 3PL u otros de una parte. Cuando esto ocurre, en la mayoría de los casos, la organización que toma posesión de la mercancía es responsable de su estado. El BOL proporciona un rastro de papel de evidencia para apoyar las reclamaciones de daños de carga.
– Documentación de título: Esto significa esencialmente que quien tiene el conocimiento de embarque tiene el título de posesión o propiedad de la mercancía. Por ello, tanto el expedidor como el destinatario figuran en el conocimiento de embarque.