Office 365 Business Essentials es la versión más económica de Microsoft Office para las nuevas y pequeñas empresas.
No va a funcionar para todo el mundo, y algunas de las limitaciones sin conexión hacen que la actualización a Business Premium parezca bastante atractiva.
Al mismo tiempo, Office 365 Business Essentials proporciona un conjunto completo de apps y servicios que funcionan de forma excelente. Microsoft siempre está actualizando sus productos, añadiendo características y funciones para igualar a sus competidores. Muchas de esas herramientas y ventajas se han incorporado a Business Essentials.
Así que, aunque no se obtiene todo el paquete de servicios y aplicaciones de MS Office, lo que se obtiene por 5 dólares al mes por usuario es fenomenal. Si todo lo que necesitas son las aplicaciones básicas y el correo electrónico empresarial, entonces Office 365 Business Essentials se ocupará de ti.
Resumen de Office 365 Business Essentials
Office 365 Business Essentials funciona en PC, Mac, Android e iOS, y tiene una licencia de suscripción. Si su suscripción está actualizada, la última versión se instalará cada vez que inicie sesión.
Office 365 Business Essentials forma parte de la familia de servicios de Office 365 Business, que también incluye Office 365 Business y Office 365 Business Premium. Cada uno de estos productos admite 300 usuarios o menos. Las empresas más grandes pueden optar por la familia de servicios Office 365 Enterprise, que admite un número ilimitado de usuarios.
Eso es lo primero que hay que tener en cuenta. Si necesitas más de 300 usuarios, o lo harás en un futuro próximo, ninguna de las plataformas de Office 365 Empresa te dará soporte.
Office 365 Empresa Esencial vs otros planes de Office 365 Empresa
Así que tienes menos de 300 personas en tu empresa, y estás intentando elegir el plan adecuado. No te fijes solo en el precio.
De las tres ofertas de su familia de servicios para empresas, Office 365 Business essentials es la más económica. Sin embargo, decir que es pobre en características no es útil. Dependiendo de lo que necesites, las compensaciones que vienen con el precio más bajo de Business Essentials pueden valer la pena.
Por ejemplo, Office 365 Business es el siguiente paso en el precio de Essentials. Viene con versiones de escritorio de las aplicaciones de Office, que Essentials no tiene. Esto puede ser valioso para los equipos que quieren un acceso rápido a sus aplicaciones. Sin embargo, Office 365 Empresa no viene con las herramientas de colaboración, como SharePoint, Yammer y Teams, ni con un correo electrónico gestionado.
Office 365 Empresa Essentials viene con todo eso, aunque cuesta notablemente menos por usuario al mes que Office 365 Empresa. Así que hay que pensar qué es más importante: la función de escritorio o la coordinación en la nube.
Aquí tienes una tabla simplificada que muestra el precio y los elementos básicos que vienen con cada nivel de suscripción de la familia de servicios empresariales de Office 365:
Aplicaciones de escritorio frente a aplicaciones online en Office 365 Business Essentials
De forma similar a lo que ocurre con la versión gratuita de Office 365, todas las apps de Office 365 Business Essentials son solo web y móviles. Las versiones de escritorio de las apps solo se instalan en Business y Business Premium.
Si siempre estás conectado, esto puede no ser un gran problema. Además, OneDrive se incluye con Business Essentials, por lo que todos tus archivos tienen una copia de seguridad y están disponibles en cualquier lugar a través de tu cuenta de Microsoft.
Pero si una conexión fiable no está garantizada, es posible que quieras pensar en Business Premium para asegurarte de que tienes el acceso que necesitas a tus archivos de Office.
Las aplicaciones en línea tienden a ser un poco reducidas con respecto a sus homólogas locales, pero no mucho. Las funciones principales están todas ahí, y la interfaz de usuario es prácticamente la misma, aunque las aplicaciones se ejecutan a través de su navegador. Además, el soporte de Microsoft ofrece una gran cantidad de ayuda para guiarte a través de las funciones que todavía están disponibles a través de la web y el móvil, sólo que se gestionan de manera ligeramente diferente.
En resumen, obtienes una suite muy capaz con Office 365 Business Essentials. Las aplicaciones funcionan en conjunto y todos sus usuarios tendrán medios claros y en tiempo real para compartir, editar y hacer un seguimiento de los grandes proyectos a medida que crecen.
Se incluyen bastantes cosas, así que vamos a repasar las aplicaciones y los servicios uno por uno. Después, consideraremos los posibles beneficios y desventajas de usar Office 365 Business Essentials.
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Aplicaciones incluidas con Microsoft Office 365 Business Essentials
Outlook: Cliente de correo electrónico
Entre Outlook y Exchange, que detallaré más adelante, Office 365 Business Essentials proporciona un servicio de correo electrónico y calendario de clase empresarial en el que puedes confiar. Esto incluye su propio nombre de dominio y un centro de administración intuitivo para gestionar todas las necesidades de los usuarios. Cada usuario tiene un buzón de 50 GB, que se sincroniza en todos sus dispositivos.
Word para la web: Procesamiento de textos
Esta es una gran versión de la aplicación de procesamiento de textos distintiva de Microsoft. Ajusta prácticamente todas las características del texto y el diseño. Cree y comparta fácilmente una serie de tipos de archivos. Incluya imágenes y tablas dentro del texto y elija entre una gran cantidad de funciones de diseño para gestionar desde un boletín hasta un libro electrónico. Las funciones de colaboración de Word Online permiten la edición en tiempo real para que varias personas puedan trabajar en el mismo párrafo, dejando comentarios y haciendo un seguimiento de los cambios.
Excel para la web: Hojas de cálculo
Excel para la web tiene el mismo aspecto que la aplicación de escritorio, aunque algunos formatos de archivo no son compatibles. Tiene todas las funciones básicas de Excel (más de 400) para tablas y gráficos, así como una herramienta de encuestas integrada. Es fácil colaborar compartiendo enlaces de visualización o edición de sus hojas de cálculo de Excel en línea con cualquier persona directamente.
PowerPoint para la web: Presentaciones
Casi todo lo que conoces de PowerPoint de escritorio está incluido en la versión online. Puedes crear diapositivas, añadir y editar texto, imágenes, fotos y gráficos SmartArt. Al igual que con Word para la web, encontrará que la colaboración se agiliza en la versión en línea.
Una cosa que notará es que PowerPoint para la web sólo incluye ocho transiciones y 18 fuentes. Si construyes tu presentación con la versión de escritorio, asegúrate de haber utilizado las fuentes y transiciones que admite PowerPoint Online para que todo vaya bien.
OneNote para la web: Notebook
Esta es la forma sencilla de Microsoft de guardar y sincronizar notas en todos tus dispositivos. En cuanto a la libertad que tienes para guardar ideas, imágenes, diagramas, OneNote se mantiene a la altura de Evernote, y algunas de las características incluso lo superan. Puedes grabar voz o vídeos y añadirlos a las notas. Y también puedes convertir notas a mano alzada de una pizarra o una página directamente en una fuente de ordenador.
Aplicaciones incluidas en Microsoft Office 365 Business Essentials (solo para PC)
Acceso: Gestión de bases de datos
La potente herramienta de Microsoft para analizar tus datos retoma el camino donde lo deja Excel. Access te permite crear y compartir tablas, consultas, formularios e informes. No es necesario ser un desarrollador para trabajar a partir de las plantillas que vienen con Access para generar rápidamente los formularios que necesita para empezar a rastrear los datos de los clientes y los pedidos.
Es un sistema de gestión de bases de datos con mucho cuerpo. Para algunas pequeñas empresas, puede ser más de lo que necesitan, pero otras descubrirán que utilizando algunas de las muchas herramientas de Access, son capaces de generar ricos conocimientos a partir de sus datos.
Editorial: Diseño y publicación
Como aplicación de autoedición, Microsoft Publisher es fácil de usar para cualquiera que esté familiarizado con Word. En Publisher se hace hincapié en la maquetación, el diseño y el atractivo visual, más que en la creación de texto o la corrección de pruebas. Da forma y estilo a la mayoría de los aspectos de tus documentos, y todo queda exactamente como lo configuraste en la impresión, en línea o en un correo electrónico.
Eso es todo en cuanto a las aplicaciones: todas ellas funcionan a la perfección, junto con los servicios que se detallan a continuación.
Servicios incluidos con Microsoft Office 365 Business Essentials
Exchange: Servidor de correo
Exchange es la app del servidor que aloja los correos electrónicos y gestiona los contactos y calendarios de toda la organización para Office 365. Exchange se asegura de que el backend de todas las comunicaciones y la fijación de fechas se sincronice y almacene de forma segura.
Junto con Outlook, que se creó para trabajar con Exchange, las personas pueden acceder a su correo desde cualquier lugar y dispositivo. Exchange se conectará con otros clientes de correo electrónico además de Outlook, como Gmail, pero no será tan fluido.
OneDrive: Almacenamiento en la nube
Office 365 Business Essentials viene con 1TB de almacenamiento seguro y sincronizado en la nube en OneDrive. Con esta suscripción, probablemente todo lo que hagas en Essentials se almacenará en OneDrive o se canalizará a través de él.
Todos los archivos y carpetas subidos son privados, pero se pueden compartir con cualquier otra persona en el OneDrive de la empresa. O con los de fuera de la empresa dependiendo de cómo lo configures.
Equipos: Comunicaciones unificadas
Teams es el espacio de trabajo persistente basado en el chat para la familia de servicios de Office 365. Solo lleva unos años en el mercado, pero Teams ya tiene muchas de las funciones que se obtienen con Slack y otros competidores.
Como herramienta de gestión de proyectos, Teams organiza tus mensajes, reuniones y llamadas en un panel intuitivo. Los canales y los filtros personalizables te ayudan a visualizar tu trabajo y a descubrir lo que es importante.
Con tu suscripción a Office 365 Business Essentials, podrás organizar videoconferencias y reuniones en línea para un máximo de 250 usuarios. Todas las aplicaciones y servicios de Office 365 disfrutan de una integración nativa con Teams y aprovecha SharePoint para el almacenamiento de archivos. También se puede conectar Teams con servicios de terceros, como GitHub o Twitter.
Nótese que Teams sustituye a Skype for Business, el anterior servicio de chat en grupo de Microsoft, que sigue siendo compatible pero que se está eliminando.
Sharepoint: Sitios de equipo
SharePoint es un sistema de colaboración y gestión de documentos basado en el navegador. Los grupos crean sitios para proyectos en curso o ad hoc, y luego añaden el contenido o los widgets que deseen. Tienes mucho control sobre cómo se almacenan y versionan los archivos, y la función Check In/Check Out te permite rastrear y controlar los cambios realizados en los archivos.
Es una gran herramienta para promover la transparencia y los estándares coherentes entre los equipos, y SharePoint es sencillo de escalar. Una vez que tenga el sitio configurado, puede permitir que las partes interesadas externas y los clientes compartan información con usted a través de SharePoint también.
Yammer: Social-networking para compañeros de trabajo
Yammer es una red social para tu empresa que se integra con el resto de apps de Office 365.
En una conversación de Yammer, puedes establecer una cita que se sincronice en Outlook o trabajar en un PowerPoint con otra persona. Toma las mejores partes de las redes sociales -chat, facilidad para compartir archivos, etiquetado, me gusta- y las pone a disposición de la comunicación intraempresarial.
La sensación es como la de Twitter o Facebook, y si esto es con lo que los empleados se sienten cómodos, Yammer puede ser una herramienta de colaboración realmente potente. El newsfeed y la fácil formación de grupos permite a las fuerzas de trabajo distribuidas estar en contacto entre oficinas o países.
Planificador: Gestión de proyectos
Ahora mismo, Planner es una herramienta de gestión de flujos de trabajo bastante ligera que viene con Office 365 Business Essentials. Puedes hacer grupos, asignar tareas y seguir el progreso en tableros. Planner se actualiza con regularidad, a menudo con nuevas características, así que me pregunto cuánto tiempo permanecerá tan libre de cargas como ahora.
Piensa en Asana, Trello, etc. La mayor ventaja de Planner es que está diseñado específicamente para complementar las apps del ecosistema de Office 365. Las notificaciones, los correos electrónicos, el intercambio de documentos… todo es perfecto y fácil de controlar.
Sway: Presentación online
Sway es una app para contar historias en la nube. Para diferenciarla de PowerPoint, Sway es perfecta para transmitir información sin un presentador. Las presentaciones interactivas, como los seminarios web, los tutoriales y las introducciones de temas son fáciles de construir en Sway.
La interfaz es sencilla, pero todavía bastante limitada, aunque Microsoft sigue añadiendo capacidades. Si tienes que ceñirte a unas directrices de marca muy estrictas, es posible que Sway no admita lo que necesitas. Si quieres hacer una presentación rápida e informal, puede ser perfecto. El resultado de las relativamente pocas opciones de Sway es que el producto final está optimizado en todos los dispositivos y plataformas.
¿Quién debe (y no debe) comprar Office 365 Business Essentials?
Ahora que tiene una idea sólida de lo que viene con Office 365 Business Essentials, es hora de evaluar si eso incluye lo que necesita.
Si 1TB de almacenamiento o un tope de 300 usuarios va a ser un problema, entonces esta no es la solución para usted. Las ofertas de nivel empresarial de Microsoft serán más su velocidad. Y si no quieres que Microsoft aloje tu correo electrónico, querrás Office 365 Empresa, no Business Essentials.
Pero si eres una empresa pequeña, y quieres dar soporte a la comunicación y colaboración de todo el equipo, Office 365 Business Essentials puede funcionar realmente bien.
Y si entras en la categoría de gente que no está segura de lo que quiere exactamente, Office 365 Business Essentials no va a romper la banca. Te dará todo lo que necesitas para averiguar lo que quieres más adelante.
Como probablemente hayas notado, hay una tonelada de solapamiento en las aplicaciones y servicios que vienen con Office 365. Por ejemplo, para algunas empresas, Yammer va a ser un servicio realmente importante que conecta a todos en tiempo real. Otras empresas pueden utilizar Teams casi exclusivamente, confiando solo en Yammer para los aspectos informales de la vida de la empresa.
Con Office 365 Business Essentials, al menos tienes la posibilidad de seleccionar las apps que quieras, para personalizar una experiencia de usuario perfecta que permita a tus empleados trabajar fácilmente en varios programas y dispositivos. Todo por 5 dólares al mes por usuario. No está nada mal.
Y si eres estudiante o educador, puede que consigas Office gratis.