Por Beth Buehler
El tema de quién paga las bebidas en el bar es una conversación que ocurre en cada reunión o evento, a menos que sea una ocasión social o de negocios que no involucre alcohol, por supuesto. En varias conferencias y eventos a los que asisto por trabajo, muchas veces el vino, la cerveza y los licores de Colorado son donados, de modo que estas bebidas y a veces una bebida de autor están disponibles para los asistentes sin coste alguno, mientras que ellos deben comprar otras opciones de bebidas. También me gusta el enfoque de las entradas, ya que sigue proporcionando una o dos bebidas gratuitas pero controla el presupuesto del organizador.
En nuestra celebración de los premios elegidos por los lectores y la inducción al Salón de la Fama de Colorado Meetings + Events que se celebra cada marzo como inicio de la Semana de las Reuniones de Colorado, utilizamos asociaciones y patrocinios para tener un bar organizado durante toda la noche de 6 a 8:30 p.m.
El bar organizado en la celebración anual de Colorado Meetings + Events Best of es posible gracias a los patrocinios y socios. Foto de Allée Photography.
Estos son sólo algunos ejemplos, así que me conecté con Alicia Hein para aprender más sobre el tema de «No Host Bar vs. Hosted Bar: Pros y Contras», ya que ha trabajado como gerente de ventas nacionales y gerente de servicios de convenciones en Crested Butte Mountain Resort y gerente de ventas de catering para bodas en Keystone Resort.
Destino Colorado: ¿Cuál es la mejor manera de tratar el tema de la barra sin anfitrión/bar con un cliente?
Alicia Hein: Me gusta empezar hablando de cómo encaja el evento en el programa general del grupo. Si se trata de un evento por primera vez o de una recepción aislada, entonces el cliente o el planificador de la reunión tiene más flexibilidad con el formato del bar.
En mi trabajo como directora nacional de ventas para Crested Butte Mountain Resort, a menudo trabajo con clientes que traen una conferencia anual a nuestro complejo donde los asistentes vienen año tras año, y la recepción de bienvenida o las recepciones nocturnas son piedras angulares de la experiencia de la conferencia que proporcionan la creación de redes y la oportunidad de ponerse al día con colegas que no ven a menudo. En esos casos, recomiendo mantener el mismo formato de bar para satisfacer las expectativas de los invitados.
He tenido otros grupos de conferencias a los que les gusta mezclar un poco las cosas de año en año, y podemos utilizar el formato de bar para cumplir con las directrices presupuestarias, ayudar a cumplir con los mínimos de comida y bebida negociados con nuestro complejo turístico o fomentar la asistencia a un programa antes o después del evento.
Un brindis en Butte 66 con vistas a las pistas de Crested Butte Mountain Resort. Cortesía de CBMR/Trent Bona.
¿Son los bares con anfitrión más comunes que los que no lo son o viceversa? ¿O es diferente para los eventos corporativos frente a los sociales?
AH: No sé si uno u otro es más popular. Creo que depende sobre todo del presupuesto del grupo y también del tipo de evento. En mi experiencia como gerente de ventas de catering manejando bodas en Keystone, encontré que la mayoría de mis novias querían proporcionar un bar organizado y lo hicieron siempre y cuando sus presupuestos lo permitieran. A menudo, sus invitados viajaban desde todo el país y querían aliviar parte de la carga financiera de llegar al destino ofreciendo el bar (y toda la celebración) una vez que sus invitados llegaran.
DC: ¿Qué cosas hay que tener en cuenta con un bar organizado?
AH: Definitivamente, el presupuesto del cliente, ya que las cuentas del bar organizado pueden variar dependiendo del tipo y la duración del evento y del número de personas que asistan. Los clientes también deben tener en cuenta el transporte después del evento si los invitados tienen que viajar de vuelta a sus hoteles o a otros lugares. Un anfitrión responsable proporcionará un servicio de transporte para el evento o celebrará el evento cerca de las opciones de transporte de cortesía, ya que la gente suele consumir más bebidas si hay un bar organizado.
Una reunión aprés ski en el Umbrella Bar de Crested Butte Mountain Resort podría ser un bar organizado o no. Sólo hay que asegurarse de que es un plazo corto para que los participantes puedan esquiar o subir a la tabla de vuelta de forma segura. Cortesía de CBMR/Nathan Bilow.
¿Qué tal un bar sin anfitrión?
AH: Dependiendo del tipo de evento, puede ser útil informar a los invitados con antelación para que puedan venir preparados con el pago apropiado. La mayoría de los lugares aceptan tarjetas de crédito, pero si el evento se celebra en un lugar remoto la única opción puede ser el efectivo, que hoy en día lleva menos gente. Si usted es un organizador de reuniones que añade un nuevo evento a su programa, por ejemplo una sesión de pósteres a última hora de la tarde/noche, un bar en efectivo de antemano probablemente significará que menos personas asistirán a ambos eventos. Ofrecer una selección de comida en la recepción puede compensar esto, pero acoger el bar (o parte de él) sería más beneficioso para conseguir que la gente asista.
DC: ¿Cuál es un buen término medio entre los dos?
AH: Normalmente esto surge debido a las limitaciones presupuestarias de un cliente. Soy un gran aficionado a personalizar la barra para albergar cerveza y vino, pero que las bebidas alcohólicas las pague el invitado. Este formato aumenta la asistencia al evento y ofrece opciones a los invitados al tiempo que controla el presupuesto general del cliente.
DC: ¿Cuál es una buena forma de ayudar a controlar los costes de un bar organizado?
AH: Si un grupo de conferencias tiene un presupuesto estricto, a menudo proporcionarán a los asistentes un cierto número de tickets de bebida para controlar los costes y los invitados pagarán las bebidas que superen los tickets. Otra opción es acoger el bar hasta una hora determinada y luego cambiar a un bar sin anfitrión, pero esto no funciona bien para todos los eventos y en realidad puede crear un «apuro» en el bar justo antes de que el formato cambie a sin anfitrión, lo que no necesariamente ayuda a su presupuesto.
Si un planificador de reuniones tiene oportunidades de patrocinio disponibles para una conferencia, siempre sugiero incluir el patrocinio del bar como una opción. Esta puede ser una forma fácil de compensar una restricción presupuestaria de la conferencia y, al mismo tiempo, permitir que un proveedor se relacione de forma social con sus invitados.
Las bebidas gratuitas proporcionadas por los proveedores de la feria pueden ser una forma útil de ofrecer una recepción de clausura como ésta en la Conferencia y Feria Educativa del Consejo de la Industria de Reuniones de Colorado. Foto de All Digital Photo and Video.
¿Los recintos tienen diferentes requisitos para los bares con y sin anfitrión?
AH: Sí, pero la mayor parte de este trabajo se realiza internamente en el lugar, por ejemplo, tener una caja de dinero a mano o una máquina de tarjetas de crédito disponible para un bar sin anfitrión o tener más bebidas y personal disponible para un bar con anfitrión. Creo que la clave aquí, como cliente o planificador de reuniones, es detallar los detalles del formato del bar y el pago con el anfitrión del lugar con antelación para que todos estén en la misma página. Si, como cliente, le preocupa la cuenta de un bar organizado, me gusta ser consciente de ello por adelantado y comunicarlo a nuestro personal. En general, queremos que usted y sus invitados quieran volver a nuestro complejo o que nos recomienden a otros, y aumentamos nuestras posibilidades de que eso ocurra si nos adaptamos a sus expectativas para el evento.
DC: ¿Cómo se pueden hacer únicas las barras de los eventos (con o sin anfitrión) frente al mismo enfoque de siempre?
AH: Creo que esto se reduce más a lo que está disponible en la barra que al formato. Los clientes que buscan hacer que un evento sea único a menudo trabajan con nuestro equipo de servicios de conferencias para personalizar una bebida de firma para el evento o solicitar que se sirvan productos locales. Aquí, en Crested Butte, solemos pedir ron Montanya de producción local o cerveza de la Irwin Brewing Company como forma de anclar la experiencia de la boda o la conferencia en nuestra ciudad. Como persona del sector, me encanta consultar las increíbles ideas de bebidas de autor que ofrece Colorado Meetings + Events en sus boletines y revistas por correo electrónico. Las recetas de las bebidas suelen ser proporcionadas por cocteleros profesionales y me proporcionan los elementos necesarios para idear algo similar para los eventos que se celebran aquí.
Beth Buehler es editora de las revistas Colorado Meetings + Events y Mountain Meetings, ha ayudado a planificar numerosas reuniones y eventos, y disfruta explorando Colorado en todas las estaciones.