Asesoría fiscal
A muchos propietarios de pequeñas empresas les gusta mostrar su agradecimiento a sus clientes, consumidores y equipo con regalos considerados. Después de todo, estás construyendo una relación con tus clientes y un vínculo con tu equipo.
Ya sea en forma de dinero en efectivo, tarjetas de regalo o una muestra de agradecimiento, los regalos vienen con implicaciones fiscales que los propietarios de pequeñas empresas deben tener en cuenta.
A continuación compartiré todo lo que necesitas saber sobre la deducción de regalos, así como las reglas que pueden haber cambiado debido a la Ley de recortes de impuestos y empleos.
Regalos para los miembros del equipo
Antes de hacer un regalo a un empleado, hay dos preguntas que debes tener en cuenta:
- ¿Este regalo está sujeto a impuestos para mi empleado?
- ¿Este regalo es un gasto empresarial deducible?
La respuesta a estas preguntas depende de la forma y el valor del regalo.
Si el regalo se considera un ingreso gravable para el empleado, usted está obligado a retener todos los impuestos federales y estatales sobre la renta y la nómina aplicables. También debe pagar otros impuestos sobre el empleo, como los impuestos federales y estatales sobre el desempleo sobre estas cantidades.
Tipo de regalo 1: bienes tangibles
Los regalos de bienes no se consideran ingresos imponibles a los empleados siempre que entren en la definición de un «beneficio adicional de minimis».
Según el IRS, un beneficio complementario de minimis es un regalo «para el que, considerando su valor y la frecuencia con la que se proporciona, es tan pequeño como para hacer que la contabilidad sea irrazonable y poco práctica.»
Esto podría incluir los bocadillos, el café y los donuts ocasionales, o los regalos de vacaciones o de cumpleaños con un valor justo de mercado bajo, como flores, fruta, libros, etc.
El IRS no especifica una cantidad máxima en dólares para excluir los beneficios complementarios de minimis de los ingresos imponibles de un empleado, pero la empresa no puede deducir más de 25 dólares de un regalo a cualquier persona cada año, incluidos los empleados.
Por ejemplo, digamos que como gesto de agradecimiento por trabajar muchas horas en un proyecto, usted compra a su empleado 100 dólares en entradas para un concierto. Sólo 25 dólares de ese regalo serían un gasto empresarial deducible. El resto sería no deducible.
Tipo de regalo 2: Tarjetas y certificados de regalo
Las tarjetas y certificados de regalo se consideran ingresos gravables para los empleados porque esencialmente se pueden utilizar como dinero en efectivo. El costo de la tarjeta de regalo es totalmente deducible para la empresa, pero usted debe retener impuestos de la paga del empleado por estos regalos.
Tipo de regalo de equipo 3: Premios
Usted puede deducir hasta $400 del costo de los premios de seguridad y servicio del empleado de propiedad personal tangible (como un reloj) para cada empleado por cada año. Los premios no son ingresos gravables para los empleados, pero deben ser limitados.
Para los premios de servicio, no se pueden dar durante los primeros cinco años de servicio del empleado y no más a menudo que cada cinco años. Los premios de seguridad no pueden darse a más del 10% de los empleados durante el mismo año.
La Ley de Recortes de Impuestos y Empleos de 2017 (TCJA, por sus siglas en inglés) aclaró que los premios de bienes personales tangibles no pueden incluir dinero en efectivo, equivalentes de efectivo o tarjetas de regalo, vacaciones, comidas, alojamiento, entradas de teatro, entradas deportivas, acciones, bonos o inversiones similares.
Cuando registre los regalos a los empleados en sus libros, si el regalo debe incluirse en la compensación imponible del empleado, contabilícelo en la misma cuenta en la que contabilizaría su salario, sueldo o bonificaciones. Si el regalo no se considera remuneración, regístrelo en «incentivos para empleados».
Regalos para clientes
Hay pequeñas formas de mostrar su agradecimiento a sus clientes estrella. Los regalos son sólo una forma de esa gratitud.
Tipo de regalo para clientes 1: bienes tangibles
La misma regla se aplica a su cliente: Usted puede deducir no más de 25 dólares por persona, por año para los regalos de negocios.
El IRS establece específicamente que los gastos incidentales, como el franqueo, el grabado y el envoltorio del regalo no se incluyen en ese límite de 25 dólares. Sin embargo, si algo añade valor al regalo en sí mismo, no puede considerarse un gasto incidental.
Por ejemplo, digamos que usted compra una cesta de regalo para un cliente que cuesta 25 dólares. Digamos que también añadió una botella de vino de 25 dólares a la cesta y gastó otros 20 dólares envolviendo y enviando la cesta. Su deducción sería de 45 dólares, un máximo de 25 dólares por la cesta de regalo y el vino y otros 20 dólares por el envoltorio y el envío.
Tipo de regalo para clientes 1: Swag de marca
La buena noticia es que no tiene que incluir el material de marketing de marca en esa limitación de 25 dólares.
Los artículos que cuestan menos de 4 dólares, que tienen el nombre o el logotipo de su empresa impreso y que son uno de los muchos artículos idénticos que regala regularmente no se consideran regalos.
Tipo de regalo para clientes 2: Entretenimiento
Tenga cuidado con la deducción de los regalos que podrían considerarse gastos de entretenimiento. Por ejemplo, si regalas a un cliente entradas para un evento de entretenimiento, ¿es eso un regalo o un entretenimiento?
Generalmente, si asistes al evento con el cliente (siempre que podamos volver a hacerlo), las entradas deben tratarse como un gasto de entretenimiento. Si regalas las entradas a un cliente y no asistes al evento, puede considerarse un regalo.
Esta distinción es importante porque la TCJA eliminó la deducción por gastos de representación a partir del 1 de enero de 2018.
Pro-Tip: ¡Guarda registros de los regalos deducibles de impuestos!
Como con la mayoría de las deducciones fiscales, mantener registros de lo que compró, cuánto pagó y el propósito comercial del regalo es clave para asegurarse de obtener su deducción.
Supongamos que se detiene en una tienda local y compra cuatro cestas de regalo para los clientes a 25 dólares cada una. Si el recibo no incluye una lista detallada de los regalos comprados y muestra el total que pagó en su lugar, es una buena idea anotar que compró cuatro cestas de regalo a 25 dólares cada una. En cada una de ellas, nombra también a los clientes para los que se compraron las cestas de regalo.
De este modo, si tu preparador de impuestos -o Hacienda- cuestiona la deducibilidad de tu regalo, tienes documentación escrita que lo respalda.
Todo el mundo sabe que es mejor dar que recibir, y más aún si ese regalo puede beneficiar su factura fiscal.
Al final del día, todos ganan: un pequeño regalo de agradecimiento puede dejar una impresión duradera y servir como una valiosa deducción. (¡Sólo asegúrese de llevar un registro minucioso para que su espíritu de donación no se vuelva en su contra a la hora de los impuestos!)
acerca de la autora
Contribuyente freelanceJanet Berry-Johnson es contadora pública y escritora freelance con experiencia en contabilidad y seguros. Sus escritos han aparecido en Forbes, Parachute by Mapquest, Capitalist Review, Guyvorce, BonBon Break y Kard Talk. Janet vive en Arizona con su marido, su hijo y su perro de rescate, Dexter. Fuera del trabajo y del tiempo en familia, disfruta cocinando, leyendo ficción histórica y viendo «Real Housewives».