La maggior parte delle app per prendere appunti fa le stesse cose. Salvare e organizzare le note digitali. Cercare le note salvate, i ritagli e i file. Sincronizzare su più dispositivi.
Evernote e Microsoft OneNote fanno entrambe queste cose e altre ancora. Entrambi gli strumenti ti permettono di salvare note scritte a mano o a macchina, organizzare le tue note in quaderni individuali, e ritagliare immagini, paragrafi di testo, e anche intere pagine web per una successiva visualizzazione.
La cosa interessante di Evernote e OneNote è che, a differenza delle e-mail, delle applicazioni per documenti, o anche degli strumenti di messaggistica istantanea, le applicazioni per prendere appunti non sono spesso una parte fondamentale della maggior parte degli ambienti di lavoro. Non hai necessariamente bisogno di Evernote o OneNote nel modo in cui hai letteralmente bisogno della posta elettronica. Potrebbero non essere essenziali, ma sono utili.
Ma quale di questi strumenti è migliore?
Di seguito, abbiamo esaminato Evernote e OneNote in profondità per vedere quale strumento per prendere appunti regna supremo. Abbiamo esaminato diverse categorie individuali, e abbiamo fatto la nostra raccomandazione verso la fine del post.
In superficie, non sembra esserci molta differenza tra Evernote e OneNote. Guardate un po’ più da vicino, però, e le differenze cominciano a diventare più evidenti. Vediamo come le due app si confrontano in termini di:
- Organizzazione
- Storage
- Ricerca
- Prezzi
- Soddisfazione complessiva dell’utente
Organizzazione: Vincitore = Pareggio
Sia Evernote che OneNote si basano sulla convenzione del notebook per descrivere come i due strumenti gestiscono l’organizzazione dei file.
Evernote organizza gli elementi in Notebook Stacks > Notebooks > Note. OneNote usa una convenzione simile di Quaderni > Sezioni > Pagine.
In aggiunta alle loro convenzioni centrali per i taccuini, sia Evernote che OneNote hanno anche sistemi di tag. I tag di Evernote funzionano in modo simile ai tag di WordPress. È possibile aggiungere un tag a qualsiasi nota e cercare per tag per trovare note rilevanti dal punto di vista tematico.
I tag di OneNote funzionano in modo molto diverso. Sono molto più interattivi e possono essere usati per molte cose diverse. Per esempio, puoi aggiungere i tag Promemoria a una nota per ricordartene in date e orari specifici. OneNote è dotato di più di 20 etichette preimpostate, dalle cose da fare e le richieste dei clienti alla musica da ascoltare e il libro da leggere. C’è anche un tag Password.
A differenza di Evernote, che limita il posizionamento dei tag al livello delle Note, i tag di OneNote possono essere applicati a qualsiasi elemento organizzativo. Tutti i quaderni, le sezioni o le pagine di OneNote possono avere dei tag applicati. Puoi aggiungere più etichette a più elementi di una pagina. Per esempio, puoi aggiungere un tag Contatto all’immagine di un biglietto da visita che hai caricato dopo una riunione, un tag Promemoria per seguire quella persona in una data e ora specifica, e un tag Richiesta del cliente agli elementi di azione che hai bisogno di preparare per quella riunione.
Uno dei maggiori problemi con Evernote è che il programma stesso può diventare lento una volta raggiunto un certo numero di notebook. Un altro grande problema è che le note rapide non sono categorizzate per impostazione predefinita, il che significa che se si usa Evernote per fare un sacco di piccole note rapide, il sistema di file in Evernote può diventare rapidamente un pasticcio di note senza titolo. Per uno strumento che dovrebbe aiutarci a dare un senso alle informazioni nella nostra vita, questo può essere frustrante e controintuitivo.
Non direi che i tag in Evernote sono “migliori” dei tag in OneNote o viceversa. Tutto dipende da quale sistema ti sembra giusto e si allinea con quello che vuoi dallo strumento.
Storage: Vincitore = OneNote
Se hai intenzione di usare Evernote o OneNote semplicemente per registrare i tuoi pensieri, lo stoccaggio non è così importante. Le singole note di testo sono minuscole in termini di dimensioni del file. Quindi non c’è bisogno di preoccuparsi tanto dell’esaurimento dello spazio.
Se hai intenzione di salvare molti documenti e file, però, lo spazio di archiviazione diventa molto più importante.
In termini di archiviazione, Evernote è abbastanza permissivo ma ha alcune restrizioni rigide:
- Gli account freemium di Evernote possono avere un massimo di 100.000 note con una restrizione di 25MB per nota. Gli abbonati Premium possono caricare o catturare note fino a 100MB di dimensione.
- Evernote limita gli utenti ad un massimo di 250 notebook sincronizzati attraverso l’account di un utente.
- Evernote limita gli utenti ad un massimo di 10.000 tag.
- Evernote permette agli utenti di salvare fino a 100 ricerche.
- Gli account freemium di Evernote sono limitati a soli 60MB di dati caricati al mese, gli utenti premium a 10GB, e gli utenti business a 20GB.
Il numero massimo di note, notebook e tag di Evernote è abbastanza generoso. Ma il limite di 60MB per l’upload è molto severo. Anche gli utenti occasionali rischiano di imbattersi in questa restrizione piuttosto rapidamente, soprattutto quando si lavora con file più grandi come le immagini ad alta risoluzione.
Evernote ha ritirato il suo livello Plus nell’aprile 2018, che aveva una restrizione di upload di 1GB. Questo costringe gli utenti a scegliere tra le limitazioni del piano Free o i 10GB di storage del piano Premium. Non c’è più alcuna via di mezzo tra questi due estremi – un limite di 5GB sarebbe stato un solido compromesso per molti utenti.
OneNote gestisce lo storage in modo completamente diverso:
- I limiti di storage di OneNote sono collegati direttamente all’account Microsoft OneDrive di un utente; non ci sono restrizioni su quante note individuali un utente OneNote può salvare.
- Gli account OneNote Basic offrono restrizioni individuali sulle dimensioni dei file caricati di 25MB. Sia gli abbonati Premium che quelli Business sono limitati a caricare fino a 200MB per file – il doppio della dimensione massima dei file di Evernote.
- La versione mobile gratuita di OneNote limita gli utenti a 500 note sincronizzate prima di richiedere l’aggiornamento.
- Anche se la dimensione massima del file che si può caricare su OneDrive è di 15GB, la dimensione massima del file che si può caricare su OneNote è di 2GB.
Il più grande problema con Evernote in termini di storage è la mancanza di un’opzione intermedia. O 60MB al mese o 10GB al mese. Questo ha senso per Evernote – i severi limiti di upload di Evernote sul suo piano Basic sono una forte motivazione per l’aggiornamento – ma non ha senso per gli utenti.
La dipendenza di OneNote da OneDrive per lo storage è una benedizione e una maledizione. Aiuta a mantenere OneNote in gran parte gratuito e offre generosi limiti di archiviazione e caricamento. Ma costringe anche i futuri utenti di OneNote a firmare per un account OneDrive. Questo non è l’ideale se gli utenti preferiscono un diverso provider di cloud storage o non vogliono migrare da Google Drive o Dropbox a OneDrive.
Se avete intenzione di utilizzare uno di questi strumenti per prendere appunti semplici, lo storage non sarà così importante. Se hai bisogno di salvare file più grandi o di caricare molti dati, OneNote è il chiaro vincitore.
Ricerca: Vincitore = Evernote
Le app per prendere appunti ci aiutano a registrare i nostri pensieri. Sono un posto dove far vivere le nostre osservazioni casuali. Se non possiamo trovare i nostri appunti velocemente e facilmente, allora non ha molto senso salvare qualcosa. Questo rende la ricerca criticamente importante.
Quando si tratta di trovare le cose, la funzionalità di ricerca di Evernote è solida. È possibile cercare per parola chiave o stringhe, così come altri criteri di ricerca come dove e quando una nota è stata creata, tipi di file multimediali o allegati (come PDF, immagini o file audio), e le persone associate o taggate in una nota. Evernote vanta anche una vasta gamma di modificatori di ricerca che gli utenti di Google troveranno familiari.
La funzionalità di ricerca di OneNote non è così robusta come quella di Evernote. La funzionalità di ricerca di OneNote può sembrare più veloce di quella di Evernote (specialmente se avete molte note memorizzate), ma offre meno operandi di ricerca. Non vedrai l’opzione di ricerca per Notebook di OneNote a meno che quei Notebook non siano memorizzati in OneDrive. E non si può cercare tra tutti i notebook usando la versione web di OneNote.
Prezzi: Winner = OneNote
Con il livello Plus di Evernote non più disponibile, Evernote ha tre livelli di prezzo:
- Basic (gratuito)
- Premium ($7.99 al mese)
- Business ($14.99 per utente, al mese)
Il piano Basic di Evernote probabilmente andrà bene per gli utenti occasionali. Per un uso anche moderato, tuttavia, non è davvero fattibile a causa delle restrizioni di upload di Evernote. Vale la pena ricordare che questo si applica solo se hai intenzione di salvare molti file e documenti.
Il piano Premium di Evernote non ha le restrizioni del piano Basic e offre un limite di caricamento mensile decente. Ma a quasi 96 dollari per l’anno, è tutt’altro che economico – specialmente quando OneNote offre così tanto gratuitamente.
Il piano Business di Evernote è il più robusto dei piani di Evernote. Anche se il costo non è probabilmente un fattore così importante per le grandi aziende o i team aziendali, è ancora una spesa considerevole, soprattutto quando il numero di utenti aumenta.
OneNote, d’altra parte, è gratuito. Non è nemmeno disponibile come versione premium. Tutto quello che dovete decidere è di quanto spazio di archiviazione di OneDrive avrete bisogno, se ne avete bisogno.
Il piano di base di Microsoft, che offre 50GB di storage OneDrive, costa solo $1,99 al mese o $23,88 all’anno. Per $6.99 al mese, o $69.99 all’anno, si ottengono 1.000GB di storage e l’accesso a Office 365 Personal edition.
Anche se non hai bisogno di Office o di 1.000GB di storage, è ancora più economico del piano Premium di Evernote.
Soddisfazione complessiva degli utenti: Winner = Draw
Evernote e OneNote hanno un punteggio comparabile in termini di soddisfazione generale dell’utente.
Secondo G2, un sito web che classifica i prodotti software in base alle recensioni degli utenti e al Net Promoter Score (NPS), sia Evernote che OneNote ottengono ottimi risultati. Evernote è stato nominato prodotto Leader da G2 nella primavera del 2019 e ha ricevuto una valutazione complessiva di 4,4 su 5 stelle attraverso 1.352 recensioni degli utenti.
OneNote è stato classificato come uno dei 100 migliori prodotti software del 2019 da G2 e ha anche ricevuto una valutazione complessiva di 4,4 stelle su 5 attraverso 1.110 recensioni degli utenti.
Tecnicamente, OneNote supera Evernote, ma solo di poco. Evernote ha ricevuto un po’ più recensioni a una, due e tre stelle di OneNote, e OneNote ha ricevuto un po’ meno recensioni in generale. Anche se questo significa che OneNote batte Evernote di poco in termini di soddisfazione degli utenti, è troppo vicino per essere conclusivo, quindi lo chiameremo un pareggio.
La nostra raccomandazione per Evernote vs. OneNote
Ora che abbiamo esaminato ogni strumento in modo un po’ più approfondito, è il momento di dichiarare un vincitore.
Prendendo tutto in considerazione, dobbiamo raccomandare OneNote.
OneNote ti dà tutto ciò che Evernote può fare per una frazione del prezzo. Se volete fare di più con le vostre note, come aggiungere liste di cose da fare e promemoria, OneNote può fare anche questo. Se volete solo prendere semplici note basate sul testo e trovarle rapidamente, Evernote potrebbe essere una scommessa migliore.
Evernote è uno strumento altamente capace con una vasta gamma di casi d’uso. Tuttavia, come prodotto, Evernote ha perso la sua strada negli ultimi anni. Ed è molto difficile giustificare il costo quando OneNote offre funzionalità praticamente identiche ad una frazione del prezzo.
Ma non si tratta solo di costo. C’è molto di più.
A parte la sua dipendenza da OneDrive, OneNote è il chiaro vincitore per gli utenti aziendali. Sembra e si sente come gli altri prodotti Microsoft. Alcuni potrebbero vedere questo come un aspetto negativo, ma in realtà riduce la curva di apprendimento.
OneNote è anche molto superiore per combinare più tipi di informazioni sulla stessa pagina. Per esempio, è possibile creare una lista di cose da fare, aggiungere un’immagine o una tabella, e annotare alcune note, tutto sulla stessa pagina. L’interfaccia drag-and-drop di OneNote, il sistema di etichettatura a schede e le barre degli strumenti familiari fanno sentire OneNote come Office se Microsoft avesse acquisito Notion.
Evernote sembra e si sente molto elegante, ma le sue prestazioni e problemi di stabilità sono problematici. Evernote ha fatto un lavoro ammirevole per raddoppiare la qualità del prodotto, ma alcuni di questi bug sono in giro da anni. Per un prodotto premium con un prezzo da abbinare, queste frustrazioni sono difficili da giustificare.
In termini di strumenti di scrittura e di editing, Evernote non si è mai posizionato come uno strumento di documenti. Detto questo, i suoi strumenti di scrittura e modifica dei documenti sono molto limitati. La creazione di note veloci sembra tutt’altro e mette in evidenza come la struttura organizzativa di default di Evernote possa essere povera. Non supporta nemmeno markdown o HTML.
Similmente, Evernote è uno strumento potente ma fa un cattivo lavoro di onboarding per i nuovi utenti. Il sistema di tag di Evernote è molto più flessibile e utile del suo schema predefinito di notebook. È sconcertante perché Evernote trascuri quasi completamente questo aspetto della sua struttura organizzativa nelle sue risorse di apprendimento e nei tutorial.
Ovviamente, Evernote fa alcune cose meglio di OneNote.
Un aspetto di Evernote che brilla veramente rispetto a OneNote è il Web Clipper di Evernote. Questo comodo strumento è disponibile come estensione separata per il browser e permette agli utenti di agganciare e salvare rapidamente quasi tutto ciò che trovano online. È possibile agganciare intere pagine web così come appaiono, come versioni semplificate senza immagini e formattazione speciale, e persino salvare le pagine web come documenti PDF. Il clipper di OneNote va bene, ma fa fatica a preservare le interruzioni di riga e altre regole di formattazione. Il Web Clipper di Evernote offre anche raccomandazioni “intelligenti” su dove gli elementi ritagliati dovrebbero essere salvati in base all’analisi del loro contenuto. Questa funzione è un po’ rudimentale e non è sempre accurata, ma è una bella caratteristica.
Sia Evernote che OneNote non sono all’altezza quando si tratta di sicurezza. Gli utenti di Evernote possono criptare manualmente specifici estratti di testo evidenziati, ma Evernote non permette agli utenti di criptare i quaderni o anche le singole note. OneNote non cripta nulla a meno che tu non sia un utente Business. Certo, la maggior parte delle persone probabilmente non ha bisogno della crittografia AES a 256 bit delle loro note. Ma non è questo il punto – specialmente se stai pagando quasi 100 dollari all’anno per Evernote Premium.
Dovrei mai scegliere Evernote invece di OneNote?
A questo punto, l’unica vera ragione per scegliere Evernote invece di OneNote è se lo stai già usando da tempo e non vuoi avere il problema di esportare le tue note in OneNote.
Se state pensando di usare Evernote o OneNote per la prima volta, dobbiamo raccomandare OneNote ogni volta.