Consigli fiscali
Molti proprietari di piccole imprese amano mostrare apprezzamento ai loro clienti e team con regali premurosi. Dopo tutto, state costruendo un rapporto con i vostri clienti e un legame con il vostro team.
Sia sotto forma di contanti, carte regalo, o un segno di apprezzamento, i regali hanno implicazioni fiscali che i proprietari di piccole imprese dovrebbero prendere in considerazione.
Di seguito condividerò tutto quello che dovete sapere sulla deduzione dei regali, così come le regole che possono essere cambiate a causa del Tax Cuts and Jobs Act.
Regali per i membri del team
Prima di fare un regalo a un dipendente, ci sono due domande da considerare:
- Questo regalo è tassabile per il mio dipendente?
- Questo regalo è una spesa aziendale deducibile?
La risposta a queste domande dipende dalla forma e dal valore del regalo.
Se il regalo è considerato reddito imponibile per il dipendente, siete tenuti a trattenere tutte le imposte federali e statali applicabili sul reddito e sui salari. Dovete anche pagare altre tasse sull’occupazione, come le tasse federali e statali sulla disoccupazione su questi importi.
Tipo di regalo 1: proprietà tangibile
I regali di proprietà non sono considerati reddito imponibile per i dipendenti finché rientrano nella definizione di “fringe benefit de minimis”.
Secondo l’IRS, un fringe benefit de minimis è un regalo “per il quale, considerando il suo valore e la frequenza con cui viene fornito, è così piccolo da renderne la contabilità irragionevole e impraticabile.”
Questo potrebbe includere spuntini occasionali, caffè e ciambelle, o regali di vacanza o compleanno con un basso valore di mercato, come fiori, frutta, libri, ecc.
L’IRS non specifica un importo massimo in dollari per escludere i fringe benefit de minimis dal reddito imponibile di un dipendente, ma l’azienda può dedurre non più di 25 dollari di un regalo a qualsiasi persona ogni anno, compresi i dipendenti.
Per esempio, diciamo che come gesto di apprezzamento per aver lavorato molte ore su un progetto, compri al tuo dipendente 100 dollari di biglietti per un concerto. Solo 25 dollari di quel regalo sarebbero una spesa aziendale deducibile. Il resto non sarebbe deducibile.
Tipo di regalo di squadra 2: Carte regalo e certificati
Le carte regalo e i certificati regalo sono considerati reddito imponibile per i dipendenti perché possono essenzialmente essere usati come contanti. Il costo della carta regalo è completamente deducibile per l’azienda, ma è necessario trattenere le tasse dalla paga del dipendente per questi regali.
Tipo di regalo di squadra 3: Premi
È possibile dedurre fino a 400 dollari del costo della sicurezza dei dipendenti e premi di servizio di beni personali tangibili (come un orologio) per ogni dipendente per ogni anno. I premi non sono reddito tassabile per i dipendenti, ma devono essere limitati.
Per i premi di servizio, non possono essere dati durante i primi cinque anni di servizio del dipendente e non più spesso di ogni cinque anni. I premi di sicurezza non possono essere dati a più del 10% dei dipendenti durante lo stesso anno.
Il Tax Cuts and Jobs Act del 2017 (TCJA) ha chiarito che i premi di beni personali tangibili non possono includere contanti, equivalenti al contante o carte regalo, vacanze, pasti, alloggio, biglietti per il teatro, biglietti sportivi, azioni, obbligazioni o investimenti simili.
Quando registrate i regali ai dipendenti nei vostri libri, se il regalo deve essere incluso nella compensazione imponibile del dipendente, inseritelo nello stesso conto in cui registrereste il loro stipendio, salario o bonus. Se il regalo non è considerato un compenso, registralo sotto “incentivi per i dipendenti.”
Regali per i clienti
Ci sono piccoli modi per mostrare il tuo apprezzamento per i tuoi clienti famosi. I regali sono solo una forma di questa gratitudine.
Dono al cliente tipo 1: proprietà materiale
La stessa regola si applica al tuo cliente: Non puoi dedurre più di $25 a persona, all’anno per i regali aziendali.
L’IRS afferma specificamente che le spese accessorie, come l’affrancatura, l’incisione e le confezioni regalo non sono incluse in quel limite di $25. Tuttavia, se qualcosa aggiunge valore al regalo stesso, non può essere considerato un incidentale.
Per esempio, diciamo che si acquista un cesto regalo per un cliente che costa $25. Diciamo che avete anche aggiunto una bottiglia di vino da $25 al cesto e speso altri $20 per avvolgere e spedire il cesto. La tua deduzione sarebbe di 45$ – un massimo di 25$ per il cesto regalo e il vino e altri 20$ per l’imballaggio e la spedizione.
Regalo al cliente tipo 1: gadget di marca
La buona notizia è che non devi includere materiale di marketing di marca in quella limitazione di 25$.
Gli articoli che costano meno di 4 dollari, hanno il nome o il logo della tua azienda stampato su di loro, e sono uno dei tanti articoli identici che dai via regolarmente non sono considerati regali.
Regalo Cliente Tipo 2: Intrattenimento
Stare attenti a dedurre i regali che potrebbero essere considerati spese di intrattenimento. Per esempio, se date a un cliente i biglietti per un evento di intrattenimento, è un regalo o un intrattenimento?
Generalmente, se partecipate all’evento con il cliente (quando possiamo farlo di nuovo), i biglietti dovrebbero essere trattati come una spesa di intrattenimento. Se dai i biglietti a un cliente e non partecipi all’evento, può essere considerato un regalo.
Questa distinzione è importante perché il TCJA ha eliminato la deduzione per le spese di intrattenimento a partire dal 1 gennaio 2018.
Pro-Tip: Tieni la documentazione dei regali deducibili dalle tasse!
Come per la maggior parte delle deduzioni fiscali, tenere la documentazione di ciò che hai comprato, quanto hai pagato e lo scopo commerciale del regalo è la chiave per assicurarti di ottenere la tua deduzione.
Supponiamo che ti fermi in un rivenditore locale e compri quattro cesti regalo per i clienti a 25 dollari l’uno. Se la ricevuta non include una lista dettagliata dei regali acquistati e mostra invece il totale che avete pagato, è una buona idea annotare che avete acquistato quattro cesti regalo a 25 dollari ciascuno. Su ognuno di essi, nominate anche i clienti per i quali sono stati acquistati i cesti regalo.
In questo modo se il vostro preparatore fiscale – o l’IRS – mette in dubbio la deducibilità del vostro regalo, avete una documentazione scritta a supporto.
Tutti sanno che è meglio dare che ricevere – ancora di più se quel dare può beneficiare della vostra fattura fiscale.
Alla fine della giornata, è una vittoria per tutti: un piccolo regalo di apprezzamento può lasciare un’impressione duratura e servire come una preziosa deduzione. (Basta assicurarsi di tenere registri accurati in modo che il vostro spirito di donazione non torni a mordervi al momento delle tasse!)
circa l’autore
Freelance ContributorJanet Berry-Johnson è un CPA e uno scrittore freelance con un background in contabilità e assicurazioni. I suoi scritti sono apparsi su Forbes, Parachute by Mapquest, Capitalist Review, Guyvorce, BonBon Break e Kard Talk. Janet vive in Arizona con suo marito e suo figlio e il loro cane di salvataggio, Dexter. Al di fuori del lavoro e della famiglia, le piace cucinare, leggere romanzi storici e guardare Real Housewives.