Qualunque entità basata sull’effettivo – che si tratti di un club, un’associazione commerciale, una camera di commercio, una sezione locale o un gruppo di ex allievi, o la tua palestra dietro l’angolo – ha bisogno di un sistema semplice per gestire tutti i suoi membri, gli eventi, il denaro e i contenuti associati al buon funzionamento dell’organizzazione. Questi strumenti Software-as-a-Service (SaaS) basati su cloud sono progettati per soddisfare le specifiche esigenze di gestione dei dati e delle persone di club, associazioni e altre organizzazioni. A seconda del prodotto e del pubblico, queste piattaforme combinano una serie di funzionalità diverse tra cui la gestione del database dei soci, la gestione dei documenti, l’e-commerce, l’email marketing, la costruzione di siti web, un sistema di gestione dei contenuti (CMS), la raccolta delle donazioni e l’elaborazione dei pagamenti, la pianificazione e la gestione degli eventi e una serie di altre funzioni. A differenza della maggior parte dei prodotti SaaS che mirano a fornire un set universale di strumenti, il software di gestione dell’effettivo è spesso specializzato per gestire solo le esigenze di particolari tipi di organizzazioni.
Prima di poter scegliere la soluzione di gestione dell’effettivo adatta alla vostra organizzazione, dovete avere un’idea chiara di quali compiti avete bisogno che questa piattaforma sorvegli e faciliti. Questa carrellata di recensioni spiegherà i tipi di strumenti disponibili e le caratteristiche che offrono, i fattori da considerare quando si investe in una piattaforma di gestione delle iscrizioni, e come il tipo di pubblico e il livello di personalizzazione richiesto possono fare la differenza.
Che cos’è la gestione delle iscrizioni?
I giorni analogici sono finiti: Non avete bisogno di gestire le informazioni e i programmi per i membri della vostra organizzazione attraverso montagne di carta in armadietti o lo stesso foglio di calcolo Microsoft Excel che usate dagli anni ’90. Ad un livello di base, la gestione dei membri richiede la capacità di tracciare le informazioni di base sui membri, comunicare con i membri e le prospettive, e pianificare gli eventi. Per raccogliere le donazioni, le quote e i contributi, e per elaborare i pagamenti, c’è bisogno anche di un po’ di software di contabilità.
Al di là delle basi, e a seconda dell’organizzazione che state gestendo, il vostro cruscotto amministrativo o centro di comando per i soci può anche sfoggiare una serie di altre caratteristiche. Lo strumento potrebbe aiutarvi a gestire il vostro negozio online, a gestire i documenti e a condurre sondaggi tra i membri e indagini online. Lo strumento potrebbe anche costruire il vostro sito web, aiutandovi a personalizzare l’aspetto e l’esperienza dell’utente (UX) per gli amministratori e i membri che utilizzano il sito web.
Nella metà degli anni ’80, io (Theresa) ero il presidente di una sezione locale di un’associazione nazionale di consulenti informatici. Come presidente della sezione, mi affidavo al nostro tesoriere per mantenere i registri dei membri, cosa che faceva usando un foglio di calcolo abbastanza primitivo. Le informazioni chiave che dovevamo tracciare includevano le più ovvie, come nome, indirizzo, numero di telefono e indirizzo e-mail.
Dove ci impantanavamo era la data di fatturazione delle quote annuali di ogni membro e determinare quando dovevamo eliminare un membro per mancato pagamento. Anche se abbiamo scritto una serie di macro di fogli di calcolo per aiutarci in questo compito, alla fine il nostro tesoriere ha dovuto ricorrere alla lettura dell’intero database riga per riga per assicurarsi che nessuno fosse stato dimenticato. Una volta all’anno, stampavamo (sì, stampavamo, su carta!) il nostro database dei soci in modo da poterci trovare l’un l’altro – ammesso che si potesse trovare il libretto stesso. Oggi, i servizi di software per la gestione dei soci basati sul cloud avrebbero reso questo compito un gioco da ragazzi.
I 10 contendenti
In questa carrellata di recensioni, diamo un’occhiata a 10 servizi di gestione dei soci – 360Alumni, aMember Pro, ChamberMaster, ClubExpress, MemberPlanet, NationBuilder, StarChapter, Sumac, Wild Apricot e Zen Planner – e introduciamo concetti chiave per aiutare a facilitare la vostra decisione di acquisto. Ma, prima di decidere quale funzionerà meglio per il vostro club, organizzazione, impianto sportivo o campo, è necessario dare priorità ai compiti che si desidera completare e definire un budget.
Il vostro primo passo è quello di capire che cosa sta causando la vostra associazione la maggior parte dei problemi con il vostro sistema di gestione corrente (che può essere un foglio di calcolo, una scatola di schede, o una pila ingombrante di carte). Di quali risposte avete bisogno che il vostro sistema attuale non fornisce abbastanza? Identificate i punti più dolenti e trovate la soluzione che li risolve per prima. Come la maggior parte dei servizi software basati su cloud, pagherete un canone mensile basato sul numero di persone che accederanno e su quelle che serviranno come amministratori. La maggior parte di questi servizi ha anche un limite al numero di membri che la vostra associazione può portare in base al livello di prezzo. La maggior parte degli strumenti che abbiamo testato, tra cui ChamberMaster, MemberPlanet, StarChapter, Sumac, Wild Apricot e Zen Planner, hanno prezzi di questo tipo, con livelli chiaramente delineati in base al volume dei contenuti, alla capacità dei membri e alla scala del sito web. Alcuni servizi, come ClubExpress, hanno prezzi più flessibili in base all’uso, mentre quelli come 360Alumni hanno prezzi in base al preventivo personalizzato. Il software di gestione dei membri aMember Pro è venduto con una licenza unica.
Ci sono alcuni costi aggiuntivi per la maggior parte dei sistemi (come le tasse di transazione) quando i membri pagano le loro quote o acquistano biglietti per eventi, o inviano un’email o un messaggio di testo, a seconda del numero di contatti. Il valore di Sumac si basa quasi interamente sulla sua lista di componenti aggiuntivi disponibili per casi d’uso specializzati, oltre alle spese d’integrazione per l’aggiunta di funzioni di gestione dei soci al vostro sito web esistente. La creazione e la personalizzazione del sito web vi costerà sempre, a seconda di quanto lavoro di codifica avete bisogno o quanto della personalizzazione è self-service utilizzando widget o un CMS plug-and-play come un sito WordPress. Ogni capitolo, gruppo o istituzione ha un sito web su misura e bisogni organizzativi diversi, quindi fateveli dire prima di comprare.
Mentre considerate i budget e le caratteristiche, date un’occhiata al software che state usando ora per compiti come la contabilità e la gestione dei rapporti con i clienti (CRM) e vedete se i pacchetti disponibili possono essere collegati ad essi. La maggior parte dei fornitori hanno interfacce di programmazione delle applicazioni (API) che permettono il passaggio dei dati avanti e indietro, ma alcuni preferirebbero che convertiate tutto quello che state facendo al loro sistema.
Costo della personalizzazione
C’è un compromesso che dovrete considerare tra la funzionalità del software nel suo stato generico e i costi di personalizzazione per le esigenze della vostra organizzazione. Molte associazioni più piccole, specialmente quelle nuove che non hanno ancora impostato i loro processi, potrebbero essere felici con un software off-the-shelf (o basato sul web). Le organizzazioni più grandi che sono state in giro per anni, e che hanno modi specifici di fare affari, potrebbero essere meglio se pagano i fondi aggiuntivi per personalizzare la piattaforma. La personalizzazione ha un costo, però. Ci vorranno diverse conversazioni con i loro venditori per avere un quadro completo del tuo possibile conto. 360Alumni crea un sito web personalizzato per ogni college o istituto di istruzione superiore che serve, ma questo ha un costo relativamente alto di personalizzazione del sito web una tantum.
La maggior parte di questi sistemi offre funzioni aggiuntive come l’elaborazione dei pagamenti, la biglietteria per gli eventi e l’email marketing – alcune sono disponibili gratuitamente mentre altre hanno un costo aggiuntivo. Ci sono anche pacchetti e-commerce che vi permettono di vendere le magliette della vostra organizzazione online, accettare donazioni online, o aggiungere periodicamente nuove campane e fischietti al vostro sito web (sia in modalità self-service o richiedendo la personalizzazione al fornitore di gestione dell’iscrizione).
Zen Planner, per esempio, offre un pacchetto mensile significativamente più costoso per il suo pacchetto di siti web per costruire e mantenere il vostro sito. ClubExpress addebita una tassa di avvio una tantum che va da $150 a quasi $2.000, a seconda del livello di codifica e personalizzazione del sito web richiesto. La tassa di avviamento una tantum di ChamberMaster varia da 600 a 7.000 dollari. Wild Apricot, d’altra parte, include la costruzione gratuita del sito web, l’hosting, l’accesso API e l’integrazione di WordPress a tutti i livelli. Poi ci sono strumenti come MemberPlanet, che offrono poca o nessuna personalizzazione ma hanno un costo complessivo molto più basso. Sumac non include la costruzione di un sito web o la gestione dei contenuti, ma c’è ancora una tassa una tantum di 700 dollari più 50 dollari al mese per l’integrazione di un sito web con il suo software.
Appena si aggiungono soldi al sistema, però, si deve anche scegliere un processore di pagamento. Queste aziende agiscono come intermediari tra il tuo sito web e le banche e le carte di credito dei tuoi membri, elaborando in modo sicuro i pagamenti. Prendono però una percentuale su ogni transazione, in media circa il 2,5%. Molti incorrono anche in commissioni per transazione da 20 a 50 centesimi. Controllate le caratteristiche e le spese di elaborazione dei pagamenti prima di collegarne uno alla vostra piattaforma di gestione dell’iscrizione, specialmente se le vostre tasse sono basse o se accettate pagamenti a rate. Quelle commissioni per transazione saranno un grande morso per i piccoli pagamenti.
Un ultimo fattore importante da considerare è la funzionalità mobile. Alcune soluzioni di gestione dell’iscrizione offrono applicazioni dedicate per Android e iOS. Altre hanno siti web reattivi che si ridimensionano dinamicamente a seconda delle dimensioni dello schermo del vostro smartphone o tablet; altre piattaforme come Sumac forniscono ancora solo l’accesso da desktop. I punti di forza sono ChamberMaster, MemberPlanet, e Zen Planner, che non solo offrono applicazioni mobili, ma hanno costruito applicazioni separate e dedicate per lo staff e per i membri.
Nelle applicazioni di Zen Planner, per esempio, i membri possono visualizzare gli orari e registrarsi per le classi, pagare le bollette, e anche monitorare i risultati degli allenamenti e le classifiche giornaliere come parte dell’esperienza gamificata della piattaforma. Nell’app del personale, gli amministratori possono tenere traccia delle presenze; creare, gestire e contattare i profili dei membri; o facilitare la fatturazione sicura o le transazioni dei documenti all’interno della loro app.
Anche le app mobili di ClubExpress devono essere menzionate qui. L’azienda non separa le app per gli amministratori e i membri, ma costruisce e marchia un’app mobile su misura per ogni club e la pubblica sull’App Store e sul Google Play Store come parte di una quota unica di 100 dollari (più 2 dollari per ogni membro da scaricare). Al contrario, molti dei prodotti recensiti in questa carrellata non offrono alcun accesso ottimizzato per i cellulari. Se le robuste capacità mobili sono un fattore importante per la vostra organizzazione, allora tenetelo a mente quando considerate uno strumento solo desktop, focalizzato sull’e-commerce, come aMember Pro.
Diversi tipi di pubblico
Le piattaforme di gestione dell’effettivo che abbiamo esaminato qui servono una serie di pubblici diversi e specifici – dalle palestre e i campi estivi alle associazioni professionali e i servizi di formazione professionale. Queste nove piattaforme supportano esigenze diverse, come una palestra non avrebbe bisogno di funzioni per i candidati alle cariche pubbliche, per esempio.
Wild Apricot copre una varietà di tipi di club e associazioni, comprese le associazioni senza scopo di lucro e i club che hanno bisogno di tenere sotto controllo i loro membri e fatturare loro quote ed eventi. MemberPlanet supporta la gestione dei membri in organizzazioni più piccole come le associazioni senza scopo di lucro, i gruppi religiosi, le scuole, i sostenitori, i PTA e i gruppi greci e di ex allievi (quest’ultimo è il pubblico principale di 360Alumni). ChamberMaster serve le camere di commercio locali, mentre StarChapter è orientato ai capitoli locali, alle organizzazioni non profit e alle associazioni. Sumac è orientato verso le non-profit, ma ha componenti aggiuntivi per tutto, dalle iscrizioni ai corsi e la ricerca di lavoro alla prenotazione di tour. ClubExpress è una piattaforma per tutti i tipi di club e associazioni, mentre il software di aMember Pro è adatto specificamente all’e-commerce online e ai siti web di affiliazione online. NationBuilder è orientato verso associazioni senza scopo di lucro, campagne politiche, musicisti, artisti, ristoranti, praticamente chiunque cerchi di generare un seguito online. Abbiamo cercato di recensire YourMembership.com (che supporta grandi gruppi con più sedi) ma non avevano una demo o un periodo di prova disponibile.
Abbiamo dato i nostri attuali cenni di Editors’ Choice a due servizi: ClubExpress e Zen Planner. ClubExpress è un all-in-one di appartenenza, eventi, e-commerce, e la piattaforma di gestione del sito web per i club locali e associazioni. Zen Planner offre palestre e studi di allenamento in un sistema facile da usare che non assomiglia a un CMS del decennio scorso. Abbiamo trovato che gli altri servizi di gestione dell’effettivo recensiti faranno tutti il lavoro adeguatamente, ma nessuno eguaglia ClubExpress e Zen Planner nel design, nell’UX senza soluzione di continuità o nell’ampiezza delle caratteristiche.
Ogni organizzazione è diversa e progettata per uno scopo diverso, ognuna delle quali serve un unico gruppo di membri e ha bisogni, compiti e obiettivi discreti per raggiungere la sua missione. Lo spazio di gestione dell’effettivo rispecchia la natura patchwork dei clienti a cui il suo software si rivolge. Tenendo a mente tutti i fattori menzionati, potete essere sicuri che uno degli strumenti in questa carrellata di recensioni sarà quello giusto per la vostra organizzazione.