Ripensare le comunicazioni per l’era del Coronavirus
Da quando il popolarissimo servizio Slack ha conquistato il cuore dei lavoratori, le app di messaggistica aziendale sono diventate il mezzo de facto per la comunicazione in ufficio. Queste app mettono la messaggistica istantanea, la messaggistica di testo, i forum privati, le videochiamate, la condivisione di file e a volte la condivisione dello schermo, in un unico hub per la collaborazione. Il risultato è un unico posto per chattare con i colleghi, sia in tempo reale che in modo asincrono. Ora che COVID-19 è qui, i team dovranno anche pensare seriamente a come rimanere in contatto con i membri che sono in quarantena, non possono viaggiare, vogliono evitare le riunioni faccia a faccia, o sono altrimenti separati. Le app di messaggistica aziendale possono essere una parte fondamentale della soluzione.
Si possono avere conversazioni uno-a-uno, chat di gruppo che sono solo su invito, e conversazioni pubbliche con chiunque voglia partecipare. Se usate in modo appropriato, le app di chat per team sono tra i migliori strumenti di produttività perché rendono le conversazioni più facili da tracciare, migliorano il lavoro di squadra e aiutano a mantenere la cultura aziendale.
Le app di messaggistica aziendale hanno diversi vantaggi rispetto al buco nero della produttività che è l’e-mail. In primo luogo, incoraggiano la brevità. A causa dei layout di queste applicazioni e dell’evoluzione del galateo sul loro utilizzo, i messaggi tendono ad essere succinti, a differenza delle e-mail dove molti si sentono obbligati a spiegare troppo. In secondo luogo, la maggior parte delle discussioni avviene su base opt-in. Puoi unirti alle conversazioni che sono applicabili a te, e sei ugualmente benvenuto a saltare qualsiasi cosa irrilevante. Se sei necessario, qualcuno può mettere un segno @ prima del tuo nome per segnalarti. Questo è molto più chiaro che essere CCed su un’email quando non hai idea di quale dovrebbe essere il tuo ruolo nella conversazione. In terzo luogo, le applicazioni di messaggistica consentono conversazioni persistenti e continue, che non è un punto di forza delle e-mail. Apri un forum chiamato “Brainstorming”, e le persone possono aggiungere un’idea ogni volta che le colpisce.
Cosa sono queste app e cosa le rende diverse l’una dall’altra?
Tutti amano Slack, giusto?
Slack è una delle app di messaggistica per team più conosciute e amate. Ci sono molte alternative a Slack, ma questa app ha fatto un notevole passo avanti nell’adozione all’inizio della sua vita. Una volta che Slack ha trovato le sue gambe, una sana spinta di marketing non ha fatto male. Secondo la CNBC, l’azienda ha speso 104 milioni di dollari in marketing nell’anno fiscale 2017, e la cifra è raddoppiata da allora. Ha abbracciato la giocosità con emoji, reacji (emoji usate come reazione a un post) e GIF animate. L’app ha anche fatto crescere la sua lista di funzionalità costantemente e con un reale valore aggiunto. Se avete familiarità con Slack, potreste ricordare quando ha aggiunto avvisi di stato personalizzabili, messaggi in thread, o la possibilità di inoltrare le e-mail nell’app. Inoltre, Slack si integra molto bene con decine di altre app e servizi online. Se hai bisogno di ricevere avvisi sull’attività di un’altra app, è probabile che tu possa riceverli in Slack.
Se sei già un fan dell’app, abbiamo 45 consigli su Slack per aiutarti a ottenere il massimo da essa.
Naturalmente, non tutti adorano Slack. Alcuni lo trovano troppo occupato, troppo rumoroso, anche se ci sono dei trucchi per rendere Slack meno distraente. Altri riconoscono che Slack ha molte funzioni, ma non quelle di cui hanno bisogno. Un’altra app ricca di funzionalità, Glip di RingCentral, offre una serie di strumenti che non troverete in Slack (a meno che non li aggiungiate attraverso un’integrazione). Glip ha l’editing collaborativo dei documenti, per esempio, più un calendario di squadra e strumenti di gestione delle attività. Glip offre anche strumenti per contrassegnare le immagini e i PDF. Se il tuo team ha già il servizio VoIP RingCentral Office, stai già pagando per Glip, che è ben integrato. Fateci un giro se non l’avete ancora fatto.
Altre alternative a Slack
Ci sono anche altre app da considerare, che soddisfano diverse esigenze. Twist di Doist è un ottimo esempio. Utilizza un layout unico che supporta le esigenze di un team distribuito, vale a dire persone in diversi fusi orari. Quando le persone lavorano in orari diversi, la loro app di comunicazione deve essere progettata in modo da mantenere le conversazioni ordinate e organizzate. Quando i membri del team nelle Filippine iniziano a lavorare e leggono le conversazioni dei loro colleghi canadesi, non dovrebbero sentirsi esclusi solo perché stavano dormendo quando la chat ha avuto luogo. Twist è progettato per questo tipo di scenario. Vale la pena notare, tuttavia, che Twist assomiglia molto alle e-mail in molti aspetti.
Flock è un’altra alternativa. Non è così frenetica come Slack, ma ha molte delle stesse caratteristiche. Solo che non ne è sovraccarico. Flock costa anche meno di Slack. L’app ha un’interfaccia ordinata, una lista integrata di cose da fare, e l’opzione per fare una bacheca di sola lettura, che potrebbe essere utilizzata per trasmettere informazioni da un ufficio legale, HR, o dirigenti aziendali.
Il miglior valore per le piccole imprese
Molte piccole organizzazioni possono cavarsela utilizzando la versione gratuita di una app di messaggistica. Di solito, la versione gratuita limita il numero di messaggi da esaminare quando si esegue una ricerca, o ha un basso limite di archiviazione dei file caricati. Le piccole imprese che hanno bisogno di pagare per tutte le caratteristiche senza limitazioni dovrebbero guardare a Zoho Cliq, l’app con il prezzo più basso che ha fatto questa lista delle migliori app di messaggistica di squadra.
Le tariffe di Zoho Cliq si basano sul numero totale di persone in una squadra che utilizzano l’app. Più persone ci sono, più basso è il prezzo per persona. Con 500 o più persone, si paga 1 dollaro a testa al mese. Man mano che il numero di utenti diminuisce, si paga un po’ di più. Così, un gruppo di 10 persone o meno finisce per pagare 3 dollari a persona al mese, che è ancora straordinariamente basso.
Opzioni in bundle
Un altro modo per mantenere i costi bassi è quello di utilizzare un’app di messaggistica di squadra che viene fornito in bundle con un altro servizio che la vostra organizzazione sta già pagando. Tre esempi sono Google Hangouts Chat, Microsoft Teams, e Glip di RingCentral (di cui abbiamo già parlato, ma eccolo di nuovo… tada!).
Google Hangouts Chat è incluso in un account G Suite aziendale. In altre parole, se la vostra organizzazione utilizza Gmail per la posta elettronica o Google Docs per l’elaborazione dei testi, allora avete già Google Hangouts Chat. Non c’è bisogno di pagare qualcosa in più per questo. È già lì per il tuo team per iniziare ad usarlo.
Lo stesso vale per Microsoft Teams, che viene fornito in bundle con gli account Office 365 Business o Enterprise applicabili. Teams è un po’ diverso da Hangouts Chat perché è possibile utilizzare Teams gratuitamente anche se non sei un cliente business pagante di Microsoft Office; hai solo bisogno di un indirizzo email Outlook.com gratuito. Se stai usando Slack e la tua azienda paga già per Office, dai un’occhiata a ciò che rende Microsoft Teams e Slack diversi. Potrebbe aiutarti a decidere se cambiare.
Comunicare, collaborare
Le organizzazioni possono avere altri strumenti di collaborazione che includono funzionalità di chat e messaggistica. Per esempio, di solito si trova un posto per discutere il lavoro in qualsiasi software di gestione dei progetti. Questi strumenti fanno un ottimo lavoro per sostenere le discussioni relative al progetto in questione, ma non sono adatti per conversazioni più generali, come far sapere agli altri pendolari dei problemi di traffico o discutere i modi per migliorare le politiche dell’ufficio. Quindi, ci sono alcuni vantaggi nell’avere sia app di messaggistica che altri strumenti di collaborazione che contengono più modi per comunicare.
La cosa più importante che un’app di messaggistica per team può fare è sostenere tutti in un team dando loro uno dei tanti strumenti di cui hanno bisogno per comunicare e fare il lavoro in modo efficiente.