Sappiamo tutti che chiedere soldi non è un compito facile. Questo è particolarmente vero se gestisci un’attività che è associata alla raccolta di denaro dai clienti. Anche dopo aver consegnato con successo beni/servizi ai tuoi clienti, a volte possono dimenticare di pagare debitamente le loro fatture. Come imprenditore, hai bisogno di denaro per migliorare il tuo flusso di cassa. Ma inseguire i clienti per i soldi può essere scomodo e impegnativo per molti. Se vi trovate mai in una situazione del genere, non dovete preoccuparvi. Una lettera di sollecito di pagamento ti aiuterà a risolvere il problema.
Una lettera di sollecito di pagamento è un documento scritto a un cliente che gli ricorda di pagare o la fattura in sospeso. Le lettere offrono un modo conveniente e professionale di richiedere ciò che è tuo di diritto. Infatti, ti aiuta a scegliere le tue parole in un modo amichevole che non metterà in pericolo le tue relazioni con i tuoi clienti.
Tabella dei contenuti
Contenuti di base di una lettera di sollecito di pagamento
Come uomini d’affari, probabilmente vi troverete ad affrontare ritardi di pagamento più di quanto vi aspettiate. Ma quando si presentano queste situazioni, sicuramente vi preoccupate di dove iniziare a scrivere le vostre lettere di sollecito. Pertanto, i seguenti sono alcuni componenti comuni che includerete altamente nella vostra lettera.
Testa di lettera della società
In qualsiasi lettera di sollecito di pagamento, è molto importante che includiate la carta intestata della vostra società. La carta intestata dovrebbe includere i tuoi dettagli personali come il nome, il titolo di lavoro e l’indirizzo dell’azienda. Menzionando i tuoi dettagli personali, rendi più facile per il cliente identificarti molto più facilmente. Oltre a questo, puoi anche includere la data di scrittura per scopi di registrazione.
L’indirizzo del destinatario
L’altra cosa che devi includere sono i dettagli personali del cliente. Questo dovrebbe includere informazioni fisiche e di contatto. Quando aggiungi i dettagli del destinatario, assicurati che le informazioni siano il più accurate possibile. In altre parole, assicurati che la tua lettera sia indirizzata alla persona giusta. Se, per esempio, dimentichi qualche dettaglio, la tua lettera cadrà nel vuoto.
Paragrafo introduttivo
Questo è il primo paragrafo della tua lettera. In questo paragrafo, l’autore ricorda educatamente al cliente i pagamenti in sospeso dei beni o servizi ricevuti in precedenza. Come bonus, assicuratevi di menzionare il numero della fattura, l’importo necessario, e la data in cui il pagamento era dovuto.
Paragrafo del corpo
Questo paragrafo è spesso il più lungo. Qui, l’autore dovrebbe far sapere al cliente perché l’azienda vuole che lui/lei paghi i debiti arretrati. Il tono del corpo dovrebbe essere moderato con il tipo di lettera. Per esempio, se è la prima lettera di sollecito di pagamento, assicurati di usare un tono più educato. Tuttavia, se è la terza o l’ultima lettera di sollecito, allora un tono più assertivo sarà sufficiente.
Ancora una volta, potete far sapere al cliente quali ripercussioni lo aspettano se non riesce a onorare le sue quote. Assicuratevi di presentarvi in modo chiaro e comprensibile.
Conclusione
Questo è il paragrafo di chiusura. Qui, l’autore dovrebbe ribadire ancora una volta l’importanza di pagare il debito. Per esempio, se la vostra azienda vuole rifornirsi, assicuratevi di indicare esattamente questo. Per rimanere professionali, assicuratevi di usare parole gentili nonostante l’inconveniente causato. Una volta che hai finito con la conclusione, devi aggiungere il tuo nome, seguito dalla tua firma ufficiale.
Suggerimenti da considerare quando si scrive una lettera di sollecito di pagamento
Se vuoi una lettera che ti faccia pagare facilmente, devi fare il miglio extra e arredare la tua lettera come un professionista. Detto questo, i seguenti consigli ti aiuteranno ad ottenere una lettera che funzioni secondo i tuoi desideri.
- Scrivere una lettera al momento giusto.
Una cosa che distingue la lettera di sollecito dal resto è il tempismo. Inviare la lettera al momento giusto ha un effetto significativo sul suo pagamento. Secondo gli esperti, per esempio, inviare la lettera durante il fine settimana può essere un’idea saggia perché il vostro cliente avrà poco da pensare. Se hai intenzione di inviare una lettera elettronica, allora il giorno migliore per l’e-mail è il martedì. Di nuovo, puoi inviare le lettere un giorno dopo la scadenza della fattura.
- Includere dettagli critici sul tuo pagamento
Quando scrivi la lettera, assicurati di includere tutte le informazioni che la renderanno facile da capire per il cliente. Questo includerà il numero della fattura, l’importo dovuto, i termini di pagamento e le informazioni di contatto.
- Modifica il tuo linguaggio
Come già detto, il linguaggio usato quando scrivi lettere di sollecito di pagamento dovrebbe essere educato e professionale. Tuttavia, l’urgenza dovrebbe aumentare con il passare dei giorni. Se la fattura è scaduta da 15 giorni, devi essere troppo educato per affermare il tuo rapporto con il cliente. Se la fattura è in ritardo di 30 giorni, il linguaggio deve esprimere l’urgenza. Tuttavia, se la fattura è in ritardo di 60 giorni, allora bisogna essere molto severi sul pagamento. Fate sapere al cliente quanto è urgente il pagamento.
- Offrite un piano di pagamento.
A volte, il vostro cliente può scoraggiarsi per l’enorme fattura che deve pagare. Quindi, per rendere il cammino più leggero, potete offrire loro un piano di pagamento migliore. Per esempio, potete dividere la fattura in piccoli pezzi gestibili. Questo aumenterà le possibilità che il tuo debito venga pagato.
Esempi di lettere di sollecito di pagamento
Re: ,
La sto contattando per conto della Greenstone Company Limited in merito alla seguente fattura numero
Questa fattura doveva essere pagata due settimane fa. Apprezzeremmo molto se inviaste il pagamento con un assegno circolare. Come sapete, vogliamo fare il nostro inventario annuale in modo da rifornirci per il prossimo anno finanziario.
Nota che i pagamenti devono essere effettuati al più tardi il 2 dicembre 2020. Altrimenti, saremmo costretti a trasmettere i vostri dati all’agenzia di recupero crediti. Inoltre, si noti che accettiamo pagamenti a rate. Se avete altre domande o dubbi, non esitate a mettervi in contatto tramite .
Grazie per il vostro tempo.
Sinceramente,
