Come compilare un modulo di rimborso spese:
Aggiungi informazioni personali.
Includi il tuo nome completo, il numero di identificazione del dipendente (se applicabile), il dipartimento e qualsiasi altra informazione appropriata che è richiesta nel modulo in modo che il destinatario sappia a chi inviare il rimborso.
Inserisci i dettagli dell’acquisto.
I moduli di rimborso di solito chiedono dettagli come la data di acquisto, una breve descrizione di ciò che è stato pagato e il totale. Elenca ogni articolo individualmente se ne hai più di uno.
Firma il modulo.
Firma e data in fondo al modulo. Aggiungendo la tua firma, certifichi che le informazioni che hai aggiunto al modulo sono accurate e riflettono le effettive spese aziendali che hai pagato usando i tuoi fondi.
Allegare le ricevute.
Allegare le ricevute di acquisto per ogni articolo elencato sul modulo. Le tue ricevute sono la prova che hai effettivamente pagato le spese che stai dichiarando sul modulo. Un rimborso completo potrebbe non essere possibile senza le ricevute appropriate.
Invia alla direzione o al dipartimento di contabilità.
Invia il modulo e le ricevute al tuo manager o alla parte appropriata, come il dipartimento di contabilità, il prima possibile. Molte aziende accettano solo richieste di rimborso entro 30 giorni dalla spesa originale, quindi invia sempre il tuo modulo di rimborso spese subito.
Perché i moduli di rimborso spese sono importanti:
In quasi ogni azienda, ci saranno casi in cui i dipendenti devono pagare le spese di tasca propria. Questo è particolarmente comune per i dipendenti che viaggiano per conferenze, riunioni e luoghi di lavoro fuori sede. Avere un modulo di rimborso spese aiuta a garantire che questi dipendenti non siano lasciati a coprire queste spese da soli.
Più importante, i moduli di rimborso spese creano una documentazione che rafforza i vostri registri contabili e protegge dalle frodi. Se si trovano discrepanze tra l’importo rimborsato e l’importo effettivamente speso, il modulo può essere usato come punto di riferimento per vedere cosa è stato richiesto e cosa è stato pagato.
I moduli di rimborso spese sono una parte standard di qualsiasi politica di rimborso spese e vi aiuteranno ad evitare di pagare troppo o troppo poco i dipendenti per le spese legate al lavoro.