No Host Bar vs. Hosted Bar: Pro e Contro

Di Beth Buehler

L’argomento di chi paga le bevande al bar è una conversazione che avviene per ogni riunione o evento, a meno che non si tratti di un’occasione di lavoro o sociale che non comporta alcolici, naturalmente. Alle varie conferenze ed eventi a cui partecipo per lavoro, molte volte il vino del Colorado, la birra e gli alcolici sono donati in modo che queste bevande e talvolta una bevanda d’autore siano disponibili per i partecipanti a costo zero, mentre devono acquistare altre scelte di bevande. Mi piace anche l’approccio del biglietto, in quanto fornisce ancora una o due bevande gratuite ma controlla il budget dell’organizzatore.

Alla nostra celebrazione dei premi scelti dai lettori e all’induzione della Hall of Fame per Colorado Meetings + Events che si tiene ogni marzo come il calcio d’inizio della Colorado Meetings Week, utilizziamo partnership e sponsorizzazioni per avere un bar ospitato durante la serata dalle 18:00 alle 20:30.

Questi sono solo alcuni esempi, così mi sono collegato con Alicia Hein per saperne di più sull’argomento “No Host Bar vs. Hosted Bar: Pro e contro”, dato che ha lavorato come responsabile nazionale delle vendite e responsabile dei servizi congressuali al Crested Butte Mountain Resort e responsabile delle vendite di catering per matrimoni al Keystone Resort.

Destinazione Colorado: Qual è il modo migliore per affrontare l’argomento “no host bar/hosted bar” con un cliente?

Alicia Hein: Mi piace iniziare discutendo su come l’evento si inserisce nel programma generale del gruppo. Se si tratta del primo evento o di un ricevimento isolato, allora il cliente o il meeting planner ha più flessibilità con il formato del bar.

Nel mio lavoro di responsabile nazionale delle vendite per Crested Butte Mountain Resort, spesso lavoro con clienti che portano una conferenza annuale al nostro resort dove i partecipanti vengono anno dopo anno, e il ricevimento di benvenuto o i ricevimenti serali sono pietre miliari dell’esperienza della conferenza e forniscono un networking e la possibilità di raggiungere i colleghi che non vedono spesso. In questi casi raccomando di mantenere lo stesso formato del bar per soddisfare le aspettative degli ospiti.

Ho avuto altri gruppi di conferenze a cui piace mescolare un po’ le cose di anno in anno, e possiamo usare il formato del bar per soddisfare le linee guida di bilancio, aiutare a soddisfare i minimi di cibo e bevande negoziati con il nostro resort o incoraggiare la partecipazione a un programma prima o dopo l’evento.

DC: Gli hosted bar sono più comuni di quelli senza host o viceversa? O è diverso per gli eventi aziendali o sociali?

AH: Non so se entrambi siano più popolari. Penso che dipenda soprattutto dal budget del gruppo e anche dal tipo di evento. Nella mia esperienza di responsabile delle vendite di catering che si occupa di matrimoni a Keystone, ho scoperto che la maggior parte delle mie spose voleva fornire un bar ospitato e lo ha fatto fino a quando il loro budget lo permetteva. Spesso i loro ospiti viaggiavano da tutto il paese e quindi volevano alleviare un po’ dell’onere finanziario di raggiungere la destinazione ospitando il bar (e l’intera celebrazione) una volta che i loro ospiti arrivavano.

DC: Quali sono alcune cose che devono essere considerate con un bar ospitato?

AH: Sicuramente il budget del cliente, dato che i conti del bar ospitato possono variare a seconda del tipo e della durata dell’evento e del numero di persone che partecipano. I clienti devono anche considerare il trasporto dopo l’evento se gli ospiti devono tornare ai loro hotel o altrove. Un organizzatore responsabile fornirà una navetta per l’evento o terrà l’evento vicino a opzioni di trasporto gratuite, poiché le persone in genere consumano più bevande se c’è un bar ospitato.

DC: Che ne dici di un bar non ospitato?

AH: A seconda del tipo di evento, può essere utile far sapere agli ospiti in anticipo in modo che possano venire preparati con un pagamento adeguato. La maggior parte delle sedi accettano carte di credito, ma se l’evento si tiene in una località remota l’unica opzione può essere il contante, che meno persone portano con sé al giorno d’oggi. Se sei un organizzatore di riunioni che aggiunge un nuovo evento al tuo programma, per esempio una sessione di poster nel tardo pomeriggio/sera, un bar in contanti in anticipo significa probabilmente che meno persone parteciperanno ad entrambi gli eventi. Offrire una selezione di cibo alla reception può compensare questo, ma ospitare il bar (o parte di esso) sarebbe più vantaggioso per convincere le persone a partecipare.

DC: Qual è una buona via di mezzo tra i due?

AH: Di solito questo viene fuori a causa dei vincoli di bilancio di un cliente. Sono un grande fan della personalizzazione del bar per ospitare birra e vino, ma le bevande alcoliche devono essere pagate dall’ospite. Questo formato aumenta la partecipazione all’evento e fornisce opzioni per gli ospiti mentre controlla il budget complessivo del cliente.

DC: Qual è un buon modo per aiutare a controllare i costi per un bar ospitato?

AH: Se un gruppo di conferenze ha un budget rigido, spesso forniscono ai partecipanti un certo numero di biglietti per le bevande per controllare i costi e gli ospiti pagano per qualsiasi bevanda oltre i biglietti. Un’altra opzione è quella di ospitare il bar fino ad una certa ora e poi passare ad un bar non ospitato, ma questo non funziona bene per tutti gli eventi e può effettivamente creare una “corsa” al bar proprio prima che il formato passi al non ospitato, il che non aiuta necessariamente il vostro budget.

Se un organizzatore di riunioni ha opportunità di sponsorizzazione disponibili per una conferenza, suggerisco sempre di includere la sponsorizzazione del bar come opzione. Questo può essere un modo semplice per compensare i vincoli di bilancio di una conferenza e allo stesso tempo permettere a un fornitore di impegnarsi in modo sociale con i vostri ospiti.

DC: Le sedi hanno requisiti diversi per bar ospitati e non?

AH: Sì, ma la maggior parte di questo lavoro è fatto internamente alla sede, ad esempio avere una cassa a portata di mano o un distributore di carte di credito disponibile per un bar non ospitato o avere più bevande e personale disponibile per un bar ospitato. Penso che la chiave qui, come cliente o pianificatore di riunioni, sia dettagliare le specifiche del formato del bar e del pagamento con l’organizzatore della sede prima del tempo in modo che tutti siano sulla stessa pagina. Se come cliente siete preoccupati per il conto del bar, mi piace esserne consapevole in anticipo e comunicarlo al nostro staff. In generale, vogliamo che voi e i vostri ospiti vogliate tornare al nostro resort o che ci riferiate ad altri e noi aumentiamo le nostre possibilità che questo accada gestendo le vostre aspettative per l’evento.

DC: Come possono essere resi unici i bar degli eventi (ospitati o no) rispetto allo stesso vecchio approccio?

AH: Penso che questo dipenda più da ciò che è disponibile al bar che dal formato. I clienti che cercano di rendere unico un evento spesso lavorano con il nostro team di servizi per le conferenze per personalizzare una bevanda caratteristica per l’evento o richiedere che vengano serviti prodotti locali. Qui a Crested Butte le nostre richieste sono di solito per il rum Montanya prodotto localmente o la birra Irwin Brewing Company come un modo per ancorare il matrimonio o l’esperienza della conferenza alla nostra città. Come qualcuno nell’industria amo controllare le incredibili idee di bevande d’autore fornite da Colorado Meetings + Events nelle loro newsletter e riviste. Le ricette delle bevande sono di solito fornite da mixologi professionisti e mi forniscono i blocchi di costruzione per far girare qualcosa di simile per gli eventi qui.

Beth Buehler è editore di Colorado Meetings + Events e Mountain Meetings riviste, ha aiutato a pianificare numerosi incontri ed eventi, e gode di esplorare il Colorado in tutte le stagioni.