Il giorno per organizzarsi è ora, non più tardi. Senza avere una certa organizzazione per il tuo progetto, corri il rischio di mandare un progetto esteso e che richiede tempo a spirale in un fallimento abietto.
Un progetto ben organizzato assicura che tutti sappiano cosa ci si aspetta da loro, qual è la loro autorità e cosa devono fare. Fornisce il binario su cui eseguire un progetto. Senza di esso, un progetto è nel caos.
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Che cos’è l’organizzazione del progetto?
L’organizzazione del progetto è la struttura del progetto. È creata separatamente, con specialisti e lavoratori di vari dipartimenti. Questo personale lavora sotto il project manager.
L’organizzazione del progetto è un processo. Fornisce l’organizzazione per le decisioni su come realizzare un progetto. Decide il processo del progetto: pianificare come i costi, le scadenze, il personale e gli strumenti saranno implementati. L’organizzazione del progetto viene poi presentata agli stakeholder del progetto.
Aree di responsabilità
Ci sono tre aree di competenza e responsabilità in una struttura organizzativa del progetto: la leadership del progetto, il team del progetto e il consiglio del progetto. La direzione del progetto è responsabile della gestione del progetto, e il team del progetto implementa il progetto. Il consiglio del progetto è l’organo decisionale che definisce il successo del progetto e se un progetto deve essere cancellato o meno.
Tipi di strutture organizzative di progetto
C’è una varietà di strutture organizzative di progetto. Eccone tre:
- Funzionale è quando i dipartimenti organizzativi sono raggruppati per aree di specializzazione. In questo caso, il progetto è di solito eseguito in un ambiente a silos.
- Proiettato è quando l’intera organizzazione è organizzata dal progetto.
- Matrix ha team che riportano sia ad un manager funzionale che al project manager, una specie di ibrido delle due strutture precedenti.
- L’organizzazione organica del progetto abbraccia la flessibilità.
- Virtuale è quando il project manager è l’hub nella rete.
- Multi-divisione significa che i gruppi funzionali sono decentralizzati.
Capire quale tipo di struttura organizzativa usare determina la gestione di un progetto. La struttura fornisce le ossa del progetto, e quindi il piano del progetto deve allinearsi con la struttura. Questo viene fatto di solito con un organigramma di progetto.
Archivi della struttura organizzativa del progetto
Capire quale struttura per fare un’organizzazione di progetto è solo l’inizio dell’organizzazione di un progetto. Il vero lavoro è implementare e applicare l’organizzazione del progetto. Ecco perché un organigramma di progetto è così importante. Stabilisce le relazioni formali tra il project manager, il team di progetto, l’organizzazione di sviluppo, il progetto stesso e gli stakeholder del progetto.
Best Practices
Il project manager crea la struttura del progetto, che deve soddisfare le esigenze del progetto durante le sue fasi. La struttura organizzativa del progetto, tuttavia, non può essere troppo rigida o troppo lasca, ma trovare il giusto equilibrio tra questi due punti. L’obiettivo di un’organizzazione di progetto è di aiutare la squadra a raggiungere l’obiettivo del progetto e a fare del proprio meglio. Perciò, un project manager deve analizzare i punti di forza dei suoi membri del team per l’inizio e, quando vengono assegnati, chiedere loro se sono a loro agio nei loro ruoli.
Mentre l’organigramma del progetto favorisce la collaborazione in modo efficiente in termini di costi, evitando duplicazioni e sovrapposizioni di sforzi, ha solo un valore limitato. Questo perché sta solo illustrando una relazione gerarchica tra la squadra, non come faranno il lavoro. Detto questo, è ancora uno strumento prezioso e parte di qualsiasi progetto o portfolio ben pianificato.
Come fare un organigramma di progetto
L’organigramma di progetto identificherà i ruoli e le responsabilità del team, ma anche i dettagli dei membri del team selezionati per quei ruoli. Questo include l’identificazione della formazione se necessaria, riconoscere come allocare le risorse e determinare i modi appropriati per coinvolgere le parti interessate. Per fare questo, ci sono sei passi da fare.
Identificare il personale
Primo, chi sono le persone che sono collegate all’ambito del progetto? Questi sono quelli che hanno un impatto sul progetto. Sono il personale chiave. Queste persone possono andare dal marketing ai venditori, ai capi reparto e al personale IT ai consulenti e al personale di supporto, ecc.
Creare un team di gestione senior
Il passo successivo è quello di ottenere un team che sia responsabile del progetto. Questi sono, naturalmente, quegli individui che hanno un interesse acquisito nel progetto e sono impegnati nel suo successo. Questo team è di solito composto dagli sponsor del progetto o dal cliente, anche se può anche includere esperti che offrono una guida durante il progetto.
3 Assegnare i coordinatori del progetto
C’è bisogno di avere una persona di riferimento, o un gruppo a livello di gestione medio-basso, per svolgere i compiti che rientrano in questo livello. Questa persona o gruppo aiuterà a sincronizzare i compiti della squadra. Il numero di coordinatori sarà determinato dalle dimensioni del progetto, ma concentrarsi sempre su tre aree di un progetto: pianificazione, tecnica e comunicazione.
Nota gli stakeholder
Al di fuori della squadra che eseguirà il progetto, è fondamentale identificare gli stakeholder, poiché anch’essi sono influenzati dal progetto e partecipano allo sviluppo del progetto.
Identificare i requisiti di formazione
A volte le squadre sono abili nei loro compiti e con gli strumenti che sono stati forniti per aiutarle. A volte non lo sono e hanno bisogno di un periodo di formazione prima che il progetto possa essere eseguito. Questo è il punto in cui qualsiasi formazione necessaria viene stabilita e offerta alla squadra. Il coordinatore del progetto è di solito chi gestisce questo compito di aggiornamento dei membri della squadra.
Creare l’organigramma del progetto
Finalmente, è il momento di sviluppare l’organigramma del progetto. Per prima cosa, rivedete i passi precedenti e poi fate questa rappresentazione visiva di come le persone nel progetto collaboreranno, quali sono i loro compiti e dove sono collegati. Puoi usare uno strumento gratuito di diagramma di rete, come Google Draw, e quando hai finito fallo diffondere alle parti necessarie.
L’organigramma del progetto deve avere i principali responsabili delle decisioni elencati. Ogni persona coinvolta nel progetto deve avere un’assegnazione e un ruolo identificato e le responsabilità di questi ruoli chiaramente definite. Tutti i collegamenti che collegano i ruoli devono essere identificati, così come tutte le parti interessate. Assicurati che anche i canali di reporting e comunicazione siano definiti e descritti.
Come ProjectManager.com aiuta nell’organizzazione del progetto
Una volta che hai la struttura e l’organigramma del progetto, è importante assicurarsi che la struttura regga durante il ciclo di vita del progetto. ProjectManager.com ha gli strumenti che i project manager o i program manager hanno bisogno quando lavorano su uno o un portafoglio di progetti. Le nostre caratteristiche assicurano che la tua organizzazione del progetto sia solida con funzioni che tengono traccia dei portafogli di progetti.
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