Organizzazione formale, componente della struttura sociale di un’organizzazione progettata per guidare e vincolare il comportamento dei membri dell’organizzazione.
L’etichetta “formale” è usata perché il concetto comprende le regole ufficialmente sancite, le procedure e le routine dell’organizzazione, così come le relazioni di autorità definite dai ruoli tra i membri dell’organizzazione. Le procedure operative standard e gli organigrammi, che sono essenzialmente mappe delle relazioni di autorità formali, sono due dei più importanti simboli (e prodotti) dell’organizzazione formale. Da un punto di vista concettuale, tuttavia, l’organizzazione formale è meglio descritta come un tipo di struttura sociale organizzativa, piuttosto che un tipo generale o specifico di organizzazione. Inoltre, l’organizzazione formale non è semplicemente un insieme di regole, procedure e routine – il concetto deriva il suo significato da come ognuno di questi elementi è usato per guidare e limitare il comportamento dei membri dell’organizzazione. Di conseguenza, l’organizzazione formale ha spesso implicazioni importanti per chiunque, a qualsiasi livello, cerchi di controllare i membri di un’organizzazione.
Come molti studiosi hanno osservato, tuttavia, non tutto il comportamento all’interno di un’organizzazione può essere controllato attraverso regole formali, procedure e routine. In qualsiasi organizzazione, le regole vengono piegate, le procedure vengono modificate per adattarsi al compito da svolgere, e vengono adottate routine non standard, spesso senza alcuna direttiva formale da parte della leadership dell’organizzazione. Inoltre, la rete di relazioni in qualsiasi organizzazione raramente assomiglia all’organigramma formale, poiché le reti di amicizia, le reti di consulenza e le reti di comunicazione si sviluppano inevitabilmente attraverso i confini intra-organizzativi. Queste osservazioni sul comportamento organizzativo non formale hanno portato gli studiosi a sostenere che dove si trova un’organizzazione formale, ci si dovrebbe anche aspettare di osservare un’organizzazione informale. L’una non può esistere senza l’altra.
Gli studiosi discutono sul giusto equilibrio tra organizzazione formale e informale. Tutti riconoscono l’importanza dell’organizzazione informale nell’influenzare il comportamento, ma differiscono riguardo a quanta influenza abbia effettivamente. Così, gli studiosi che concettualizzano le organizzazioni come sistemi razionali tendono a sostenere che le organizzazioni possono essere progettate in modo tale che i processi informali possano essere adeguatamente controllati attraverso procedure e routine formali. Gli studiosi che scrivono nella tradizione dei sistemi naturali, d’altra parte, tendono a sostenere che l’organizzazione informale influenza più fortemente i modelli comportamentali rispetto all’organizzazione formale e, quindi, creare nuove regole e procedure o stabilire linee di autorità ben definite potrebbe non avere sempre l’effetto desiderato.
A prescindere dalla prospettiva che si adotta, l’interazione tra organizzazione formale e informale ha importanti implicazioni per la leadership di qualsiasi organizzazione, sia nella fase di progettazione che nel coordinamento quotidiano delle attività organizzative. Questo perché la capacità di progettare organizzazioni formali e di manipolarle regolarmente per raggiungere obiettivi definiti dipende dal tipo di organizzazione e dalla natura delle attività da coordinare, così come dalle competenze dei dirigenti o dell’organo di governo che gestisce l’organizzazione.