Wszyscy mamy ten plik Excela. Wiesz, ten który zajmuje minuty, aby go otworzyć lub zapisać!
Czy chciałbyś przestać czekać za każdym razem, gdy nad nim pracujesz?
Jeśli tak, ten krótki wpis jest dla Ciebie!
Florence, starszy konsultant w UpSlide, nauczy Cię, jak zmniejszyć rozmiar pliku Excela.
Pod koniec artykułu będziesz wiedział, jak skompresować dowolny rozmiar pliku Excela w ciągu kilku sekund.
Gotowy na wcześniejsze wyjście z pracy dzisiaj?
Najpierw zrób audyt swojego dużego pliku Excela
Przed zmniejszeniem rozmiaru pliku Excela, chcielibyśmy podzielić się z Tobą wskazówką na początek – możesz ją pominąć, jeśli wolisz zastosować wskazówki Florence już teraz.
Im więcej dodajesz komentarzy, formuł, formatowania warunkowego, ukrytych arkuszy i tak dalej, tym cięższe stają się pliki Excela. Na przykład finansiści pracujący w dziale usług transakcyjnych lub bankowości inwestycyjnej budują modele z mnóstwem formuł, tabel i arkuszy.
Jeszcze przed rozpoczęciem pracy możesz dowiedzieć się, które arkusze są najcięższe w Twoim pliku Excela. Aby to zrobić, zrób kopię swojego pliku Excel i wykonaj następujące kroki:
- Otwórz Eksploratora plików, w którym zapisany jest Twój Excel
- Wyświetl rozszerzenia nazw plików w zakładce „Widok”
- Zmień rozszerzenie kopii pliku Excel na „.zip”
- Następnie otwórz spakowany folder i przejdź do arkuszy xl >
- Sortuj według rozmiaru
.
Zauważenie najcięższych arkuszy może pomóc Ci wybrać, od których zacząć. Na przykład, „sheet26.xml” stanowi prawie jedną trzecią globalnej objętości. Zazwyczaj odpowiada on arkuszowi n+1 w pliku Excela w powyższym przykładzie, możemy zacząć od przycięcia dwudziestego siódmego arkusza.
Uwaga! Zasada n+1 bierze pod uwagę ukryte arkusze. Jeśli masz wiele ukrytych arkuszy, znalezienie właściwego może stać się trudne. Jednym ze sposobów, aby wiedzieć na pewno, że masz właściwy arkusz jest uzyskanie dokładnej nazwy. Oto szczegółowy przewodnik, jak znaleźć nazwę arkusza.
Teraz, na wskazówki Florence’a!
Wybierz dowolny duży plik Excela, który chcesz rozjaśnić. Jak widać powyżej, możesz zacząć od najcięższych arkuszy.
Oto siedem wskazówek, jak zmniejszyć rozmiar pliku Excela już teraz:
Porada #1: Usuń formatowanie warunkowe
Formatowanie warunkowe przydaje się, gdy musisz wyróżnić konkretne dane. Ale prawda jest taka, że może ono szybko uczynić Twój plik Excela ciężkim. Sugerujemy usunięcie formatowania warunkowego z arkusza kalkulacyjnego, gdy tylko z nim skończysz. Aby to zrobić:
- Zaznacz kilka sformatowanych komórek w swoim arkuszu
- Przejdź do karty głównej > Formatowanie warunkowe > Wyczyść reguły > Clear from Selected Cells
Jeśli chcesz usunąć formatowanie warunkowe ze wszystkich komórek, wybierz opcję „Wyczyść reguły z całego arkusza”.
Porada #2: Przycinaj każdy arkusz do jego używanego zakresu
Czy wiesz, że arkusze Excela mogą mieć do miliona wierszy? Dobrym sposobem na zmniejszenie rozmiaru pliku Excela jest pozbycie się pustych wierszy i kolumn. Oto jak możesz to zrobić:
- Zaznacz wszystkie nieużywane wiersze i kolumny (Skrót = Ctrl+Shift+strzałka w prawo/dół)
- Prawym-…kliknij > Usuń
Porada #3: Usuń niepotrzebne formuły
Wszyscy używamy formuł Excela do dynamicznego manipulowania i łączenia danych! Ale często zapominamy o ich usunięciu, gdy nie są już potrzebne.
Dobrym sposobem na zmniejszenie rozmiaru pliku i zachowanie zapisu danych jest zastąpienie formuł ich wartościami:
- Zaznacz komórki, z którymi pracujesz (możesz użyć skrótu Ctrl+A, aby wybrać cały arkusz)
- Kopiuj i Wklej Specjalne: Values
W ten sposób usuniesz również hiperłącza, które sprawiają, że twój plik jest ciężki.
Porada #4: Kompresja obrazków w Excelu
Złota zasada to unikanie obrazków w Excelu. Jeśli mimo to musisz używać obrazków, dobrą praktyką jest ich kompresowanie:
- Wybierz obrazek, który chcesz rozjaśnić
- Przejdź do zakładki Format obrazu
- Kliknij na Kompresuj
- Rekomendujemy odznaczenie pierwszego pola („Zastosuj tylko na tym obrazku”), aby skompresować wszystkie obrazki wewnątrz pliku Excela
- Opcjonalnie: możesz wybrać rozdzielczość, jaką chcesz (zalecamy email).
Porada #5: Wyczyść formatowanie danych
Formatowanie umożliwia oku naturalną strukturę informacji. Jednak formatowanie danych będzie również obciążać twoje arkusze. Zaufaj mi, my też uwielbiamy formatować dane! Jeśli jednak masz problemy z załadowaniem pliku, zalecamy usunięcie formatowania:
- Zaznacz wszystkie sformatowane wiersze, kolumny i komórki, które nie zawierają danych
- Strona główna > Edycja > Wyczyść format
Porada #6: Usuń zegarki
Osoby, które pracują na dużych plikach z wieloma arkuszami i formułami wiedzą, co to są zegarki (nie ten na nadgarstku!). Gdy jest ich dużo, obciążają one Twoje arkusze kalkulacyjne. Kiedy już z nimi skończysz, dobrą praktyką jest usunięcie ich z plików:
- Przejdź do zakładki Formuły > Okno zegarka
- Zaznacz wszystkie i kliknij „Usuń”
.
Porada #7: Wyeliminuj ukryte dane (arkusze, wiersze i kolumny)
WAŻNE: Zalecamy wykonanie tego kroku jako ostatniego, ponieważ może on złamać formuły i nie da się go odwrócić! Zrób wcześniej kopię.
Zacznijmy od arkuszy! 😊
- Kliknij prawym przyciskiem myszy na arkuszu
- Wybierz „Ukryj”
- Powtórz poprzednie kroki dla każdego arkusza
Teraz zróbmy to samo z kolumnami i wierszami:
- Zaznacz cały arkusz (Ctrl+A)
- Prawym-kliknij na swoje wiersze/kolumny
- Kliknij „Unhide”
Teraz, gdy widzisz cały plik Excela, możesz usunąć wszystkie niepotrzebne arkusze, kolumny i wiersze. Co więcej, możesz łatwo przeprowadzić audyt swojego pliku, aby wykryć ciężkie arkusze za pomocą metody, której użyliśmy na początku artykułu.
✨BONUS TIP: Zmniejsz rozmiar swojego pliku Excel jednym kliknięciem
Dobra wiadomość!
W UpSlide lubimy pracować na lekkich plikach. Dlatego też stworzyliśmy funkcję, która wykonuje pracę za Ciebie: Smart Clean! Stosuje ona wszystkie powyższe wskazówki w mgnieniu oka. Wystarczy jedno kliknięcie na zakładce UpSlide w Excelu i Twój plik będzie lekki jak piórko: ta funkcja może zmniejszyć rozmiar Twojego pliku Excel nawet o 99% jego początkowej wagi!
Zapoznaj się z naszymi 3 najlepszymi poradami dotyczącymi produktywności w Excelu i dowiedz się więcej o funkcjach UpSlide dla pakietu Microsoft Office.