Office 365 Business Essentials jest najbardziej przyjazną dla budżetu wersją pakietu Microsoft Office dla nowych i małych firm.
Nie będzie ona działać dla każdego, a niektóre ograniczenia offline sprawiają, że uaktualnienie do wersji Business Premium wygląda całkiem kusząco.
W tym samym czasie Office 365 Business Essentials zapewnia cały pakiet aplikacji i usług, które pięknie ze sobą współpracują. Microsoft zawsze aktualizuje swoje produkty, dodając do nich cechy i funkcje, aby dorównać swoim konkurentom. Wiele z tych narzędzi i zalety pracowali ich drogę do Business Essentials.
Więc, podczas gdy nie dostaniesz pełną łódź MS Office usług i aplikacji, co zrobić, aby uzyskać za 5 dolarów miesięcznie na użytkownika jest fenomenalny. Jeśli potrzebujesz tylko podstawowych aplikacji i służbowej poczty e-mail, Office 365 Business Essentials zadba o Ciebie.
Przegląd Office 365 Business Essentials
Office 365 Business Essentials działa na komputerach PC, Mac, Android i iOS i jest licencjonowany na zasadzie subskrypcji. Jeśli Twoja subskrypcja jest aktualna, najnowsza wersja będzie instalowana przy każdym logowaniu.
Office 365 Business Essentials jest częścią rodziny usług Office 365 Business, która obejmuje również Office 365 Business i Office 365 Business Premium. Każdy z tych produktów obsługuje 300 lub mniej użytkowników. Większe firmy mogą wybrać produkty z rodziny usług Office 365 Enterprise, które obsługują nieograniczoną liczbę użytkowników.
To pierwsza rzecz, na którą należy zwrócić uwagę. Jeśli potrzebujesz więcej niż 300 użytkowników, lub będziesz potrzebował w najbliższej przyszłości, żadna z platform Office 365 Business nie będzie Cię wspierać.
Office 365 Business Essentials vs inne plany Office 365 Business
Więc masz mniej niż 300 osób w swojej firmie i próbujesz wybrać odpowiedni plan. Nie patrz tylko na cenę.
Spośród trzech ofert w rodzinie usług biznesowych Office 365 Business Essentials jest najtańszy. Jednak mówienie, że jest ubogi w funkcje, nie jest pomocne. W zależności od tego, czego potrzebujesz, kompromisy, które pochodzą z niższej ceny Business Essentials mogą być tego warte.
Na przykład, Office 365 Business jest kolejnym krokiem w górę w cenie od Essentials. Zawiera on desktopowe wersje aplikacji Office, których nie ma pakiet Essentials. Może to być cenne dla zespołów, które chcą mieć szybki dostęp do swoich aplikacji. Jednak Office 365 Business nie jest wyposażony w narzędzia do współpracy, takie jak SharePoint, Yammer i Teams, ani w zarządzaną pocztę e-mail.
Office 365 Business Essentials posiada to wszystko, mimo że kosztuje znacznie mniej na użytkownika miesięcznie niż Office 365 Business. Trzeba się więc zastanowić, co jest ważniejsze: funkcja desktopowa czy koordynacja w chmurze.
Tutaj znajduje się uproszczony wykres, który przedstawia cenę i podstawowe elementy dołączane do każdego poziomu subskrypcji w rodzinie usług Office 365 dla biznesu:
Aplikacje desktopowe vs aplikacje online w Office 365 Business Essentials
Podobnie jak w przypadku darmowego Office 365, wszystkie aplikacje w Office 365 Business Essentials są dostępne tylko w sieci i na urządzeniach mobilnych. Wersje desktopowe aplikacji są instalowane tylko w wersjach Business i Business Premium.
Jeśli zawsze jesteś online, może to nie być duży problem. Ponadto usługa OneDrive jest dołączona do wersji Business Essentials, więc wszystkie pliki są zapisywane w kopii zapasowej i dostępne w dowolnym miejscu za pośrednictwem konta Microsoft.
Jeśli jednak niezawodne połączenie nie jest gwarantowane, warto zastanowić się nad wersją Business Premium, aby zapewnić sobie dostęp do plików pakietu Office.
Aplikacje online są nieco okrojone w porównaniu z ich odpowiednikami dostępnymi w siedzibie firmy, ale nie w dużym stopniu. Wszystkie podstawowe funkcje są dostępne, a interfejs użytkownika jest całkiem niezmieniony, choć aplikacje działają przez przeglądarkę. Dodatkowo, pomoc techniczna firmy Microsoft oferuje mnóstwo pomocy, aby poprowadzić Cię przez funkcje, które są nadal dostępne za pośrednictwem sieci Web i urządzeń mobilnych, tylko zarządzane nieco inaczej.
W skrócie, dostajesz bardzo zdolny pakiet z Office 365 Business Essentials. Aplikacje działają zgodnie, a wszyscy Twoi użytkownicy będą mieli jasne, działające w czasie rzeczywistym środki do udostępniania, edytowania i śledzenia dużych projektów w miarę ich rozwoju.
Dość dużo jest w pakiecie, więc przejdźmy przez aplikacje i usługi jedna po drugiej. Następnie rozważymy potencjalne korzyści i wady korzystania z usługi Office 365 Business Essentials.
Szukasz więcej informacji na temat planów cenowych usługi Office 365?
Aplikacje dołączone do usługi Microsoft Office 365 Business Essentials
Outlook: Klient poczty e-mail
Pomiędzy Outlookiem a Exchange, które szczegółowo omówię później, Office 365 Business Essentials zapewnia usługę poczty e-mail i kalendarzy klasy biznesowej, na której można polegać. Obejmuje ona własną nazwę domeny i intuicyjne centrum administracyjne do obsługi wszystkich potrzeb użytkowników. Każdy użytkownik ma do dyspozycji skrzynkę pocztową o pojemności 50 GB, która jest synchronizowana na wszystkich jego urządzeniach.
Word for the web: Obróbka tekstu
To świetna wersja aplikacji do obróbki tekstu, będącej znakiem rozpoznawczym Microsoftu. Dostosuj praktycznie każdą cechę tekstu i układu. Łatwe tworzenie i udostępnianie wielu typów plików. Dołączaj obrazy i tabele do tekstu i wybieraj spośród wielu funkcji projektowania, aby zarządzać wszystkim, od biuletynu do ebooka. Funkcje współpracy w programie Word Online umożliwiają edycję w czasie rzeczywistym, dzięki czemu wiele osób może pracować nad tym samym akapitem, zostawiając komentarze i śledząc zmiany.
Excel dla sieci: Arkusze kalkulacyjne
Excel dla sieci wygląda i działa jak aplikacja na komputery stacjonarne, choć niektóre formaty plików nie są obsługiwane. Posiada wszystkie podstawowe funkcje Excela (ponad 400), tabele i wykresy, a także wbudowane narzędzie do tworzenia ankiet. Łatwo jest współpracować, udostępniając innym osobom łącza do widoku lub edycji arkuszy kalkulacyjnych programu Excel online.
PowerPoint dla sieci: Prezentacje
Prawie wszystko, co znasz z PowerPointa stacjonarnego, jest zawarte w wersji online. Można tworzyć slajdy, dodawać i edytować tekst, obrazy, zdjęcia i grafiki SmartArt. Podobnie jak w przypadku programu Word dla sieci Web, można zauważyć, że współpraca jest usprawniona w wersji online.
Jedną rzeczą, którą można zauważyć, jest to, że PowerPoint dla sieci Web zawiera tylko osiem przejść i 18 czcionek. Jeśli tworzysz prezentację w wersji stacjonarnej, upewnij się, że użyłeś czcionek i przejść obsługiwanych przez PowerPoint Online, aby wszystko było płynne.
OneNote dla sieci: Notatnik
To prosty sposób firmy Microsoft na zapisywanie i synchronizowanie notatek na wszystkich urządzeniach. Jeśli chodzi o swobodę zapisywania pomysłów, obrazów i diagramów, OneNote dorównuje Evernote, a niektóre funkcje nawet go przewyższają. Możesz nagrywać głos lub wideo i dodawać je do notatek. Możesz także konwertować odręczne notatki z tablicy lub strony bezpośrednio na czcionkę komputerową.
Aplikacje dołączone do pakietu Microsoft Office 365 Business Essentials (TYLKO dla komputerów PC)
Access: Zarządzanie bazami danych
Potężne narzędzie Microsoftu do analizowania danych podejmuje pracę tam, gdzie kończy ją Excel. Access pozwala tworzyć i udostępniać tabele, kwerendy, formularze i raporty. Nie musisz być programistą, aby pracować z szablonami dostarczonymi z Accessem, aby szybko wygenerować formularze potrzebne do rozpoczęcia śledzenia danych klientów i zamówień.
Jest to pełnowartościowy system zarządzania bazą danych. Dla niektórych małych firm może to być więcej niż potrzebujesz, ale inni odkryją, że używając kilku z wielu narzędzi Accessa, są w stanie wygenerować bogate spostrzeżenia na podstawie swoich danych.
Wydawca: Projektowanie i publikowanie
Jako aplikacja do publikowania na pulpicie, Microsoft Publisher jest łatwy w użyciu dla każdego, kto jest zaznajomiony z programem Word. W programie Publisher nacisk kładziony jest na układ, projektowanie i atrakcyjność wizualną, a nie na tworzenie tekstu czy korektę. Możesz kształtować i stylizować większość aspektów swoich dokumentów, a wszystko pozostanie dokładnie takie, jak ustawisz w druku, online lub w wiadomości e-mail.
To tyle, jeśli chodzi o aplikacje – wszystkie z nich współpracują ze sobą bezproblemowo, wraz z usługami wyszczególnionymi poniżej.
Usługi zawarte w pakiecie Microsoft Office 365 Business Essentials
Exchange: Serwer poczty
Exchange to aplikacja serwerowa, która hostuje wiadomości e-mail oraz zarządza kontaktami i kalendarzami w całej organizacji w usłudze Office 365. Wraz z programem Outlook, który został stworzony do współpracy z Exchange, użytkownicy mogą mieć dostęp do swojej poczty z dowolnego miejsca i urządzenia. Exchange będzie się łączył z klientami pocztowymi poza Outlookiem, takimi jak Gmail, ale nie będzie to tak płynne.
OneDrive: Pamięć masowa w chmurze
Office 365 Business Essentials jest dostarczany z 1 TB bezpiecznej i zsynchronizowanej pamięci masowej w chmurze w usłudze OneDrive. W ramach tej subskrypcji prawdopodobnie wszystko, co robisz w usłudze Essentials, będzie przechowywane w usłudze OneDrive lub będzie przez nią przesyłane.
Wszystkie przesłane pliki i foldery są prywatne, ale można je udostępniać wszystkim innym użytkownikom firmowej usługi OneDrive. Lub osobom spoza firmy, w zależności od tego, jak to skonfigurujesz.
Zespoły: Ujednolicona komunikacja
Teams to oparta na czacie trwała przestrzeń robocza dla rodziny usług Office 365. Istnieje dopiero od kilku lat, ale Teams ma już wiele z tych samych funkcji, które można uzyskać za pomocą Slacka i innych konkurentów.
Jako narzędzie do zarządzania projektami Teams organizuje wiadomości, spotkania i rozmowy na intuicyjnym pulpicie nawigacyjnym. Kanały i dostosowywane filtry pomagają wizualizować pracę i określać, co jest ważne.
Dzięki subskrypcji Office 365 Business Essentials możesz prowadzić wideokonferencje online i spotkania nawet dla 250 użytkowników. Wszystkie aplikacje i usługi Office 365 korzystają z natywnej integracji z usługą Teams, a do przechowywania plików wykorzystuje ona program SharePoint. Możesz również połączyć Teams z usługami innych firm, takimi jak GitHub czy Twitter.
Zauważ, że Teams zastępuje Skype for Business, poprzednią usługę Microsoftu do czatowania grupowego, która jest nadal obsługiwana, ale jest stopniowo wycofywana.
Sharepoint: Witryny zespołowe
SharePoint to oparty na przeglądarce system współpracy i zarządzania dokumentami. Grupy tworzą witryny dla bieżących lub doraźnych projektów, a następnie dodają dowolną zawartość lub widżety. Masz dużą kontrolę nad tym, jak pliki są przechowywane i wersjonowane, a funkcja Check In/Check Out pozwala na śledzenie i kontrolowanie zmian dokonywanych w plikach.
To świetne narzędzie do promowania przejrzystości i spójnych standardów wśród zespołów, a SharePoint jest łatwy do skalowania. Po skonfigurowaniu witryny możesz umożliwić zewnętrznym interesariuszom i klientom dzielenie się informacjami również za pośrednictwem SharePointa.
Yammer: Sieć społecznościowa dla współpracowników
Yammer to sieć społecznościowa dla Twojej firmy, która jest zintegrowana ze wszystkimi innymi aplikacjami Office 365.
W konwersacji w serwisie Yammer możesz ustalić spotkanie, które zostanie zsynchronizowane w programie Outlook lub pracować z kimś nad programem PowerPoint. Yammer wykorzystuje najlepsze elementy sieci społecznościowych – czat, łatwe udostępnianie plików, tagowanie, polubienia – i udostępnia je do komunikacji wewnątrz firmy.
Czuje się to jak Twitter lub Facebook, i jeśli to jest to, z czym pracownicy czują się komfortowo, Yammer może być naprawdę potężnym narzędziem współpracy. Wiadomości i łatwe tworzenie grup pozwala rozproszonym pracownikom pozostać w kontakcie pomiędzy biurami lub krajami.
Planner: Zarządzanie projektami
W tej chwili Planner to dość lekkie narzędzie do zarządzania przepływem pracy, które jest dostarczane z Office 365 Business Essentials. Można tworzyć grupy, przypisywać zadania i śledzić postępy na tablicach. Planner jest regularnie aktualizowany, często z nowymi funkcjami, więc zastanawiam się, jak długo pozostanie tak nieobciążony, jak jest teraz.
Myśl o Asanie, Trello itd. Największą zaletą Plannera jest to, że został zaprojektowany specjalnie po to, aby uzupełniać aplikacje w ekosystemie Office 365. Powiadomienia, e-maile, udostępnianie dokumentów – wszystko to jest płynne i łatwe do kontrolowania.
Sway: Prezentacja online
Sway to oparta na chmurze aplikacja do opowiadania historii. Aby odróżnić ją od PowerPointa, Sway doskonale nadaje się do przekazywania informacji bez udziału prezentera. Interaktywne prezentacje, takie jak webinaria, samouczki i wprowadzenia do tematów, są łatwe do zbudowania w Sway.
Interfejs jest prosty, ale nadal dość ograniczony, choć Microsoft nadal dodaje możliwości. Jeśli musisz trzymać się ścisłych wytycznych dotyczących marki, Sway może nie obsługiwać tego, czego potrzebujesz. Jeśli chcesz zrobić szybką, nieformalną prezentację, to może być idealny. Stosunkowo niewiele opcji w Sway sprawia, że produkt końcowy jest zoptymalizowany pod kątem wszystkich urządzeń i platform.
Kto powinien (a kto nie powinien) kupić Office 365 Business Essentials?
Teraz, gdy już wiesz, co wchodzi w skład Office 365 Business Essentials, czas ocenić, czy zawiera on to, czego potrzebujesz.
Jeśli 1 TB pamięci masowej lub limit 300 użytkowników będzie problemem, to nie jest to rozwiązanie dla Ciebie. Oferta Microsoftu na poziomie przedsiębiorstwa będzie bardziej odpowiednia. A jeśli nie chcesz, aby Microsoft hostował Twoją pocztę e-mail, będziesz potrzebować Office 365 Business, a nie Business Essentials.
Jeśli jednak jesteś małą firmą i chcesz obsługiwać komunikację i współpracę w całym zespole, Office 365 Business Essentials może działać naprawdę dobrze.
A jeśli należysz do kategorii osób, które nie są pewne, czego dokładnie chcą, Office 365 Business Essentials nie rozbije banku. Zapewni Ci wszystko, czego potrzebujesz, aby dowiedzieć się, czego chcesz w dół linii.
Jak zapewne zauważyłeś, istnieje wiele nakładek w aplikacjach i usługach, które pochodzą z Office 365. Na przykład, dla niektórych firm, Yammer będzie naprawdę ważną usługą, która łączy wszystkich w czasie rzeczywistym. Inne firmy mogą korzystać z Teams prawie wyłącznie, tylko polegając na Yammer dla nieformalnych aspektów życia firmy.
Z Office 365 Business Essentials, przynajmniej masz możliwość wyboru z aplikacji, które chcesz, aby dostosować bezproblemowe doświadczenie użytkownika, które pozwala pracownikom łatwo pracować w wielu programach i urządzeń. Wszystko to za 5 dolarów za użytkownika miesięcznie. Nieźle.
A jeśli jesteś studentem lub nauczycielem, możesz być w stanie uzyskać pakiet Office za darmo.
Jeśli jesteś studentem lub nauczycielem, możesz być w stanie uzyskać pakiet Office za darmo.