Jak Wypełnić Formularz Zwrotu Wydatków:
Dodaj dane osobowe.
Należy podać imię i nazwisko, numer identyfikacyjny pracownika (jeśli dotyczy), dział oraz wszelkie inne odpowiednie informacje wymagane w formularzu, aby odbiorca wiedział, komu przekazać zwrot.
Wprowadź szczegóły zakupu.
Formularze zwrotu kosztów zazwyczaj proszą o podanie takich szczegółów jak data zakupu, krótki opis tego, za co zapłacono, oraz suma całkowita. Wymień każdy przedmiot indywidualnie, jeśli masz ich więcej niż jeden.
Podpisz formularz.
Podpisz i opatrz datą dolną część formularza. Dodając swój podpis, poświadczasz, że informacje dodane do formularza są dokładne i odzwierciedlają rzeczywiste wydatki biznesowe, za które zapłaciłeś z własnych funduszy.
Dołącz paragony.
Dołącz paragony za każdą pozycję wymienioną w formularzu. Paragony są dowodem na to, że rzeczywiście zapłaciłeś za wydatki, które podajesz w formularzu. Pełen zwrot kosztów może nie być możliwy bez odpowiednich rachunków.
Przedstaw kierownictwu lub działowi księgowości.
Przedstaw formularz i rachunki swojemu kierownikowi lub odpowiedniej stronie, takiej jak dział księgowości, tak szybko jak to możliwe. Wiele firm akceptuje wnioski o zwrot kosztów tylko w ciągu 30 dni od daty poniesienia wydatku, więc zawsze należy od razu złożyć formularz zwrotu kosztów.
Dlaczego formularze zwrotu kosztów są ważne:
W prawie każdej firmie zdarzają się przypadki, w których pracownicy muszą pokryć wydatki z własnej kieszeni. Jest to szczególnie częste w przypadku pracowników, którzy podróżują na konferencje, spotkania i do miejsc pracy poza siedzibą firmy. Posiadanie formularza zwrotu kosztów pomaga zapewnić, że pracownicy ci nie będą musieli pokrywać tych wydatków sami.
Co ważniejsze, formularze zwrotu kosztów tworzą dokumentację, która wzmacnia dokumentację księgową i chroni przed oszustwami. W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek rozbieżności pomiędzy kwotą zwrotu a kwotą faktycznie wydaną, formularz może być wykorzystany jako punkt odniesienia do sprawdzenia, co zostało zgłoszone, a co wypłacone.
Formularze zwrotu kosztów są standardową częścią każdej polityki zwrotu kosztów i pomogą Ci uniknąć zaniżania lub zawyżania wypłat dla pracowników za wydatki związane z pracą.
Wypełnienie formularza zwrotu kosztów jest standardową częścią każdej polityki zwrotu kosztów.