Jeśli myślisz o strategii public relations dla swojej firmy, z pewnością rozważasz informacje prasowe. Jednak, choć wielu wie, czym one są, niewielu wie, jak i kiedy z nich korzystać. Informacja prasowa to pisemny komunikat, który przekazuje konkretne, ale krótkie informacje na temat wydarzenia, okoliczności, wprowadzenia produktu na rynek lub innych wydarzeń. Zazwyczaj jest ona związana z firmą lub organizacją i przekazywana mediom za pomocą różnych środków.
Przekazanie informacji prasowej nie oznacza, że media automatycznie się nią zajmą. Media będą zadawać te same pytania, co zawsze: Czy to interesuje ich czytelników? Czy jest to korzystne dla społeczności w jakiś sposób? Powinieneś również rozważyć inne media, które mogą odebrać Twoją informację prasową. Jeśli masz szczęście, blogerzy, tweeterzy i inne osoby z mediów społecznościowych mogą uznać, że warto promować ją w swoich sieciach społecznościowych.
Czas jest ważny
Większość informacji prasowych jest dostępna dla „natychmiastowego wydania”. Oznacza to, że każdy może podzielić się informacją tak szybko, jak tylko ją upublicznisz. Jeśli na przykład informujesz o zbliżającym się wydarzeniu, prawdopodobnie chcesz zachęcić do jak największej ilości informacji w odpowiednim czasie.
Inne informacje prasowe mogą mieć ograniczenia czasowe, kiedy media mogą rozpocząć relacjonowanie lub mogą pozwolić tylko niektórym źródłom medialnym na natychmiastowe informowanie o nich. Mogą one być oferowane do innych serwisów informacyjnych, stron internetowych lub właścicieli blogów do publikacji w późniejszym czasie. Jeśli dzielisz się czymś, co musi pozostać tajne do odpowiedniego momentu, możesz określić datę rozpoczęcia relacji.
Cel informacji prasowej
Głównym celem wszystkich informacji prasowych jest promowanie czegoś istotnego i konkretnego, i to w sposób jasny. Poza tym, informacja prasowa jest dokumentem, który przylega do ścisłego formatu i służy do trzech celów marketingowych i promocyjnych:
- Powiadomienie mediów o wydarzeniu w nadziei, że będą one rozprzestrzeniać słowo.
- Aby podzielić się czymś o swojej firmie, mając nadzieję, że reporter zobaczy historię w informacji prasowej i napisać rzeczywisty artykuł o tym.
- Aby promować wygląd swojej firmy w Internecie poprzez blogi, strony internetowe i sieci społecznościowe.
Jest debata na temat tego, czy to ostatnie podejście naprawdę pasuje do informacji prasowej, czy też „informacja prasowa” jest bardziej odpowiednim terminem. W każdym razie, media społecznościowe prezentują bardziej bezpośrednią linię do Twoich klientów niż tradycyjne media.
Wskazówki dotyczące pisania informacji prasowej
Informacja prasowa zazwyczaj zaczyna się od nazwy miasta, z którego pochodzi i aktualnej daty. Powinna zawierać przyciągający uwagę nagłówek. Zawsze pisz w trzeciej osobie, dzieląc się ciekawą informacją z perspektywy osoby postronnej (tak jak robią to media).
Jeśli Twoja informacja nie jest porywająca, cofnij się o krok. Może jest coś, co możesz dodać do swojego wydarzenia lub ogłoszenia, co sprawi, że będzie ono bardziej interesujące. Oczywiście, to „coś” musi się wydarzyć. Nie możesz wspomnieć, że pojawi się gwiazda z listy A, jeśli dobrze wiesz, że tak się nie stanie. Powiązanie informacji prasowej z aktualnym trendem lub wydarzeniem, które pojawiło się w odpowiednim czasie w wiadomościach, również może przyciągnąć uwagę.
Unikaj suchych, sztywnych sformułowań. Nie chcesz stracić czytelnika już w pierwszym zdaniu. Wniosek jest taki, że jeśli Twoje wydarzenie jest nudne, Twoja informacja prasowa również może być niewarta ziewania. A jeśli tak jest, to dlaczego media miałyby chcieć się nią zainteresować?
Informacja prasowa nie powinna być zwykłą recytacją faktów. Skuteczne informacje prasowe zawsze zawierają cytaty z kogoś znaczącego dla firmy lub wydarzenia – na przykład z członka zarządu firmy lub przedstawiciela organizacji charytatywnej, która skorzystała z wydarzenia. Jednak cytaty w informacjach prasowych rzadko są dosłownym odzwierciedleniem tego, co dana osoba rzeczywiście powiedziała. Zamiast tego, są zazwyczaj wyidealizowaną wersją wypowiedzi – tego, co dana osoba powinna była powiedzieć – co jest zgodne z agendą komunikatu prasowego. Stanowią narzędzie retoryczne, aby podnieść poziom zainteresowania.
Czym informacja prasowa nie jest
Informacja prasowa nie jest gwarantowanym narzędziem marketingowym. Ogranicz swoje oczekiwania. Nie oczekuj, że media głównego nurtu będą skakać po każdej informacji prasowej, którą napiszesz. Ale też nie poddawaj się. Skuteczna reklama zależy od ciągłego wysiłku, a informacje prasowe są kluczową częścią strategii PR. Szukaj sposobów, aby Twoja informacja prasowa wyróżniała się na tle innych, a na pewno się o niej dowiesz.