Gdy oglądasz filmy unboxing na YouTube, najbardziej okropne produkty są często najbardziej zabawne. Jednak nie zawsze jest zabawnie, kiedy jesteś na końcu odbiorcą rozczarowującego produktu lub usługi. Porozmawiajmy o tym, kiedy i jak powinieneś pisać listy z reklamacjami.
Dla większości ludzi raczej rzadko zdarza się pisać jakikolwiek list. Zamiast tego mogą oni skontaktować się z firmą telefonicznie, za pomocą czatu online lub nawet mediów społecznościowych. Ale Federalna Komisja Handlu podaje trzy ważne powody, dla których warto wysłać list z reklamacją. Oni „Twoja skarga na rekord z firmą, zachować wszelkie prawa, które mogą mieć w sytuacji, a firma wie, że jesteś poważnie o kontynuowaniu skargi. Możesz poprosić o dowód doręczenia na poczcie, więc będziesz miał cyfrowy zapis swojego listu przybywającego do miejsca przeznaczenia.
Teraz rozłóżmy na części składowe skutecznego listu z zażaleniem. W zasadzie są to listy biznesowe, więc powinieneś zacząć od adresu i daty. Następnie należy podać imię i nazwisko oraz tytuł osoby kontaktowej, jeśli można ją zlokalizować, w przeciwnym razie należy zacząć od nazwy firmy i jej adresu. Wreszcie, po pozdrowieniu, możesz rozpocząć treść listu.
Nawet jeśli jesteś zły, ton Twojego listu powinien być pełen szacunku i konstruktywny. W końcu osoba czytająca list może nie być bezpośrednio odpowiedzialna za problemy, z którymi się borykasz. Osoba ta będzie bardziej skłonna pomóc Ci w rozwiązaniu problemu, jeśli będziesz uprzejmy. Zamieść wszystkie istotne szczegóły, ale bądź zwięzły.
Informacje, które możesz chcieć zamieścić:
- Nazwa i lokalizacja sklepu
- Numer Twojego konta
- Ważne daty, np. kiedy kupiłeś towary lub usługi i kiedy pojawił się problem
- Nazwiska sprzedawców, przedstawicieli obsługi klienta, lub menedżerów, z którymi wcześniej rozmawiałeś o problemie
- Numery seryjne i numery modeli
- Kopie paragonów, faktur i gwarancji
- Kopie wcześniejszej korespondencji, takiej jak e-maile, zapisy czatu lub listy
- Twoje dane kontaktowe
W treści listu, zdanie otwierające powinno określać Twoją konkretną skargę. Następnie przedstaw, jakie działania już podjąłeś, aby ją rozwiązać i jak oczekujesz, że firma zajmie się tą sprawą. Użyj prostego, profesjonalnego, komplementarnego zakończenia, takiego jak Sincerely lub Regards.
Tutaj znajduje się przykładowy list:
555 Five BoulevardAustin, TX 73301
Marzec 20, 2019
Pan Bob HowardGeneral ManagerProducts and More717 Seven StreetNew York, NY 10012
Dear Mr. Howard:
Re: Account Number 1884434
Piszę, aby wyrazić moje niezadowolenie z czajnika do herbaty Model X, który kupiłem 28 lutego 2019 r. w Państwa sklepie zlokalizowanym przy 1616 Sixteen Avenue. Choć czajnik wygląda dobrze, po napełnieniu wodą przecieka. Kiedy próbowałem zwrócić go do sklepu w dniu 2 marca 2019 roku, dyżurny pracownik, George Burns, powiedział mi, że nie przyjmie przedmiotu, ponieważ nie widział żadnych uszkodzeń.
Aby rozwiązać problem, chciałbym, aby zwrócili mi Państwo pełną kwotę, którą zapłaciłem (29,86 USD, w tym podatek) na moje konto Frequent Customer. Załączam kopię oryginalnego paragonu.
Z niecierpliwością czekam na odpowiedź. Proszę o kontakt na adres podany powyżej lub telefonicznie pod numerem (555) 555-5555 w ciągu najbliższych dwóch tygodni.
Z poważaniem,
Jason Brooks
Najlepszym rezultatem listu z reklamacją jest pomyślne rozwiązanie. W rzeczywistości, gdy firmy są świadome problemów, mogą one poprawić swoje towary, usługi lub polityki dla innych konsumentów zbyt. Najprawdopodobniej osiągniesz pozytywny wynik, jeśli będziesz uprzejmy i zawrzesz wszystkie istotne szczegóły!
Więcej z #HowToWrite:
Jak napisać tweeta
Jak napisać dowcip
Jak napisać bloga
Jak napisać recenzję książki