Czy szukasz formalnych zwrotów i zdań, aby zakończyć swoje spotkanie zmiana harmonogramu e-mail? Jesteś we właściwym miejscu. W tym artykule omówimy nie tylko popularne zwroty, których możesz użyć w różnych sytuacjach, ale także strukturę emaila, który przełożysz.
Przykłady emaili
Eg #1: Typ formalny – Zmiana terminu spotkania z partnerem biznesowym
Drogi Panie Smith,
Niestety, z powodu nieprzewidzianych spraw, nie będę w stanie dotrzymać naszego spotkania na jutrzejsze popołudnie. Czy byłoby możliwe ustalenie innego terminu w późniejszym okresie tygodnia? Przepraszam za wszelkie niedogodności.
Z poważaniem,
Alice Tran
(Źródło: Clare Whitmell – Business Writing Essentials)
Nie kopiuj i wklejaj zwrotów, oto jak zapamiętać je na zawsze
Chcę Ci przypomnieć, że najlepiej będzie, jeśli sam napiszesz maila, bez przeglądania Internetu w poszukiwaniu słów i zwrotów. A gdybyś mógł zapamiętać te frazy i zapisać je tak, jakby to były Twoje własne słowa? To byłoby idealne. Twój szef byłby bardzo zadowolony z Twoich umiejętności rozwiązywania problemów czy szybkiego reagowania na zmiany. Jak to zrobić? Jak sprawić, by słowa stały się Twoje własne? Sprytne narzędzie poniżej wzmocni Twoje umiejętności.
Zapewnij się, że najpierw pobierzesz rozszerzenie eJOY. Podczas czytania następnej części, wybierz słowa lub zwroty, które chcesz zapamiętać na zawsze i zapisz je w swojej książce słów na eJOY. Każdego dnia, eJOY powie Ci, które słowa są o zapomnieć i nadszedł czas, aby przejrzeć je z odstępem powtórzeń. Ćwicząc 5 minut dziennie, stopniowo zbudujesz szerszy zakres słownictwa biznesowego, który sprawi, że będziesz pewny siebie i płynny w angielskiej komunikacji biznesowej.
Dowiedz się więcej o eJOY eXtension
Eg #2: Rodzajnik formalny – Przełożenie spotkania na konkretny termin w przyszłości
Droga Mrs. Jones,
Obawiam się, że muszę poprosić o zmianę terminu naszego spotkania po południu 22 sierpnia, ponieważ muszę podróżować do Los Angeles tego dnia, aby rozwiązać pewne pilne zadania. Czy mogę zaproponować 27 sierpnia o godzinie 16:00?
Nawet jeśli nie będziesz dostępny w tym czasie, jestem gotów pracować wokół Twojego harmonogramu. Wykorzystam ten dodatkowy czas na przemyślenie zmian w umowie, o które prosiłeś.
Bardzo przepraszam za wszelkie niedogodności, które może to spowodować. Czekam na Twoje potwierdzenie tak szybko, jak to możliwe.
Z poważaniem,
Eg #3: Typ nieformalny – Przełóż spotkanie z kolegami
Witam wszystkich,
Z powodu problemu z salą konferencyjną, czas spotkania inaugurującego projekt musi zostać zmieniony z wtorku, 21 sierpnia o 14:00 w sali A3 na czwartek, 23 sierpnia o 16:00 w sali 324.
Przepraszamy za wszelkie niedogodności. W razie jakichkolwiek pytań zapraszam do kontaktu ze mną.
Pozdrawiam,
Miranda
Eg #4: Typ formalny – Zmiana terminu rozmowy kwalifikacyjnej
Drogi Panie/Pani,
Piszę to, aby poinformować, że wczoraj otrzymałem drogą mailową zawiadomienie o rozmowie kwalifikacyjnej na stanowisko Dyrektora Kreatywnego w Państwa firmie. Moja rozmowa kwalifikacyjna została ustalona na godzinę 14:00 we wtorek, 4 września 2018 roku. Niestety, nie jestem w stanie uczestniczyć w tym czasie, ponieważ umówiłem się na wizytę z moim lekarzem.
Niezwykle przepraszam za prośbę o zmianę terminu mojej rozmowy kwalifikacyjnej.
Doceniam bardzo, jeśli możesz zmienić termin mojej rozmowy kwalifikacyjnej na dowolny inny czas, ponieważ jestem dostępny po 4 września.
Jestem bardzo chętny do wzięcia udziału w rozmowie kwalifikacyjnej i pracy w Państwa firmie. Mam nadzieję, że rozważycie Państwo moją prośbę i przełożycie rozmowę na inny termin. Z niecierpliwością czekam na pozytywną odpowiedź.
Z poważaniem,
Naucz się jak pisać inne rodzaje e-maili biznesowych, które mogą Ci pomóc w pracy w naszych innych wpisach na blogu:
- Kompletny przewodnik po etykiecie e-maili biznesowych
- Jak napisać e-mail wymagający działania
- Jak napisać e-mail informujący o czymś
Format e-maila o zmianie terminu spotkania
Aby napisać ten e-mail tak szczerze, jak powinien, postaw się w sytuacji drugiej osoby. Wyobraź sobie wszystkie niedogodności, zmarnowany czas i pieniądze, które może to spowodować. Musisz spróbować złagodzić ich niezadowolenie poprzez wiele uprzejmości i przeprosin. Tak więc, kluczowymi zasadami są tutaj uprzejmość, rozsądek i terminowość.
Krok 1 Jasno opisz zmiany
Przy zakończeniu spotkania, powinieneś natychmiast dać jasne powiadomienie. Wystarczy proste zdanie, takie jak: „Z przykrością informuję, że nie będę mógł uczestniczyć w naszym jutrzejszym spotkaniu.”
Krok 2 Przedstaw dobre wyjaśnienie
Z pewnością musisz wyjaśnić, dlaczego nie możesz uczestniczyć w spotkaniu. Jeśli tej części zabraknie, Twoi klienci, partnerzy, szefowie itp. mogą zacząć myśleć, że nie jesteś osobą godną zaufania. Nie ma jednak potrzeby pisania bardzo szczegółowych wyjaśnień. Aby email był krótki i na temat, wystarczy podać krótki, ale sensowny powód.
Krok 3 Jakie jest rozwiązanie?
Musisz również zaproponować inne spotkanie. Zaproponowanie nowego terminu oznacza, że spotkanie z tą osobą nadal jest dla Ciebie ważne. Pomimo nieoczekiwanej konieczności jego zakończenia, nadal jesteś zainteresowany spotkaniem.
Musisz zaproponować kilka opcji, z których może wybrać alternatywny dzień i godzinę. Ponieważ to ty musisz przeprosić, bądź otwarty na kontrpropozycje i daj swojemu odbiorcy możliwość dostosowania harmonogramu.
Krok 4 Zakończ maila przeprosinami i uznaniem
Na końcu maila musisz nie tylko przeprosić, ale również podziękować tej osobie za wzięcie pod uwagę twojej sytuacji. To pokazuje twój szacunek. Doceń fakt, że będą musieli poświęcić czas na przeczytanie twojego maila, a może nawet skompromitować swoje plany z twojego powodu. Szczególnie dla ludzi biznesu, wprowadzanie poprawek w harmonogramie nie jest wcale łatwe.
Przykład:
- Przyjmij nasze szczere przeprosiny
- Przepraszam za wszelkie niedogodności, jakie to spowodowało dla Ciebie i Twojego zespołu.
Przeprosiny można jednak również umieścić w kilku pierwszych linijkach maila.
Na przykład:
„Z przykrością informujemy, że nie mogę zdążyć na czas na nasze spotkanie w ten piątek”,
„W imieniu zespołu, przepraszam…”
Wspólne słowa & zwroty używane w mailu zmieniającym termin spotkania
Następujące słowa i zwroty są często używane, gdy chcesz zmienić termin spotkania.
1 – przełożyć
Odbyć się w czasie późniejszym niż oczekiwano lub pierwotnie zaplanowanym
- Przełożyłem spotkanie na czwartek.
- Spotkanie zostało przełożone na piątek.
2 – opóźnienie
Wystąpiło później niż oczekiwano lub pierwotnie zaplanowano
- Nasz lot z Taipei do Pekinu był opóźniony o 2 i pół godziny.
- Pewne problemy opóźniły wydanie produktu.
3 – move forward
Move forward oznacza, że przesuwasz spotkanie do przodu (wcześniejszy czas lub data).
- Can we move the date of our meeting forward?
- They moved the date of the event forward to Monday.
4 – move back
W przeciwieństwie do move forward, oznacza to przeniesienie spotkania na późniejszy czas lub datę.
- Obawiam się, że musimy przesunąć spotkanie do tyłu.
- Przyjeżdżają później niż się spodziewaliśmy, więc musimy przesunąć rozpoczęcie spotkania do tyłu.
5 – unable to keep our appointment
- Obawiam się, że nie będę w stanie dotrzymać naszego spotkania w ten wtorek 28 października.
6 – pojawiło się coś nieoczekiwanego
- Niestety, ponieważ w środę rano pojawiło się coś nieoczekiwanego, byłbym bardzo wdzięczny, gdybyśmy mogli przełożyć nasze spotkanie na przyszły tydzień.
7 – wyjazd służbowy
- Ponieważ w przyszłym tygodniu nie będzie mnie w pracy, czy moglibyśmy przełożyć spotkanie na pierwszy piątek przyszłego miesiąca?
8 – być dostępnym w dniu
- Czy byłby Pan(i) dostępny(a) we wtorek rano?
9 – odpowiedni dla Pana(i) czas
- Czy mógłby Pan(i) potwierdzić, czy jest to odpowiedni dla Pana(i) czas?
10 – czy piątek by Panu(i) odpowiadał? (nieformalne)
- We wtorek będę zajęty. Czy piątek by Ci odpowiadał?
Rzeczy, o których należy pamiętać
1 Wyślij maila tak szybko jak to możliwe
Im wcześniej wyślesz maila, tym łatwiej będzie Twojemu odbiorcy dokonać zmian w swoim harmonogramie i tym większa szansa, że będzie mógł to zrobić. W żadnym wypadku nie należy odkładać wysłania maila o odwołaniu spotkania do ostatniej chwili. Nie ociągaj się z wysłaniem emaila po jego napisaniu.
2 Zadzwoń do nich w razie potrzeby
W pilnych przypadkach, jeśli chcesz być w 100% pewny, że Twoi odbiorcy otrzymali powiadomienie, możesz również zadzwonić do nich bezpośrednio po wysłaniu emaila. W większości przypadków wysłanie emaila jest wystarczające.
3 Dodatkowa porada
Gdy w końcu się z nimi spotkasz, podziękuj im bezpośrednio za cierpliwość i pokaż jak bardzo doceniasz możliwość spotkania.
Musisz przełożyć spotkanie jest rzeczą, którą każdy musi zrobić od czasu do czasu. Kluczem jest, aby upewnić się, że masz dobry powód, zawsze być pro-aktywne w sugerując inny czas, tak długo, jak być proste i uprzejmy. I nie zapomnij zapisać słów i zwrotów, których możesz często używać w swojej książce słów z rozszerzeniem eJOY. Gdy przejrzysz swoje słownictwo codziennie w eJOY Game Center, znajdziesz się pewnie pisząc biznesowe e-maile własnymi słowami.
Ściągnij eJOY eXtension FREE