Transakcje księgowe mogą zostać błędnie wprowadzone do systemu księgowego, a może na przykład transakcja powinna zostać rozdzielona na dwa różne konta księgi głównej.
W każdym razie, gdy tak się stanie, należy wprowadzić zmiany w pierwotnej transakcji po jej zarejestrowaniu, a można to łatwo zrobić w programie księgowym QuickBooks, dokonując zapisu w dzienniku.
Wpisy do dziennika można wprowadzać w programie QuickBooks w celu skorygowania lub poprawienia transakcji i umieszczenia wpisów, których nie można wykonać w inny sposób, takich jak korekty zysków lub strat.
Proces wprowadzania wpisów do dziennika jest dość prosty, ale można dokonać wpisu do dziennika tylko dla jednego klienta lub sprzedawcy w danym momencie. Jeśli chcesz skorygować w ten sposób salda wielu klientów lub sprzedawców, będziesz musiał zamieścić oddzielne wpisy.
Co to jest wpis do dziennika?
Ogólny wpis do dziennika to transakcja księgowa, która jest wprowadzana lub księgowana bezpośrednio do księgi głównej. Księga główna firmy działa jako główna grupa kont służących do rejestrowania transakcji bilansowych i rachunku zysków i strat.
Na przykład, być może przez przypadek wprowadziłeś miesięczny rachunek za media o wartości 100 USD na konto kosztów ubezpieczenia firmy. Można dokonać wpisu w dzienniku korygującym w celu zmniejszenia lub uznania konta wydatków ubezpieczeniowych o 100 USD i zwiększenia lub obciążenia konta wydatków na media o 100 USD w celu skorygowania błędu. Wszystkie konta będą wtedy w odpowiedniej kolejności, a Ty nie będziesz musiał zmieniać kwoty należnej od sprzedawcy, ponieważ ta część transakcji została prawidłowo zarejestrowana.
Wpisy do dziennika dotyczące działań na koniec roku
Twój księgowy lub księgowy może chcieć dokonać wpisów do dziennika w celu zakończenia działań na koniec roku, takich jak wprowadzenie korekt podatkowych do ksiąg, zarejestrowanie kosztów amortyzacji lub przeklasyfikowanie przychodów i kosztów. Osoba zajmująca się księgowością może udzielić szczegółowych informacji, jeśli chcesz samodzielnie dokonać wpisów do dziennika na koniec roku, wraz z wyjaśnieniem, dlaczego wpisy te były konieczne w Twojej konkretnej sytuacji.
Jak dokonać ogólnych zapisów w dzienniku w programie QuickBooks
Możesz dokonać ogólnych zapisów w dzienniku w programie QuickBooks, postępując zgodnie z poniższymi instrukcjami krok po kroku:
- Przejdź do zakładki Firma > Dokonaj ogólnych zapisów w dzienniku z menu na górze ekranu.
- Zmień pole Data, jeśli to konieczne, w oknie Dokonaj ogólnych zapisów w dzienniku. QuickBooks domyślnie ustawia bieżącą datę, więc jeśli chcesz dokonać wpisu za poprzedni miesiąc lub rok, pamiętaj, aby ją zmienić, aby wpis został zarejestrowany we właściwym okresie finansowym.
- Wprowadź numer wpisu w polu Numer wpisu. QuickBooks będzie automatycznie numerował kolejne wpisy w dzienniku w sposób sekwencyjny.
- W kolumnie Konto wpisz numer konta księgi głównej. Możesz również wybrać pierwsze konto z menu rozwijanego w kolumnie Konto.
- Wprowadź kwotę debetu lub kredytu dla wybranego konta w kolumnach Debet lub Kredyt. Obciążenie i uznanie muszą być równe, aby wpis był zbilansowany i aby QuickBooks mógł go zaksięgować.
- Wprowadź notatkę opisową w kolumnie Memo. Będzie ona wyświetlana na raportach, które zawierają ten wpis. Ten krok jest opcjonalny, ale zalecany, aby później pamiętać, dlaczego ten wpis został dokonany.
- Powtarzaj kroki od 4 do 6, aż wpisy całkowicie się zrównoważą i transakcja osiągnie saldo zerowe. Suma w kolumnie Debet powinna być równa sumie w kolumnie Kredyt, a wpis w dzienniku będzie prawidłowo zbilansowany.
- Kliknij przycisk Zapisz & Zamknij, aby zapisać wpis w dzienniku i zamknąć okno, lub kliknij przycisk Zapisz & Nowy, aby zapisać wpis w dzienniku i otworzyć nowe okno.
Większość ogólnych wpisów do dziennika w programie QuickBooks można wprowadzać za pomocą tych kroków, ale jeśli chcesz wprowadzić wpisy do dziennika, które mają wpływ na należności konkretnego klienta lub zobowiązania sprzedawcy, musisz umieścić klienta lub sprzedawcę w pierwszym wierszu wpisu.