Wszyscy wiemy, że proszenie o pieniądze nie jest łatwym zadaniem. Jest to szczególnie prawdziwe, jeśli prowadzisz firmę, która jest związana z pobieraniem pieniędzy od klientów. Nawet po udanym dostarczeniu towarów/usług swoim klientom, mogą oni czasem zapomnieć o należytym opłaceniu faktur. Jako właściciel firmy, potrzebujesz gotówki, aby poprawić przepływ środków pieniężnych. Ale ściganie klientów o pieniądze może być niewygodne i trudne dla wielu osób. Jeśli kiedykolwiek znajdziesz się w takiej sytuacji, nie musisz się martwić. List z przypomnieniem o płatności pomoże Ci się uporać z problemem.
List z przypomnieniem o płatności jest dokumentem pisanym do klienta przypominającym mu o konieczności zapłaty lub zaległej fakturze. Listy te stanowią wygodny i profesjonalny sposób na upomnienie się o to, co należy do Ciebie. W rzeczywistości, pomaga Ci dobrać słowa w przyjazny sposób, który nie narazi na szwank Twoich relacji z klientami.
Spis treści
Podstawowa treść listu z prośbą o zaległą płatność
Jako ludzie biznesu, prawdopodobnie spotkasz się z opóźnieniami w płatnościach częściej niż byś się spodziewał. Ale kiedy takie sytuacje się zdarzają, z pewnością martwisz się, od czego zacząć pisanie listów z przypomnieniami. W związku z tym, poniżej przedstawiamy kilka wspólnych elementów, które z pewnością znajdą się w Twoim liście.
Główny nagłówek firmowy
W każdym liście przypominającym o płatności, bardzo ważne jest, abyś zamieścił nagłówek firmowy. Powinien on zawierać Twoje dane osobowe, takie jak imię i nazwisko, stanowisko oraz adres firmy. Podając swoje dane osobowe, ułatwiasz klientowi identyfikację Twojej osoby. Ponadto, możesz również podać datę sporządzenia pisma dla celów ewidencyjnych.
Adres odbiorcy
Inną rzeczą, którą musisz podać są dane osobowe klienta. Powinny one zawierać dane fizyczne i kontaktowe. Dodając dane odbiorcy, upewnij się, że są one tak dokładne, jak to tylko możliwe. Innymi słowy, upewnij się, że Twój list jest zaadresowany do właściwej osoby. Jeśli, na przykład, pominiesz jakiś szczegół, Twój list zostanie odrzucony.
Akapit wprowadzający
Jest to pierwszy akapit Twojego listu. W tym akapicie autor uprzejmie przypomina klientowi o oczekującej płatności za wcześniej otrzymane towary lub usługi. Jako bonus, pamiętaj, aby podać numer faktury, potrzebną kwotę i datę, kiedy płatność była wymagana.
Akapit główny
Ten akapit jest często najdłuższy. Tutaj autor powinien dać klientowi znać, dlaczego firma chce, aby on/ona uregulował zaległe należności. Ton ciała powinny być moderowane z rodzaju listu. Na przykład, jeśli jest to pierwszy list przypominający o płatności, należy użyć bardziej uprzejmego tonu. Jeśli jednak jest to trzeci lub ostatni list przypominający, wtedy wystarczy bardziej asertywny ton.
Again, możesz dać klientowi znać, jakie reperkusje czekają na niego, jeśli nie uda mu się uhonorować swoich należności. Upewnij się, że przedstawiasz się w sposób jasny i zrozumiały.
Konkluzja
To jest akapit zamykający. Tutaj autor powinien jeszcze raz podkreślić znaczenie spłaty długu. Na przykład, jeśli Twoja firma chce uzupełnić zapasy, upewnij się, że dokładnie to zaznaczyłeś. Aby zachować profesjonalizm, upewnij się, że używasz miłych słów pomimo spowodowanych niedogodności. Po zakończeniu konkluzji, należy dodać swoje imię i nazwisko, a następnie oficjalny podpis.
Tips to Consider when Writing a Payment Reminder Letter
Jeśli chcesz list, który sprawi, że zapłacisz miło i łatwo, musisz przejść dodatkową milę i wyposażyć swój list jak profesjonalista. To powiedziawszy, poniższe wskazówki pomogą Ci uzyskać list, który działa zgodnie z Twoimi pragnieniami.
- Write A Letter At The Right Time.
Jedną z rzeczy, która odróżnia list z przypomnieniem od reszty jest wyczucie czasu. Wysłanie listu w odpowiednim czasie ma znaczący wpływ na jego opłacalność. Według ekspertów, na przykład, wysłanie listu w weekend może być mądrym pomysłem, ponieważ Twój klient będzie miał niewiele do myślenia. Jeśli zamierzasz wysłać list elektroniczny, to najlepszym dniem na wysłanie e-maila jest wtorek. Ponownie, możesz wysłać list dzień po terminie płatności faktury.
- Zawrzyj krytyczne szczegóły dotyczące płatności
Pisząc list, upewnij się, że zawarłeś w nim wszystkie informacje, które ułatwią klientowi jego zrozumienie. Obejmuje to numer faktury, kwotę należności, warunki płatności i informacje kontaktowe.
- Zmień język
Jak wspomniano powyżej, język używany podczas pisania listów z przypomnieniem o płatności powinien być uprzejmy i profesjonalny. Jednakże, pilność powinna wzrastać wraz z upływem dni. Jeśli faktura jest przeterminowana o 15 dni, musisz być zbyt uprzejmy, aby potwierdzić swoje relacje z klientem. Jeśli faktura jest przeterminowana o 30 dni, język powinien wyrażać pilność. Jeśli jednak faktura jest przeterminowana o 60 dni, należy być bardzo rygorystycznym w kwestii płatności. Daj klientowi znać, jak pilnie potrzebujesz płatności.
- Oferuj plan płatności.
Czasami klient może zniechęcić się ogromnym rachunkiem za fakturę, który musi zapłacić. Dlatego, aby uczynić ten spacer lżejszym, możesz zaproponować im lepszy plan płatności. Na przykład, możesz podzielić fakturę na małe, łatwe do opanowania kawałki. Zwiększy to szanse na spłatę długu.
Przykłady listów z przypomnieniem o płatności
Re:
Kontaktuję się z Państwem w imieniu Greenstone Company Limited w sprawie następującej faktury o numerze .
Faktura ta była wymagalna do zapłaty dwa tygodnie temu. Będziemy bardzo wdzięczni za przesłanie płatności w formie czeku bankowego. Jak Państwu wiadomo, chcemy przeprowadzić coroczną inwentaryzację, aby uzupełnić zapasy na następny rok finansowy.
Proszę pamiętać, że płatności należy dokonać najpóźniej 2 grudnia 2020 roku. W przeciwnym razie będziemy zmuszeni do przekazania Państwa danych do firmy windykacyjnej. Prosimy również pamiętać, że akceptujemy płatności ratalne. Jeśli masz jakiekolwiek inne pytania lub wątpliwości, prosimy o kontakt poprzez .
Dziękuję za poświęcony czas.
Szczerze pozdrawiam,
