Tak, wszyscy poruszamy się w szybszym tempie niż kiedykolwiek wcześniej, a zasady etykiety biurowej mogą nie być tak jasno określone jak kiedyś. I tak, wszystkie narzędzia technologiczne, z których korzystamy w miejscu pracy, sprawiły, że łamanie zasad grzecznego zachowania stało się bardziej powszechne.
Jako menedżer możesz dać swojemu zespołowi dobry przykład etykiety biurowej, pamiętając o podstawowych manierach, których nauczyłeś się w przedszkolu: Zwracaj uwagę, kiedy ktoś do Ciebie mówi, a jeśli nie masz nic miłego do powiedzenia, nie mów nic.
Jeśli Twoi pracownicy nie podążają za Tobą, nie jesteś sam. Menedżerowie wyższego szczebla biorący udział w nowym badaniu Accountemps stwierdzili, że zauważają brak zwykłej uprzejmości, kiedy pracownicy spóźniają się lub opuszczają spotkania (34%), nie odpowiadają na telefony lub e-maile w odpowiednim czasie (26%) i plotkują o innych (23%).
Zobacz pokaz slajdów zawierający więcej szczegółów badania, poniżej.
Oto pięć wskazówek, których możesz przestrzegać, aby poprawić etykietę biurową – i poprowadzić swoich pracowników i swoją firmę do sukcesu.
Bądź punktualny i zwracaj uwagę
Postaraj się przybyć kilka minut wcześniej, aby rozpocząć dzień pracy lub wziąć udział w spotkaniu biznesowym. Bez względu na to, czy prowadzisz spotkanie, czy w nim uczestniczysz, upewnij się, że nie rozpraszają Cię telefony, e-maile, SMS-y czy rozmowy poboczne. Jeśli nie prowadzisz prezentacji, nie monopolizuj dyskusji i nie pozwalaj na to nikomu innemu.
Zniechęcaj do plotek i publicznej krytyki
Plotki mówią więcej o osobie, która się nimi dzieli, niż o osobie, której dotyczą. Przekaż więc swojemu zespołowi jasny komunikat, że nie tylko nie będziesz uczestniczył w plotkach – definiowanych jako swobodne lub niepohamowane doniesienia, zwykle dotyczące szczegółów osobistych, które nie są potwierdzone jako prawdziwe – ale również nie aprobujesz ich.
Jako menedżer, ważne jest, aby wszelkie dyskusje na temat delikatnych kwestii ograniczać do bezpośrednich rozmów z pracownikami w cztery oczy.
Bądź rozważny i uprzejmy
Powinieneś pamiętać, że zapachy się przenoszą. Jeśli korzystasz ze wspólnej lodówki, przykryj jedzenie, aby nie przepuszczało powietrza, a pod koniec każdego tygodnia wyrzucaj stare jedzenie i napoje.
Inne potencjalne czynniki rozpraszające? Telefony z głośnikami, głośne głosy, dzwoniące telefony, które nie są odbierane, rozmowy lub kręcenie się obok biurek, nieporządek na biurkach i zagracone miejsca pracy.
Możesz również być uprzejmy, doceniając swoich kolegów, gdy Ci pomagają, i wyrażając uznanie, gdy jest to właściwe. Buduj zdrowe relacje mentorskie, poznawaj swoich pracowników i zwracaj na nich uwagę.
Komunikowanie się z klasą
Utrzymuj swój język w czystości, bez względu na to, jak dobrze czujesz się ze swoim zespołem lub jak swobodne jest twoje biuro. Upewnij się, że wiesz, jak poprawnie wymawiać imiona pracowników i klientów. Weź pod uwagę swoją publiczność, kiedy używasz humoru, sarkazmu, ironii, kalamburów i gry słów. Ustal standardy w miejscu pracy dotyczące komunikacji mailowej i telefonicznej. Zachęcaj do dwukierunkowej komunikacji i słuchania. Bądź otwarty na opinie swoich pracowników; wręcz o nie proś. Wyrażaj wdzięczność osobiście, kiedy to możliwe.
Przeczytaj o tym, jak komunikacja w miejscu pracy zmieniała się na przestrzeni pokoleń.
A ziewanie, kiedy ktoś do Ciebie mówi? Cóż, czasami nie można na to nic poradzić, ale możesz zobaczyć, jak to wygląda.
Okaż szacunek dla czasu wolnego
Tutaj wiadomość dla tych, których nadzorujesz: Chodzenie do pracy na chorobowe przynosi więcej szkody niż pożytku. To tylko pogorszy twoje samopoczucie, obniży twoją produktywność i może spowodować rozprzestrzenienie się zarazków na resztę biura. Wykorzystuj dni chorobowe i zostań w domu, kiedy jesteś chory.
Możesz być lepszym szefem, demonstrując równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. O ile nie jest to nagły przypadek, unikaj nocnych rozmów telefonicznych i e-maili, zwłaszcza jeśli oczekujesz, że odbiorca odpowie po godzinach. Zachowaj rozsądne godziny pracy i oczekuj, że inni zrobią to samo.
Jak duże znaczenie ma etykieta biurowa?
Dużo. Ludzie mogą nie być już tak formalni w swojej pracy jak kiedyś, ale nadal oczekują od swoich kolegów szacunku i uprzejmości. Co więcej, dobre maniery rzutują na wizerunek profesjonalizmu, wzmacniając Twoją reputację i zwiększając Twoje szanse na sukces zawodowy.
To, jak radzisz sobie z delikatnymi sytuacjami w miejscu pracy, może zaważyć na Twoim profesjonalnym wizerunku. Niezależnie od tego, czy pracujesz w dużej firmie księgowej, czy prowadzisz małą firmę, w Twojej firmie prawdopodobnie istnieje pewien stopień polityki biurowej. Większość organizacji nie jest odporna na kwestie polityczne, szczególnie małe firmy z niewielką liczbą pracowników, gdzie polityka biurowa może mieć duży wpływ.
Dowiedz się, jak radzić sobie z polityką biurową, korzystając z tego przewodnika, który możesz pobrać już teraz.
Co zrobić, jeśli popełnisz błąd?
Każdy popełnia błędy od czasu do czasu, więc nie obwiniaj się, jeśli zdarzy Ci się drobna wpadka w pracy. Po prostu przyznaj się do popełnionego błędu i przeproś wszystkich, których mogłeś urazić, tak szybko, jak to możliwe. Następnie zastanów się, co mogło doprowadzić do tego błędu: Czy byłeś zestresowany lub pochłonięty rozwiązywaniem problemów poza pracą? Spróbuj zająć się źródłem problemu i zastanów się, jak możesz postępować w przyszłości, aby sytuacja się nie powtórzyła.
Jeśli nie zademonstrowałeś takiej etykiety biurowej, jaką chciałbyś, aby naśladowali twoi pracownicy, wiedz o tym: Możesz się z tego wyleczyć. Pierwszym krokiem jest dostrzeżenie swojego błędu.
Po więcej informacji na temat Etykiety Biznesowej 101, spójrz na pokaz slajdów.