Przemyślenie komunikacji w erze koronawirusów
Odkąd masowo popularna usługa Slack zdobyła serca pracowników, aplikacje do komunikacji biznesowej stały się de facto środkiem komunikacji w biurze. Aplikacje te łączą wiadomości błyskawiczne, wiadomości tekstowe, prywatne fora, rozmowy wideo, udostępnianie plików, a czasami udostępnianie ekranu, w jedno centrum współpracy. Rezultatem jest jedno miejsce do czatowania ze współpracownikami, zarówno w czasie rzeczywistym, jak i asynchronicznie. Teraz, gdy nadszedł czas COVID-19, zespoły będą musiały poważnie zastanowić się, jak pozostać w kontakcie z członkami, którzy zostali poddani kwarantannie, nie mogą podróżować, chcą uniknąć spotkań twarzą w twarz lub są w inny sposób odseparowani. Aplikacje do przesyłania wiadomości biznesowych mogą być kluczową częścią rozwiązania.
Możesz prowadzić rozmowy jeden na jeden, czaty grupowe, które są tylko na zaproszenie, oraz rozmowy publiczne z każdym, kto chce do nich dołączyć. Aplikacje do czatów zespołowych, jeśli są odpowiednio wykorzystywane, należą do najlepszych narzędzi zwiększających produktywność, ponieważ ułatwiają śledzenie rozmów, poprawiają pracę zespołową i pomagają zachować kulturę firmy.
Aplikacje do przesyłania wiadomości biznesowych mają kilka zalet w porównaniu z czarną dziurą produktywności, jaką jest poczta elektroniczna. Po pierwsze, zachęcają do zwięzłości. Ze względu na układ tych aplikacji i rozwijającą się etykietę korzystania z nich, wiadomości są zazwyczaj zwięzłe, w przeciwieństwie do poczty elektronicznej, gdzie wiele osób czuje się zmuszonych do nadmiernego wyjaśniania. Po drugie, większość dyskusji odbywa się na zasadzie opt-in. Możesz dołączyć do dyskusji, które dotyczą Ciebie, ale równie dobrze możesz pominąć wszystko, co nieistotne. Jeśli jesteś potrzebny, ktoś może umieścić znak @ przed twoim imieniem, aby cię oznaczyć. Jest to o wiele bardziej przejrzyste niż bycie oznaczonym w e-mailu, gdy nie masz pojęcia, jaka jest Twoja rola w rozmowie. Po trzecie, aplikacje do przesyłania wiadomości pozwalają na uporczywe, ciągłe rozmowy, co nie jest mocną stroną poczty elektronicznej. Otwórz forum o nazwie „Burza mózgów”, a ludzie będą mogli dodawać pomysły, kiedy tylko przyjdzie im do głowy.
Jakie są te aplikacje i co sprawia, że różnią się od siebie nawzajem?
Każdy kocha Slacka, prawda?
Slack jest jedną z najbardziej znanych i lubianych aplikacji do przesyłania wiadomości zespołowych. Istnieje wiele alternatyw dla Slacka, ale ta aplikacja poczyniła znaczne postępy w przyjęciu na początku swojego życia. Po Slack znaleźć swoje nogi, zdrowy marketing push nie zaszkodziło albo. Według CNBC, firma wydała 104 miliony dolarów na marketing w roku podatkowym 2017, a liczba ta podwoiła się od tego czasu.
Oprócz wczesnego rozpowszechnienia, Slack stał się ulubieńcem, ponieważ był tak różny od poczty elektronicznej. Obejmował on zabawność z emoji, reacji (emoji używane jako reakcja na post) i animowane GIF-y. Aplikacja ma również stale rosnącą listę funkcji, z prawdziwą wartością dodaną. Jeśli jesteś zaznajomiony z Slack, możesz pamiętać, kiedy dodał konfigurowalne alerty statusu, wiadomości wątku, lub możliwość przekazywania wiadomości e-mail do aplikacji. Plus, Slack integruje się naprawdę dobrze z dziesiątkami innych aplikacji i usług online. Jeśli potrzebujesz powiadomień o aktywności z innej aplikacji, są szanse, że możesz je uzyskać w Slacku.
Jeśli jesteś już fanem aplikacji, mamy 45 wskazówek dotyczących Slacka, które pomogą Ci w pełni wykorzystać jego możliwości.
Oczywiście, nie wszyscy uwielbiają Slacka. Niektórzy uważają, że jest zbyt zajęty, zbyt hałaśliwy, chociaż istnieją sztuczki, aby Slack był mniej rozpraszający. Inni przyznają, że Slack ma mnóstwo funkcji, ale nie tych, których potrzebują. Inna bogata w funkcje aplikacja, Glip firmy RingCentral, oferuje mnóstwo narzędzi, których nie znajdziesz w Slacku (chyba że dodasz je przez integrację). Glip posiada na przykład możliwość wspólnej edycji dokumentów, a także kalendarz zespołowy i narzędzia do zarządzania zadaniami. Glip daje Ci również narzędzia do oznaczania obrazów i plików PDF. Jeśli Twój zespół korzysta już z usługi VoIP RingCentral Office, płacisz już za aplikację Glip, która jest dobrze zintegrowana. Daj mu szansę, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś.
Inne alternatywy Slacka
Są też inne aplikacje do rozważenia, które zaspokajają różne potrzeby. Twist firmy Doist jest świetnym przykładem. Wykorzystuje ona unikalny układ, który wspiera potrzeby rozproszonego zespołu, czyli ludzi w różnych strefach czasowych. Kiedy ludzie pracują w różnych godzinach, ich aplikacja komunikacyjna musi być zaprojektowana w taki sposób, aby rozmowy były uporządkowane i zorganizowane. Kiedy członkowie zespołu na Filipinach rozpoczynają pracę i czytają rozmowy swoich kanadyjskich kolegów, nie powinni czuć się pominięci tylko dlatego, że spali, kiedy odbywał się czat. Twist został zaprojektowany z myślą o tego typu scenariuszach. Warto jednak zauważyć, że Twist pod wieloma względami przypomina pocztę elektroniczną.
Flock to kolejna alternatywa. Nie jest tak frenetyczny jak Slack, ale ma wiele z tych samych funkcji. Po prostu nie jest nimi przeładowany. Flock również kosztuje mniej niż Slack. Aplikacja ma schludny interfejs, zintegrowaną listę rzeczy do zrobienia, oraz opcję tworzenia tablicy wiadomości tylko do odczytu, która może być używana do nadawania informacji z działu prawnego, HR, lub kierownictwa firmy.
Najlepsza wartość dla małych firm
Wiele małych organizacji może uciec z wykorzystaniem darmowej wersji aplikacji do obsługi wiadomości. Zazwyczaj darmowa wersja ogranicza liczbę wiadomości, które przejrzy podczas wyszukiwania, lub będzie miała niski limit pamięci na przesyłane pliki. Małe firmy, które muszą płacić za wszystkie funkcje bez ograniczeń powinny patrzeć na Zoho Cliq, najniższej cenie aplikacji, która uczyniła tę listę najlepszych aplikacji messaging zespołu.
Zoho Cliq opłaty są oparte na łącznej liczbie osób w zespole za pomocą aplikacji. Im więcej osób, tym niższa cena za osobę. Przy 500 lub więcej osobach, płacisz 1$ za głowę miesięcznie. Jak liczba użytkowników maleje, płacisz trochę więcej. Tak więc, grupa 10 osób lub mniej kończy się płacąc $3 za osobę miesięcznie, co jest nadal niezwykle niskie.
Opcje w pakiecie
Innym sposobem na utrzymanie kosztów na niskim poziomie jest użycie aplikacji do obsługi wiadomości zespołowych, która jest połączona z inną usługą, za którą Twoja organizacja już płaci. Trzy przykłady to Google Hangouts Chat, Microsoft Teams i Glip firmy RingCentral (o którym już wspominaliśmy, ale oto jest ponownie… tada!).
Google Hangouts Chat jest dołączony do biznesowego konta G Suite. Innymi słowy, jeśli Twoja organizacja używa Gmaila do poczty elektronicznej lub Google Docs do przetwarzania tekstu, to już masz Google Hangouts Chat. Nie musisz za niego dodatkowo płacić. Twój zespół może zacząć z niego korzystać.
To samo dotyczy Microsoft Teams, który jest dołączany do odpowiednich kont Office 365 Business lub Enterprise. Teams różni się nieco od Hangouts Chat, ponieważ z Teams można korzystać za darmo, nawet jeśli nie jest się płatnym klientem biznesowym pakietu Microsoft Office; wystarczy mieć bezpłatny adres e-mail Outlook.com. Jeśli używasz Slacka, a Twoja firma płaci już za pakiet Office, spójrz na to, co odróżnia Microsoft Teams od Slacka. Może to pomóc w podjęciu decyzji o zmianie.
Komunikuj się, współpracuj
Organizacje mogą mieć inne narzędzia do współpracy, które zawierają funkcje czatu i wiadomości. Na przykład, w każdym oprogramowaniu do zarządzania projektami zwykle można znaleźć miejsce do dyskusji na temat pracy. Narzędzia te świetnie nadają się do wspierania dyskusji związanych z danym projektem, ale nie są odpowiednie do bardziej ogólnych rozmów, takich jak informowanie innych osób dojeżdżających do pracy o problemach z ruchem drogowym lub omawianie sposobów poprawy polityki biurowej. Tak więc, istnieją pewne korzyści z posiadania zarówno aplikacji do przesyłania wiadomości, jak i innych narzędzi współpracy, które zawierają więcej sposobów komunikacji.
Najważniejszą rzeczą, jaką może zrobić aplikacja do przesyłania wiadomości zespołowych, jest wspieranie wszystkich w zespole, dając im jedno z wielu narzędzi, których potrzebują do komunikowania się i efektywnego wykonywania pracy.
.